Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Data rozpoczęcia: 23 maja 2025 20:54
Data zakończenia: 23 maja 2025 21:12

Egzamin zdany!

Wynik: 25/40 punktów (62,5%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Jakie kryteria powinny być stosowane do organizacji dokumentacji technicznej projektu budowlanego?

A. formatów

B. metadanych

C. tematów

D. branż

Porządkowanie dokumentacji technicznej według formatów, tematów czy metadanych może wydawać się praktycznym rozwiązaniem, jednak każde z tych podejść ma swoje ograniczenia w kontekście projektów budowlanych. Organizacja dokumentów według formatów, na przykład, nie uwzględnia różnorodności specjalizacji w branży budowlanej, co może prowadzić do sytuacji, w której dokumenty o różnych funkcjach i znaczeniu są trudne do zlokalizowania. Podobnie, klasyfikacja według tematów jest zbyt ogólna i może powodować, że dokumenty związane z konkretnym aspektem budowy będą porozrzucane w różnych kategoriach, co utrudnia ich szybkie odnalezienie. Metadane, mimo że są użyteczne w kontekście wyszukiwania cyfrowego, nie zastępują konieczności logicznego porządkowania dokumentacji według branż, w których są tworzone. Przykłady dokumentacji jak plany architektoniczne, specyfikacje materiałowe czy protokoły odbioru technicznego, wymagają ścisłej współpracy między różnymi specjalistami, co czyni podział według branż fundamentem efektywnego zarządzania dokumentacją. Zaniedbanie tego aspektu może prowadzić do nieporozumień, pomyłek oraz opóźnień w realizacji projektu, co jest nieakceptowalne w profesjonalnym środowisku budowlanym.

Pytanie 2

Inwentarz archiwalny dla zorganizowanego zespołu (zbioru) tworzy się wyłącznie dla dokumentów kategorii

A. B25

B. B50

C. A

D. B10

Odpowiedź A jest poprawna, ponieważ inwentarz archiwalny sporządza się wyłącznie dla dokumentacji kategorii A, co oznacza najważniejsze i najcenniejsze dokumenty, które mają długoterminowe znaczenie dla instytucji lub społeczeństwa. Kategoria A obejmuje dokumenty, które są niezbędne do pełnienia funkcji organizacyjnych oraz mają wartość historyczną i prawną. Przykładem zastosowania inwentarza archiwalnego może być dokumentacja związana z aktami prawnymi, decyzjami administracyjnymi lub projektami, które miały istotny wpływ na rozwój regionalny lub narodowy. W praktyce, sporządzanie inwentarzy archiwalnych dla dokumentacji kategorii A jest kluczowym elementem zarządzania zasobami informacyjnymi, umożliwiającym efektywne przechowywanie, udostępnianie oraz ochronę najważniejszych dokumentów. Zgodnie z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją, prawidłowe prowadzenie inwentarzy archiwalnych wspiera transparentność i odpowiedzialność organizacji w zakresie przechowywania informacji.

Pytanie 3

Jednym z formatów odpowiednich dla cyfrowej formy archiwalnej dokumentacji fotograficznej w kontekście plików pozytywowych jest

A. PDF

B. TIFF

C. ACM

D. XML

Format TIFF (Tagged Image File Format) jest uznawany za jeden z najbardziej odpowiednich dla archiwizacji dokumentacji fotograficznej, zwłaszcza w przypadku plików pozytywowych. TIFF jest formatem bezstratnym, co oznacza, że nie utraci on jakości obrazu podczas zapisów i zapisów ponownych, co jest kluczowe dla długoterminowego przechowywania wartościowych materiałów wizualnych. Umożliwia on również przechowywanie metadanych dotyczących zdjęcia, takich jak informacje o autorze, dacie wykonania czy ustawieniach aparatu. Dzięki wysokiej rozdzielczości oraz wsparciu dla różnych przestrzeni kolorów, TIFF jest często wykorzystywany w profesjonalnych procesach obróbki zdjęć, skanowania oraz druku. W kontekście archiwizacji, wiele instytucji i archiwów zaleca użycie formatu TIFF jako standardowego formatu zapisu dla dokumentacji fotograficznej, co wpisuje się w najlepsze praktyki w dziedzinie zarządzania informacją oraz archiwizacji. Przykłady zastosowania obejmują takie instytucje jak biblioteki narodowe oraz muzea, które archiwizują swoje zbiory w tym formacie, aby zapewnić ich długotrwałą dostępność i integralność.

Pytanie 4

Dodatkowy zapis obrazu stworzony w archiwum, gdy dysponuje się jedynie obrazem na negatywie lub zapisem cyfrowym – wykonany w celu identyfikacji i przetworzenia, to?

A. kopie do użytku.

B. odpowiednik oryginału.

C. kopie zabezpieczające.

D. wglądówka.

Wglądówka to rodzaj pozytywowego zapisu obrazu, który jest tworzony w celu umożliwienia łatwego rozpoznania i analizy materiałów archiwalnych, szczególnie w przypadku, gdy jedynym dostępem do danego obrazu jest jego zapis na negatywie bądź w formie cyfrowej. W praktyce wglądówka jest bardzo przydatna w archiwistyce, ponieważ pozwala na szybsze zaznajomienie się z zawartością archiwalnych zasobów, bez konieczności sięgania po oryginalne, często delikatne negatywy. Wglądówki są stosowane w wielu instytucjach kultury i archiwach, gdzie pracownicy mogą przygotować wglądówki z materiałów fotograficznych, co sprzyja ochronie oryginałów. Dodatkowo, wglądówki mogą być wykorzystywane w procesach naukowych, wystawach czy publikacjach. Ich produkcja powinna odbywać się zgodnie z określonymi standardami, takimi jak ISO 9001 dotyczące zarządzania jakością, co zapewnia wysoką jakość reprodukcji oraz skuteczną dokumentację archiwalną.

Pytanie 5

Aby zachować nagrania na płytach gramofonowych, wykonuje się kopie zabezpieczające

A. niezwłocznie, niezależnie od stanu technicznego nagrania

B. w czasie liczonym od daty zakończenia uporządkowania nagrania

C. w czasie liczonym od daty pierwszego nagrania na płycie

D. niezwłocznie, po ocenie stanu technicznego nagrania

Podane odpowiedzi sugerują kiepskie podejście do przechowywania nagrań na płytach gramofonowych. Z mojego doświadczenia wynika, że czekanie z kopiowaniem nagrań może być naprawdę ryzykowne. Nagrania szybko się psują, a odłożenie tego na później może prowadzić do dużych strat. Mówienie, że kopie powinny być robione po sprawdzeniu stanu nagrania, wprowadza spory błąd w myśleniu. W praktyce, ocena stanu nagrania bez odpowiedniego sprzętu i wiedzy jest trudna, a opóźnienia w kopiowaniu mogą kończyć się poważnymi uszkodzeniami. Ważne jest, żeby zrozumieć, że każde opóźnienie w tworzeniu kopii zapasowych zagraża oryginałom. No i te odpowiedzi, które sugerują, że można czekać z kopiowaniem, są mylące. W rzeczywistości, należy skupić się na jak najszybszym zabezpieczeniu treści, niezależnie od ich aktualnego stanu, co jest zgodne z tym, co mówi się o archiwizacji i ochronie dziedzictwa kulturowego.

Pytanie 6

Jak określa się zespół archiwalny, którego bardzo niski stan zachowania umożliwia zidentyfikowanie twórcy zespołu, lecz uniemożliwia pełne zrozumienie jakichkolwiek kluczowych aspektów jego działalności?

A. Elementarny

B. Dostępny

C. Skomplikowany

D. Szczątkowy

Odpowiedź "szczątkowy" jest prawidłowa, ponieważ odnosi się do zespołu archiwalnego, którego zachowane materiały są minimalne, co uniemożliwia pełne zrozumienie działalności twórcy. W archiwistyce termin "szczątkowy" jest używany do opisania zbiorów, które posiadają skąpe lub zniszczone dokumenty, co skutkuje ograniczoną zdolnością do analizy historycznej. Na przykład, jeśli archiwum zawiera jedynie kilka listów lub notatek, to mimo że możemy zidentyfikować autora, brakuje nam kontekstu, który pozwoliłby na pełniejsze zrozumienie jego pracy i wpływu. Praktyczne zastosowanie tego pojęcia jest istotne przy tworzeniu strategii archiwizacji i selekcji dokumentów. W ramach standardów ISO 15489 dotyczących zarządzania dokumentacją, ważne jest, aby archiwiści zrozumieli, kiedy zestaw dokumentów ma charakter szczątkowy i jakie kroki należy podjąć, aby zabezpieczyć to, co zostało.

Pytanie 7

W archiwizacji elektronicznej formą przechowywania kopii zabezpieczającej dokumentację fotograficzną jest

A. skan.

B. mikrofilm.

C. kserokopia.

D. negatyw.

Skan to właściwie sposób na zamienienie papierowych dokumentów na ich cyfrowe wersje. Dzięki temu można je trzymać w komputerze i łatwiej do nich dotrzeć, a także są bardziej bezpieczne przed zniszczeniem. Gdy skanujemy zdjęcia, zachowujemy detale, które mogą być ważne, szczególnie dla archiwów. No i dobrze pamiętać, że według standardu ISO 19005-1:2005, są ustalone zasady, które mówią, jak prawidłowo archiwizować dokumenty w formacie PDF/A. To wszystko sprawia, że skany są lepsze, bo zajmują mniej miejsca i są tańsze w utrzymaniu niż np. mikrofilmy czy tradycyjne papierowe archiwa.

Pytanie 8

Kartotekowy wykaz nagrań dźwiękowych nie jest podstawą do sporządzenia

A. inwentarza książkowego

B. katalogu rzeczowego

C. protokołu brakowania

D. indeksu osobowego

Inwentarz kartkowy nagrań dźwiękowych, choć jest użytecznym narzędziem do zarządzania zbiorami, nie jest wystarczającą podstawą do sporządzenia wielu formalnych dokumentów, w tym inwentarza książkowego, indeksu osobowego czy katalogu rzeczowego. Inwentarz książkowy zazwyczaj wymaga bardziej szczegółowego podejścia, które obejmuje klasyfikację i systematyzację danych, co nie jest możliwe w przypadku prostego inwentarza kartkowego. Indeks osobowy z kolei wiąże się z tworzeniem bazy danych, w której osoby są klasyfikowane i zorganizowane w sposób umożliwiający szybkie wyszukiwanie, co również nie może być zrealizowane wyłącznie na podstawie kartkowych zapisów. Katalog rzeczowy wymaga zdefiniowanych kategorii i pełnych opisów przedmiotów, co oznacza, że inwentarz kartkowy, który może być jedynie zbiorem podstawowych informacji, jest niewystarczający. Problemy z interpretacją inwentarza kartkowego mogą prowadzić do błędów w zarządzaniu zasobami, takich jak niewłaściwe brakowanie, co negatywnie wpływa na organizację oraz jej efektywność. Warto podkreślić, że dobre praktyki w zakresie zarządzania dokumentami i zasobami podkreślają znaczenie wnikliwej analizy danych i tworzenia pełnej dokumentacji, co jest kluczowe dla zachowania integralności zbiorów oraz zgodności z obowiązującymi standardami.

Pytanie 9

Którego rozdziału "Wstępu do inwentarza" dotyczy zamieszczony fragment tekstu?

Fragment tekstu

„Zespół akt Towarzystwa Matematyczno-Przyrodniczego jest zespołem zamkniętym. 
Rozmiar zespołu to 30 j.a., 0,70 m.b. Akta są w dobrym stanie.”

A. Charakterystyka archiwalna zespołu.

B. Zawartość źródłowa.

C. Analiza metod porządkowania.

D. Dzieje zespołu.

Odpowiedź „Charakterystyka archiwalna zespołu” jest poprawna, ponieważ fragment tekstu dostarcza informacji na temat stanu, rozmiaru oraz liczby jednostek archiwalnych w zespole akt Towarzystwa Matematyczno-Przyrodniczego. Charakterystyka archiwalna zespołu jest kluczowym elementem opracowywania inwentarzy i dokumentacji archiwalnej. Zawiera ona dane dotyczące fizycznych aspektów zbioru, takie jak ilość dokumentów, ich rozmiar, stan zachowania oraz klasyfikację. Te informacje są nie tylko istotne dla archivistów, ale także dla badaczy i użytkowników, którzy potrzebują zrozumieć, jakie zasoby są dostępne i w jakim są stanie. Przykładem zastosowania tej wiedzy może być tworzenie raportów dla instytucji archiwalnych, które pomagają w zarządzaniu i konserwacji zbiorów. Standardy archiwalne, takie jak ISAD(G), sugerują szczegółowe opisywanie stanu i charakterystyki zbiorów, co pozwala na lepsze zarządzanie dokumentacją oraz jej udostępnianie. Dlatego odpowiedź ta nie tylko jest poprawna, ale także odzwierciedla najlepsze praktyki w dziedzinie archiwistyki.

Pytanie 10

W jakiej sekcji inwentarza powinna być zawarta informacja o aktotwórcy?

A. Historia zespołu archiwalnego

B. Zawartość zespołu

C. Charakterystyka zespołu archiwalnego

D. Dzieje ustrojowe twórcy zespołu

Odpowiedź 'Dzieje ustrojowe twórcy zespołu' jest poprawna, ponieważ w tej części inwentarza archiwalnego umieszczane są informacje dotyczące kontekstu prawno-ustrojowego, w jakim działał aktotwórca. Wiedza o ustroju, w którym funkcjonował twórca zespołu archiwalnego, pozwala na lepsze zrozumienie jego działalności oraz charakteru tworzonych dokumentów. Przykładem może być opisanie, jak zmiany w systemie politycznym wpływały na sposób dokumentowania działań instytucji, co z kolei może wpłynąć na interpretację zgromadzonych materiałów. W standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G) (Międzynarodowy standard opisu archiwalnego), podkreśla się znaczenie kontekstu w badaniach archiwalnych. Odpowiednia analiza dziejów ustrojowych twórcy zespołu jest kluczowa dla prawidłowego zrozumienia i interpretacji materiałów archiwalnych, a ich umieszczenie w inwentarzu zwiększa wartość informacyjną i badawczą dokumentacji.

Pytanie 11

Ostatnim krokiem w procesie tworzenia archiwalnego zbioru filmów jest

A. sporządzenie inwentarza archiwalnego

B. przegranie na inny nośnik

C. przygotowanie nowych opisów

D. brakowanie

Sporządzenie inwentarza archiwalnego to kluczowy etap w zarządzaniu archiwalnymi zasobami filmowymi. To proces, który pozwala na systematyczne zorganizowanie i udokumentowanie wszystkich materiałów archiwalnych, co ma fundamentalne znaczenie dla ich późniejszego wyszukiwania, przetwarzania i udostępniania. Inwentarz archiwalny zawiera szczegółowe informacje o każdym filmie, w tym tytuł, datę produkcji, czas trwania, tematykę, a także techniczne parametry nośnika. Dzięki temu archiwistom i badaczom łatwiej jest zorientować się w zasobach oraz ocenić ich wartość kulturową i historyczną. Ponadto, sporządzanie inwentarza jest zgodne z międzynarodowymi standardami archiwalnymi, takimi jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), które zalecają szczegółowe dokumentowanie zasobów archiwalnych. Przykładem zastosowania dobrych praktyk może być wykorzystanie cyfrowych systemów zarządzania archiwami, które automatyzują proces inwentaryzacji, co zwiększa efektywność i precyzję pracy archiwistów.

Pytanie 12

Kiedy porządkuje się zdjęcia, zaleca się ich klasyfikację według

A. formatów

B. dat wykonania

C. nazwisk autorów

D. tematów

Prawidłowa odpowiedź to grupowanie fotografii według tematów, co jest kluczowym elementem w procesie archiwizacji i organizacji zasobów wizualnych. Tematyczne kategoryzowanie zdjęć umożliwia efektywne zarządzanie kolekcjami i sprawia, że wyszukiwanie oraz późniejsze odnajdywanie konkretnych obrazów staje się znacznie łatwiejsze. Na przykład, w przypadku organizacji zdjęć z różnych wydarzeń, takich jak wakacje, przyjęcia czy uroczystości rodzinne, grupowanie ich według tematu pozwala na szybkie przeszukiwanie kolekcji i dodaje kontekst do zbioru. W praktyce, standardy takie jak Dublin Core czy ISO 14721:2012 (OAIS) podkreślają znaczenie metadanych związanych z tematyką, co jest pomocne nie tylko dla użytkowników, ale również dla przyszłych archiwistów. Prawidłowe grupowanie zdjęć według tematów wspiera również procesy kreatywne, umożliwiając artystom i projektantom łatwy dostęp do inspiracji z przeszłości.

Pytanie 13

Dokumentacja zarchiwizowana, stworzona przez pojedynczego autora w trakcie realizacji obowiązków merytorycznych i terytorialnych, tworzy zespół

A. Jednolity

B. złożony

C. pasywny

D. aktywny

Odpowiedź "prosty" jest jak najbardziej trafna. Zespół dokumentacji archiwalnej, który tworzony jest przez jednego twórcę w trakcie jego pracy, to typowy przykład zespołu prostego. Zespół prosty to po prostu zbiór dokumentów, które nie są podzielone na jakieś podzespoły i mają prostą strukturę. W praktyce to znaczy, że wszystko robi jedna osoba lub jednostka, co ułatwia utrzymanie porządku i spójności w dokumentach. W archiwistyce, standardy takie jak ISAD(G) czy normy ISO 15489 podkreślają, jak ważne jest określenie kto stworzył dokumenty i w jakim kontekście, żeby móc je dobrze przechowywać i udostępniać. Na przykład, kiedy specjalista pracuje nad projektem i zbiera wszystkie materiały w jedną całość, to właśnie to podejście zwiększa efektywność zarządzania. Moim zdaniem, to bardzo istotna sprawa, żeby mieć dobrze zorganizowane dokumenty.

Pytanie 14

Aby przeprowadzić inwentaryzację wszystkich jednostek archiwalnych, w tym również tych z innych archiwów, konieczne jest sporządzenie inwentarza

A. idealny

B. łącznie.

C. faktyczny.

D. szczegółowy.

Wybór odpowiedzi sumaryczny, realny lub analityczny wskazuje na niepełne zrozumienie koncepcji inwentaryzacji archiwalnej. Inwentarz sumaryczny często ogranicza się do ogólnych informacji, bez głębokiego opisu jednostek archiwalnych, co nie spełnia wymogów kompleksowej inwentaryzacji. Takie podejście może prowadzić do utraty ważnych szczegółów dotyczących zawartości oraz kontekstu, co z kolei utrudnia przyszłe poszukiwania oraz wykorzystanie zasobów. Odpowiedź realny również jest myląca, ponieważ koncentruje się na rzeczywistym stanie archiwów bez uwzględnienia potrzeby systematycznego i szczegółowego opisu. Z kolei inwentarz analityczny, chociaż przydatny, koncentruje się na bardziej szczegółowej analizie pojedynczych jednostek, co może być niewystarczające w przypadku, gdy celem jest zintegrowane podejście do wszystkich archiwaliów. W kontekście archiwistyki kluczowe jest, aby opisywały one nie tylko poszczególne dokumenty, ale również ich kontekst i znaczenie, co jest osiągane jedynie poprzez opracowanie inwentarza idealnego, zgodnego z międzynarodowymi standardami archiwalnymi.

Pytanie 15

W jakiej sekcji inwentarza archiwalnego powinny być opisane działania aktotwórcy oraz data zakończenia jego działalności?

A. Dzieje twórcy zespołu

B. Historia zespołu

C. Charakterystyka zespołu archiwalnego

D. Zawartość zespołu

Dzieje twórcy zespołu stanowią kluczowy element inwentarza archiwalnego, ponieważ pozwalają na zrozumienie kontekstu, w jakim powstały dokumenty oraz ich znaczenia. W tej części opisuje się zadania aktotwórcy, czyli instytucji lub osoby odpowiedzialnej za stworzenie dokumentów, a także datę zaprzestania jej działalności. Przykładem może być opisanie, jak zmiany w prawodawstwie wpłynęły na wytwarzanie dokumentacji przez dany organ administracyjny. W profesjonalnej praktyce archiwalnej ważne jest, aby dokładnie określić, jakie były kompetencje i zadania aktotwórcy, co pozwala na lepsze zrozumienie struktury i funkcji zebranego materiału archiwalnego. Dodatkowo, zgodnie z wytycznymi normy ISO 15489 dotyczącej zarządzania dokumentacją, kluczowe jest, aby dokumentacja była tworzona z perspektywy jej źródła, co ułatwia przyszłe badania i analizy. Takie podejście pozwala również na lepszą interpretację i ochronę wartości historycznych danych.

Pytanie 16

Organizując nagrania, warto wykorzystać metodę

A. chronologiczną

B. rzeczową

C. alfabetyczną

D. strukturalną

Odpowiedź rzeczowa jest poprawna, ponieważ w kontekście porządkowania nagrań kluczowe jest, aby struktura organizacji opierała się na treści merytorycznej, a nie jedynie na formie lub czasie. Metoda rzeczowa pozwala na klasyfikację nagrań według tematów, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie i analizę. Przykładowo, w archiwizacji materiałów edukacyjnych, nagrania mogą być grupowane według poszczególnych modułów tematycznych, co znacznie zwiększa efektywność nauki. Dobrą praktyką w branży jest także stosowanie odpowiednich etykiet i metadanych, które wspierają systematyzację materiałów według ich zawartości. Warto także zauważyć, że metoda rzeczowa jest zgodna z dobrymi praktykami w zakresie zarządzania informacją, które zalecają organizowanie treści w sposób logiczny i przejrzysty, co jest kluczowe w kontekście użytkowania narzędzi e-learningowych.

Pytanie 17

Jak nazywa się numerowanie kolejnych stron dokumentu archiwalnego?

A. datowanie

B. paginacja

C. stemplowanie

D. foliacja

Paginacja, datowanie oraz stemplowanie to terminy, które często mogą wydawać się związane z procesem organizacji dokumentów, jednak w kontekście numerowania kart jednostek archiwalnych nie są one odpowiednie. Paginacja odnosi się głównie do umieszczania numerów na stronach w kontekście publikacji, takich jak książki czy czasopisma. Chociaż paginacja umożliwia śledzenie porządku w obrębie fizycznego dokumentu, nie jest to proces dostosowany do archiwizacji jednostek archiwalnych, które mogą mieć różnorodne formaty i struktury. Z drugiej strony, datowanie to proces przypisywania daty do dokumentu, co jest kluczowe dla zrozumienia kontekstu jego powstania, ale nie ma bezpośredniego związku z numerowaniem kart. Stemplowanie natomiast odnosi się do umieszczania pieczęci lub znaków na dokumentach, co nie ma nic wspólnego z ich numerowaniem. Błędem jest zatem utożsamienie tych procesów z foliacją, co może prowadzić do chaosu w systemie archiwalnym. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania dokumentacją i zapewnienia jej efektywnego przechowywania.

Pytanie 18

Dokumentację aktową klasyfikuje się na podstawie

A. wykazu symboli komórek organizacyjnych

B. jednolitego rzeczowego wykazu akt

C. preliminarza budżetowego

D. regulaminu organizacyjnego

Regulamin organizacyjny, preliminarz budżetowy i wykaz symboli komórek organizacyjnych nie są narzędziami dedykowanymi do klasyfikacji dokumentacji aktowej. Regulamin organizacyjny odnosi się do struktury i organizacji instytucji, jednak nie dostarcza konkretnych wytycznych dotyczących typów dokumentów, ich klasyfikacji czy archiwizacji. Takie podejście może prowadzić do pomyłek w organizacji dokumentów, ponieważ brak jasnych reguł klasyfikacyjnych może skutkować chaosem w przechowywaniu i zarządzaniu aktami. Preliminarz budżetowy z kolei dotyczy planowania finansowego jednostki, co nie ma zastosowania w kontekście klasyfikacji dokumentacji aktowej. W tym przypadku, pomylenie tych dwóch pojęć może prowadzić do błędów w zarządzaniu zasobami archiwalnymi, a także do nieefektywnej alokacji środków. Wykaz symboli komórek organizacyjnych również nie wskazuje na typy dokumentów ani ich przeznaczenie. Używanie takich narzędzi zamiast JRWA może prowadzić do nieporozumień i problemów w obiegu dokumentów. Klasyfikacja dokumentów powinna być oparta na spójnym i systematycznym podejściu, jakim jest jednolity rzeczowy wykaz akt, który zapewnia nie tylko porządek, ale również zgodność z przepisami prawa.

Pytanie 19

Umieszczone w załączonym opisie teczki aktowej daty nazywa się datami

Ministerstwo Ziem Odzyskanych

Regulaminy organizacyjne
i schematy Ministerstwa

1945 - 1952

AAN
2/121/0/736

A. początkowymi.

B. skrajnymi.

C. końcowymi.

D. całkowitymi.

Odpowiedź "skrajnymi" jest na dobrym tropie, bo dotyczy najwcześniejszych i najpóźniejszych dat w teczce aktowej. W archiwizacji to istotna sprawa, bo te skrajne daty pomagają ustalić, jak długi jest okres, którego dotyczą zgromadzone dokumenty. Na przykład, jeżeli mamy dokumenty z lat 1945 i 1952, to te daty wyznaczają ramy czasowe, które są przydatne do ogarnięcia całego zbioru. W praktyce, wiedza o tych skrajnych datach ułatwia planowanie działań związanych z konserwacją czy digitalizacją archiwów. Przestrzegając dobrych praktyk archiwistycznych, możemy lepiej zorganizować dokumentację, co zdecydowanie ułatwia późniejsze badania i analizy. Warto pamiętać, że w wielu systemach zarządzania dokumentami skrajne daty są wręcz wymagane, więc to pokazuje ich wagę, zwłaszcza w kontekście administracyjnym i prawnym.

Pytanie 20

Jakim terminem nazywa się zbiór uporządkowanych danych, które są logicznie związane z przesyłką, sprawą lub innymi dokumentami, co ułatwia ich odnajdywanie, kontrolowanie, interpretację oraz długotrwałe przechowywanie i zarządzanie?

A. Identyfikatory

B. Formaty

C. Metadane

D. Kwalifikatory

Metadane to zestaw usystematyzowanych informacji opisujących inne dane. W kontekście przesyłek, spraw czy dokumentacji, metadane pełnią kluczową rolę w zarządzaniu informacjami, umożliwiając ich łatwe wyszukiwanie, kontrolę oraz długotrwałe przechowywanie. Przykładami metadanych mogą być informacje takie jak autor dokumentu, data utworzenia, typ pliku czy słowa kluczowe. W praktyce, metadane są wykorzystywane w systemach zarządzania dokumentami, które pozwalają na efektywne klasyfikowanie i organizowanie informacji, co jest niezbędne w wielu branżach, takich jak prawo, finanse czy medycyna. Standardy takie jak Dublin Core czy ISO 19115 definiują podstawowe elementy metadanych, które powinny być stosowane w różnych kontekstach, co z kolei sprzyja interoperacyjności między systemami. Dlatego zrozumienie i umiejętność stosowania metadanych jest kluczowe dla efektywnego zarządzania informacjami w każdych warunkach.

Pytanie 21

Do działań związanych z porządkowaniem zbioru archiwalnego nie zalicza się

A. systematyzacja

B. klasyfikacja

C. segregacja

D. reprografia

Reprografia to w sumie proces robienia kopii dokumentów, zarówno tych papierowych, jak i cyfrowych, ale to nie jest to samo co porządkowanie archiwum. Jak dla mnie, porządkowanie archiwum to coś więcej – trzeba tu klasyfikować, segregować i systematyzować dokumenty. Klasyfikacja to przypinanie dokumentów do odpowiednich kategorii, co ułatwia potem ich odnalezienie. Segregacja? To oddzielanie dokumentów według różnych kryteriów, na przykład dat, typów czy znaczenia. A jak już mówimy o systematyzacji, to chodzi o tworzenie logicznego porządku w archiwum, co naprawdę pomaga w zarządzaniu informacjami. Takie standardy jak ISAD(G) pokazują, jak ważne są te etapy dla organizacji i opieki nad zbiorami. Dobrą praktyką jest używanie cyfrowych narzędzi do zarządzania dokumentacją, co łączy te wszystkie procesy i znacznie ułatwia pracę archiwistów.

Pytanie 22

Dokumenty o stałej wartości archiwalnej powinny być oznaczane symbolem

A. B5

B. A

C. C

D. B

Odpowiedź A jest prawidłowa, ponieważ dokumentacja o trwałej wartości archiwalnej powinna być oznaczona symbolami zgodnie z regulacjami prawnymi oraz standardami archiwalnymi. W Polsce, zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach, dokumenty o takiej wartości są klasyfikowane i archiwizowane w sposób, który zapewnia ich długotrwałe przechowywanie i łatwy dostęp. Oznaczenie dokumentu symbolem A wskazuje na jego szczególną wartość i potrzebę ochrony. Przykładem zastosowania tych zasad może być archiwizacja akt sądowych czy dokumentów osobowych, które muszą być przechowywane przez określony czas, a ich integralność oraz bezpieczeństwo są kluczowe dla osób, których dotyczą. Stosowanie właściwego oznaczenia pozwala na efektywne zarządzanie dokumentami oraz ich dalsze przetwarzanie według ustalonych procedur, co jest zgodne z dobrymi praktykami w dziedzinie archiwistyki.

Pytanie 23

Jaką rolę pełni kwalifikator w dokumentacji technicznej?

A. identyfikuje autora dokumentacji

B. podaje informacje dotyczące specyfikacji technicznej obiektu

C. określa strukturę dokumentacji technicznej w zespole

D. określa kategorie archiwalne dla dokumentacji technicznej

Wybór odpowiedzi, która odnosi się do specyfikacji technicznej obiektu, wskazuje na nieporozumienie dotyczące roli kwalifikatora dokumentacji. Specyfikacja techniczna to zbiór wymagań i opisów dotyczących konkretnego produktu lub materiału, natomiast kwalifikator jest narzędziem do organizacji dokumentów w sposób systematyczny. Oznacza to, że podczas gdy specyfikacja jest kluczowa dla zrozumienia funkcjonowania obiektu, nie ma ona związku z klasyfikacją dokumentacji archiwalnej. W przypadku układu dokumentacji, odpowiedź sugerująca, że kwalifikator wskazuje na to, jak zorganizowane są dokumenty w obrębie zespołu, ignoruje podstawową funkcję kwalifikatora, która obejmuje kategoryzację na poziomie archiwum. Z kolei identyfikacja twórcy dokumentacji to aspekt dotyczący autorstwa, a nie klasyfikacji; nie ma on zastosowania w kontekście archiwizacji. W praktyce, błędne zrozumienie tych pojęć może prowadzić do chaosu w zarządzaniu dokumentacją, co w efekcie utrudnia dostęp do informacji oraz ich długoterminowe przechowywanie. Kluczowym zagadnieniem w zarządzaniu dokumentacją jest jej systematyczne podejście, które wspomaga zgodność z wytycznymi i normami branżowymi, a także zapewnia efektywność procesów organizacyjnych.

Pytanie 24

Jaką metodę warto wykorzystać do uporządkowania nagrań?

A. Alfabetyczną

B. Rzeczową

C. Strukturalną

D. Chronologiczną

Metoda rzeczowa porządkowania nagrań polega na kategoryzacji materiałów w oparciu o ich treść i tematykę, co pozwala na łatwiejsze odnalezienie odpowiednich nagrań w przyszłości. W praktyce oznacza to grupowanie nagrań według kluczowych zagadnień czy tematów, co jest szczególnie przydatne w kontekście dydaktycznym lub archiwalnym. Na przykład, w przypadku nagrań dotyczących szkoleń, można je podzielić na kategorie takie jak 'szkolenia techniczne', 'szkolenia sprzedażowe' czy 'szkolenia miękkie'. Taki system porządkowania sprzyja efektywności, gdyż użytkownicy mogą szybko zidentyfikować interesujące ich materiały bez przeszukiwania nieodpowiednich nagrań. Dodatkowo, zgodnie z dobrymi praktykami archiwizacji, uporządkowanie materiałów w sposób rzeczowy ułatwia ich późniejsze przeszukiwanie i wykorzystanie w projektach badawczych czy edukacyjnych, co jest kluczowe w kontekście zarządzania wiedzą.

Pytanie 25

Z której części Wstępu do inwentarza pochodzi zamieszczony fragment tekstu?

Zespół akt Ministerstwa Energii Odnawialnej jest zespołem zamkniętym. Rozmiar zespołu to 1870 j. a., 27,10 m.b. Akta są w dobrym stanie.

A. Dzieje zespołu.

B. Charakterystyka zawartości zespołu.

C. Metoda porządkowania akt.

D. Charakterystyka archiwalna zespołu.

Charakterystyka archiwalna zespołu jest kluczowym elementem w dokumentacji archiwalnej, ukazującym ogólne cechy zbiorów aktowych. W zamieszczonym fragmencie tekstu odnajdujemy informacje dotyczące stanu fizycznego akt oraz ich rozmiaru, co jest zgodne z definicją charakterystyki archiwalnej. W praktyce, tego rodzaju dokumentacja pozwala archiwistom na skuteczną ocenę i zarządzanie zbiorami, a także na podejmowanie decyzji dotyczących konserwacji i digitalizacji materiałów. W standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G) czy ISAAR(CPF), szczegółowe informacje o stanie oraz charakterystyka zawartości zespołu archiwalnego są niezbędne dla zapewnienia odpowiedniego dostępu i ochrony dokumentów. Na przykład, w przypadku planowania konserwacji, zrozumienie, czy zespół jest zamknięty czy otwarty, ma kluczowe znaczenie dla określenia, jakie działania są konieczne, aby zachować integralność zbiorów.

Pytanie 26

Które z kryteriów oceny dokumentacji technicznej nie jest zaliczane do kryteriów pomocniczych?

A. Rangi twórcy dokumentacji technicznej oraz jego wpływu w życiu publicznym kraju lub regionu

B. Wygodnej postaci dokumentacji

C. Znaczenia i głębokości informacyjnej

D. Aktualnej użyteczności dokumentacji technicznej

Wybór odpowiedzi związanej z dogodną formą dokumentacji, bieżącą użytecznością oraz ważnością twórcy dokumentacji wskazuje na pewne nieporozumienia w zakresie kryteriów wartościowania dokumentacji technicznej. Dogodna forma dokumentacji jest z pewnością istotna, ale odnosi się bardziej do sposobu prezentacji informacji, co nie wpływa na ich wartość merytoryczną. Forma dokumentacji, choć kluczowa dla odbioru, nie może być uważana za kryterium, które decyduje o wartości samej treści. Bieżąca użyteczność dokumentacji może sugerować, że dokumentacja powinna być aktualna, jednak to nie wystarcza, aby ocenić jej głębię i ważność. Użytkownicy mogą mylnie myśleć, że dostępność i aktualność informacji są najważniejsze, podczas gdy sama jakość i głębokość merytoryczna mają kluczowe znaczenie dla podejmowania decyzji. Analizując rolę twórcy dokumentacji, warto zauważyć, że chociaż jego reputacja może wpływać na postrzeganie dokumentu, nie determinuje to jej wartości w kontekście użytkowym. Kryteria te, związane z formą, użytecznością oraz wpływem osoby twórcy, są bardziej subiektywne i nie powinny być traktowane jako główne czynniki wartościujące dokumentację techniczną. Kluczowym błędem myślowym jest zatem pomylenie jakości informacji z jej prezentacją oraz związanie wartości dokumentacji z osobą, która ją stworzyła, zamiast z jej zawartością i praktycznym zastosowaniem.

Pytanie 27

Podczas skanowania dokumentu (w formacie A4 do A3) minimalna wartość rozdzielczości powinna wynosić

A. 150 dpi

B. 200 dpi

C. 100 dpi

D. 250 dpi

Wybór rozdzielczości 200 dpi (punktów na cal) jest zalecany przy skanowaniu rękopisów w formacie A4 do A3, ponieważ zapewnia odpowiednią jakość obrazu, umożliwiając jednocześnie zachowanie detali oraz klarowności tekstu. Przy tej rozdzielczości możliwe jest uzyskanie wyraźnych i czytelnych skanów, które są istotne w kontekście archiwizacji dokumentów oraz ich późniejszego wykorzystania, np. w publikacjach elektronicznych czy w druku. Standardowe praktyki w dziedzinie digitalizacji wskazują, że 200 dpi jest minimalną wartością dla dokumentów tekstowych, ponieważ niższe rozdzielczości, takie jak 150 dpi czy 100 dpi, mogą prowadzić do utraty detali, takich jak drobne czcionki czy skomplikowane ilustracje. To z kolei może wpływać na jakość reprodukcji i użyteczność dokumentu w przyszłości, przede wszystkim w kontekście jego analizy czy przetwarzania. Warto również zauważyć, że przy skanowaniu materiałów historycznych lub delikatnych rękopisów, wyższe rozdzielczości, takie jak 300 dpi, mogą być stosowane, aby zapewnić jeszcze większą precyzję, jednak dla standardowych zastosowań 200 dpi jest uważane za optymalne rozwiązanie.

Pytanie 28

Procedura oceny wartości archiwalnej dokumentów nazywana jest?

A. Indeksowaniem

B. Digitalizacją

C. Kwalifikacją archiwalną

D. Katalogowaniem

Indeksowanie, choć ważne w kontekście archiwów, nie jest tożsame z kwalifikacją archiwalną. Polega ono na tworzeniu indeksów, które ułatwiają dostęp do dokumentów, poprzez przypisanie im odpowiednich słów kluczowych i tagów. Jest to narzędzie porządkujące, ale nie oceniające wartości dokumentów. Digitalizacja, z kolei, odnosi się do procesu przekształcania dokumentów papierowych w formaty cyfrowe. Dzięki digitalizacji archiwa mogą być łatwiej dostępne i chronione przed fizycznym uszkodzeniem. Jednak sama digitalizacja nie ocenia wartości archiwalnej dokumentów, a jedynie zmienia ich formę. Katalogowanie polega na tworzeniu szczegółowych opisów dokumentów i organizowaniu ich w systematyczny sposób, co również jest istotne dla zarządzania archiwami. Jednak podobnie jak indeksowanie, katalogowanie skupia się na organizacji dokumentów, a nie na ocenie ich wartości. Proces kwalifikacji archiwalnej jest więc unikalny, ponieważ bezpośrednio dotyczy oceny znaczenia i wartości dokumentów, co czyni go niezastąpionym w utrzymaniu wartościowych zasobów dokumentalnych.

Pytanie 29

Który z poniższych dokumentów jest uznawany za materiał archiwalny?

A. Rozkład jazdy

B. Paragon ze sklepu

C. Akt notarialny

D. Bilet autobusowy

Akt notarialny jest jednym z najważniejszych dokumentów uznawanych za materiał archiwalny. Jego znaczenie wynika z faktu, że stanowi on oficjalne potwierdzenie czynności prawnej dokonanej w obecności notariusza, który działa jako osoba zaufania publicznego. Zawiera szczegółowe informacje o stronach umowy, przedmiocie transakcji oraz wszelkich warunkach, które zostały uzgodnione. W kontekście archiwistyki, dokument taki ma wartość historyczną, prawną i dowodową. Akty notarialne przechowywane są w archiwach przez długi czas, ponieważ mogą być potrzebne do potwierdzenia praw własności, spadków czy innych kwestii prawnych. Dla archiwistów istotne jest, aby takie dokumenty były odpowiednio opisane i zabezpieczone, aby mogły służyć przyszłym pokoleniom jako wiarygodne źródło informacji o przeszłych wydarzeniach i transakcjach. W praktyce, akty notarialne są często wykorzystywane w badaniach genealogicznych, analizach historycznych czy rozstrzyganiu sporów prawnych. Dlatego zachowanie ich integralności i dostępności jest tak istotne dla całego systemu prawnego i historycznego dziedzictwa.

Pytanie 30

Jakie jest główne zadanie archiwisty podczas porządkowania dokumentów w archiwum?

A. Dekorowanie pomieszczeń archiwalnych

B. Zachowanie integralności i dostępności materiałów

C. Regularne tworzenie kopii zapasowych dokumentów

D. Zapewnienie tajności wszystkich informacji w archiwum

Zapewnienie tajności wszystkich informacji w archiwum może być ważne w kontekście ochrony danych, jednak nie stanowi głównego zadania archiwisty podczas porządkowania dokumentów. Tajność dotyczy głównie materiałów o charakterze poufnym, a archiwista musi również dbać o dostępność i integralność dokumentów, które często muszą być dostępne publicznie lub dla określonych grup osób. Skupienie się wyłącznie na tajności mogłoby prowadzić do zaniedbania innych aspektów pracy archiwisty, takich jak katalogowanie czy zabezpieczanie przed zniszczeniem. Dekorowanie pomieszczeń archiwalnych nie jest w ogóle związane z procesami przetwarzania materiałów archiwalnych. Choć estetyka miejsca pracy może zwiększać komfort pracy, nie wpływa na misję archiwisty, która koncentruje się na zarządzaniu dokumentacją. Regularne tworzenie kopii zapasowych dokumentów odnosi się bardziej do aspektów technologicznych, takich jak ochrona danych cyfrowych, i choć ważne, nie jest specyficznym zadaniem podczas samego procesu porządkowania dokumentów w archiwum. Głównym celem archiwisty jest zapewnienie, by dokumenty były uporządkowane i dostępne zgodnie z obowiązującymi normami i procedurami administracyjnymi. Dlatego, podczas gdy tworzenie kopii zapasowych może być częścią szerszej strategii ochrony danych, nie jest to centralne zadanie w kontekście fizycznego porządkowania dokumentów.

Pytanie 31

Całość materiałów pozostawionych przez aktotwórcę, bez względu na rodzaj nośnika i techniki ich utrwalania, to

A. zespół archiwalny

B. inwentarz archiwalny

C. zasób archiwalny

D. przewodnik archiwalny

Odpowiedzi takie jak inwentarz archiwalny, zasób archiwalny oraz przewodnik archiwalny nie oddają pełnej definicji całości materiałów spuścizny aktotwórcy. Inwentarz archiwalny to spis dokumentów wchodzących w skład zespołu archiwalnego, który zawiera szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych jednostek archiwalnych, ale nie stanowi całości spuścizny. Z kolei zasób archiwalny odnosi się do ogółu zespołów archiwalnych znajdujących się w danym archiwum, co także nie jest równoznaczne z całością aktotwórcy. Przewodnik archiwalny to natomiast dokumentacja pomocnicza, która ma na celu ułatwienie korzystania z zasobów archiwalnych, ale nie obejmuje samych materiałów. Wiele osób popełnia błąd myślenia, utożsamiając różne terminy, co prowadzi do zamieszania i nieporozumień w kontekście zarządzania dokumentacją. Aby poprawnie zrozumieć te pojęcia, ważne jest zapoznanie się z normami archiwalnymi oraz wytycznymi, które precyzują definicje i stosowanie tych terminów w praktyce archiwalnej.

Pytanie 32

Protokół zdawczo-odbiorczy dla cyfrowych nośników danych stanowi przykład dokumentacji

A. kartograficznej

B. elektronicznej

C. aktowej

D. audiowizualnej

Spis zdawczo-odbiorczy cyfrowych nośników danych jest dokumentem klasyfikowanym jako aktowy, co odnosi się do wszelkiej dokumentacji związanej z obiegiem informacji i zarządzaniem danymi. Tego rodzaju spis jest kluczowy w kontekście zarządzania zasobami informacyjnymi, ponieważ umożliwia dokładne śledzenie i rejestrowanie przyjęcia oraz wydania nośników danych. W praktyce, spis zdawczo-odbiorczy jest często stosowany w instytucjach, które zarządzają dużą ilością cyfrowych zasobów, takich jak archiwa, biblioteki czy firmy zajmujące się przechowywaniem danych. Stosowanie tego dokumentu jest zgodne z dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją, które podkreślają znaczenie dokładnego ewidencjonowania i raportowania w celu zapewnienia przejrzystości i bezpieczeństwa informacji. Dodatkowo, w kontekście przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych, właściwe prowadzenie dokumentacji aktowej jest niezbędne dla spełnienia wymogów audytowych oraz zachowania zgodności z normami, takimi jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją.

Pytanie 33

Jakiej informacji nie powinno się umieszczać na karcie inwentarzowej nagrania?

A. Data wpisania do księgi nabytków

B. Imię i nazwisko artysty

C. Nazwa instytucji, która dostarczyła nagranie

D. Data realizacji nagrania

Wprowadzenie do kart inwentarzowych nagrań wymaga zrozumienia, jakie informacje są istotne dla ich właściwego zarządzania. Daty wykonania nagrania, imię i nazwisko wykonawcy oraz nazwa instytucji przekazującej nagranie to elementy, które bezpośrednio przyczyniają się do identyfikacji i klasyfikacji zasobu. Odpowiedź sugerująca, że daty wpisu do księgi nabytków są równie ważne, może prowadzić do nieporozumienia w zakresie funkcji karty inwentarzowej. Karta inwentarzowa służy przede wszystkim jako dokumentacja odnosząca się do zawartości nagrania, a nie do jego administracyjnej historii czy procedur związanych z jego nabyciem. Właściwe zrozumienie tego podziału jest kluczowe, aby nie wprowadzać zbędnych informacji, które mogłyby wprowadzić chaos w organizacji zasobów. Przykładem niepoprawnego podejścia jest mylenie funkcji karty inwentarzowej z funkcją księgi nabytków, co może prowadzić do nieefektywnego zarządzania kolekcjami. W dobrych praktykach archiwizacji i zarządzania zbiorami, karty inwentarzowe powinny być jasne, precyzyjne i zawierać tylko najistotniejsze dane. W przeciwnym razie, może to prowadzić do zniekształcenia obrazu zbiorów oraz utrudnić ich późniejsze przeszukiwanie i analizę.

Pytanie 34

Mikrofilm w postaci negatywnej lub pozytywnej, który ma być trwale archiwizowany, to mikrofilm

A. użytkowy

B. archiwalny

C. przezroczysty

D. uzupełniający

Mikrofilmy użytkowe, choć również używane w archiwach, nie są przeznaczone do bezterminowego przechowywania. Zazwyczaj mają one na celu ułatwienie dostępu do dokumentów, a ich jakość i trwałość mogą nie spełniać standardów archiwalnych. Mikrofilmy przezroczyste są wykorzystywane w celach ilustrujących lub jako kopie robocze, a ich struktura nie jest zoptymalizowana pod kątem długotrwałego przechowywania. Z kolei mikrofilmy uzupełniające mają za zadanie uzupełnienie braków w dokumentacji, co również nie czyni ich odpowiednimi do archiwizacji. Podstawowym błędem w myśleniu jest mylenie celu przechowywania z jakością materiałów. Wiele osób może sądzić, że mikrofilmy użytkowe wystarczą do zarchiwizowania ważnych dokumentów, jednak w praktyce ich trwałość i stabilność mogą być niewystarczające. Należy również pamiętać, że standardy archiwalne, takie jak normy ISO dotyczące mikrofilmów, wyraźnie określają, jakie cechy powinny mieć materiały archiwalne, aby zapewnić ich długotrwałość i bezpieczeństwo. Stosowanie mikrofilmów, które nie spełniają tych norm, może prowadzić do utraty cennych informacji.

Pytanie 35

Jakie jest podstawowe zadanie archiwisty przy opracowywaniu materiałów?

A. Digitalizacja wszystkich dokumentów

B. Klasyfikacja i opis materiałów archiwalnych

C. Tworzenie kopii zapasowych dokumentacji

D. Utworzenie wystaw z wybranych archiwaliów

Podstawowym zadaniem archiwisty przy opracowywaniu materiałów archiwalnych jest ich klasyfikacja i opis. Klasyfikacja polega na przyporządkowaniu dokumentów do odpowiednich kategorii tematycznych, co ułatwia ich późniejsze odnajdywanie i zarządzanie nimi. Dzięki temu archiwista może tworzyć logiczną strukturę zasobów, co jest niezbędne dla efektywnego funkcjonowania archiwum. Opis materiałów natomiast polega na sporządzaniu szczegółowych informacji o dokumentach, takich jak ich treść, autor, data powstania, kontekst historyczny i fizyczny stan dokumentu. Opisanie materiałów jest kluczowe dla zrozumienia ich wartości historycznej i użytkowej. W praktyce archiwista stosuje standardy opisu archiwalnego, takie jak ISAD(G) - Międzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego, co pozwala na utrzymanie spójności i ułatwia wymianę informacji. Dobrze opracowane materiały archiwalne są podstawą do dalszych prac, takich jak digitalizacja czy udostępnianie zasobów naukowcom i społeczeństwu.

Pytanie 36

Jakiej czynności nie wykonuje się podczas organizowania materiałów ulotnych?

A. Segregacji

B. Brakowania

C. Porządkowania wstępnego

D. Systematyzacji

Systematyzacja, segregacja i porządkowanie wstępne to fundamentalne procesy, które są niezbędne w kontekście zarządzania materiałami ulotnymi. Systematyzacja polega na ustaleniu logicznego porządku, który ułatwia dostęp do informacji. W przypadku materiałów ulotnych, takich jak broszury i katalogi, odpowiednie zorganizowanie ich w oparciu o kategorie tematyczne lub grupy docelowe jest kluczowe dla efektywnego wykorzystania w kampaniach marketingowych. Segregacja natomiast odnosi się do procesu klasyfikacji materiałów, co pozwala na ich podział na różne grupy w zależności od kryteriów, takich jak rodzaj, cel czy odbiorca. Porządkowanie wstępne to pierwszy krok, który ma na celu przegląd i wstępną organizację materiałów przed ich dalszym przetwarzaniem. Właściwe wykonanie tych czynności jest kluczowe dla efektywności pracy i oszczędności czasu, ponieważ zorganizowane materiały można szybko znaleźć i wykorzystać. W praktyce, nieprawidłowe podejście do porządkowania materiałów ulotnych, takie jak brak ich systematyzacji, może prowadzić do chaosu informacyjnego, utraty ważnych dokumentów oraz wydłużenia czasu potrzebnego na znalezienie konkretnych materiałów, co może negatywnie wpłynąć na działalność firmy. Przy braku segregacji, niektóre materiały mogą być pomijane lub błędnie klasyfikowane, co z kolei prowadzi do nieefektywnej komunikacji i trudności w dotarciu do odpowiednich grup odbiorców.

Pytanie 37

Na zamieszczonym formularzu spisu zdawczo-odbiorczego ewidencjonowana jest dokumentacja

Lp.	Sygnatura dokumentacji technicznej	Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuł projektu	Branża	Stadium	Ilość teczek	Nazwisko projektanta	Data zakończenia projektu	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8	9

A. audiowizualna.

B. techniczna.

C. elektroniczna.

D. aktowa.

Dokumentacja techniczna, która jest ewidencjonowana na formularzu spisu zdawczo-odbiorczego, odgrywa kluczową rolę w procesach budowlanych i inżynieryjnych. Formularz ten jest zaprojektowany tak, aby zawierał istotne informacje dotyczące projektów, takie jak sygnatura dokumentacji, nazwa obiektu oraz lokalizacja. Ewidencjonowanie dokumentacji technicznej jest zgodne z najlepszymi praktykami w branży, zapewniając przejrzystość i organizację informacji niezbędnych do realizacji projektów budowlanych. Przykładowo, w projektach budowlanych, dokumentacja techniczna obejmuje rysunki konstrukcyjne, specyfikacje materiałowe oraz instrukcje montażu, co jest niezbędne dla wykonawców, aby mogli w sposób efektywny i zgodny z normami przeprowadzać prace. Stosowanie formularzy spisu zdawczo-odbiorczego do ewidencjonowania dokumentacji technicznej jest również wymagane przez przepisy prawa budowlanego, które nakładają obowiązki na inwestorów dotyczące archiwizacji dokumentacji projektowej. W praktyce, systematyczne zarządzanie dokumentacją techniczną pozwala na uniknięcie błędów i niejasności, co przyczynia się do sukcesu projektów budowlanych.

Pytanie 38

Działanie, które prowadzi do zarejestrowania zespołu archiwalnego oraz opracowania dla każdej jednostki fizycznej opisu informacyjnego w celu udostępnienia tego zespołu, to

A. ekstradycja

B. akcesja

C. inwentaryzacja

D. selekcja

Wybór odpowiedzi dotyczącej selekcji, ekstradycji lub akcesji wskazuje na nieporozumienie w zakresie podstawowych definicji tych terminów związanych z zarządzaniem archiwami. Selekcja odnosi się do procesu wyboru dokumentów, które mają być zachowane w archiwum, co ma na celu eliminację zbędnych lub nieistotnych materiałów. Jednak nie obejmuje ona tworzenia opisów informacyjnych, które są kluczowe dla inwentaryzacji. Ekstradycja to termin używany w prawie międzynarodowym, odnoszący się do wydawania osób z jednego kraju do drugiego w celu wymiaru sprawiedliwości; nie ma on zastosowania w kontekście archiwów. Akcesja natomiast odnosi się do procesu przyjęcia nowych materiałów do archiwum i opisania ich, ale nie obejmuje kompleksowego zewidencjonowania już istniejącego zespołu. Błędne zrozumienie tych koncepcji może prowadzić do niewłaściwego zarządzania dokumentacją i utraty ważnych informacji. Ważne jest, aby zrozumieć, że inwentaryzacja to nie tylko czynność techniczna, ale fundamentalny krok dla efektywnego działania instytucji archiwalnych, zapewniający nie tylko porządek, ale także dostępność i bezpieczeństwo informacji w dłuższej perspektywie czasowej.

Pytanie 39

Badanie oznaczeń pochodzących od autora zespołu archiwalnego, na przykład odcisków pieczęci, to

A. segregacja

B. sprawdzenie stanu zachowania zbioru (zespołu)

C. systematyzacja

D. rozpoznanie przynależności zespołowej

Odpowiedź "rozpoznanie przynależności zespołowej" jest prawidłowa, ponieważ odnosi się do procesu identyfikacji źródła pochodzenia dokumentów archiwalnych na podstawie ich oznaczeń, takich jak odciski pieczęci. W kontekście archiwistyki, skuteczne rozpoznanie przynależności zespołowej jest kluczowe dla właściwej klasyfikacji i przechowywania zbiorów. Przykładem zastosowania tej wiedzy jest analiza pieczęci na dokumentach historycznych, co może ujawnić informacje o organizacji, instytucji lub osobie, która je stworzyła. Dobrze przeprowadzona analiza pozwala na lepsze zrozumienie kontekstu powstania dokumentu, co jest niezbędne do jego późniejszego badania i wykorzystania. W praktyce archiwalnej, rozpoznanie przynależności zespołowej oparte jest na standardach takich jak ISAD(G), które podkreślają znaczenie dokładnego opisywania źródeł informacji oraz ich kontekstu, co sprzyja lepszej organizacji zbiorów i ich udostępnianiu w przyszłości.

Pytanie 40

Zasada terytorialnej pertynencji odnosi się do

A. ochrony zasobów archiwalnych przed ich przemieszczaniem i rozpraszaniem

B. poszanowania związku zespołów archiwalnych z terytorium, na którym zostały stworzone

C. regulacji dotyczących rozmieszczenia zasobów w wielostronnych stosunkach międzynarodowych

D. zachowania odrębności poszczególnych zespołów archiwalnych

Zasada pertynencji terytorialnej odnosi się do fundamentalnego związku pomiędzy zespołami archiwalnymi a terytorium, na którym zostały one utworzone. Poszanowanie tej zasady jest kluczowe dla ochrony i zachowania kontekstu kulturowego oraz historycznego dokumentów archiwalnych. Przykładem praktycznego zastosowania tej zasady jest sposób, w jaki różne państwa traktują archiwa z okresów kolonialnych lub wojennych, gdzie ważne jest, by dokumentacja związana z danym terytorium była zarządzana i konserwowana w miejscu jej powstania, co wspiera lokalne tożsamości i historię. Dobre praktyki w archiwistyce, takie jak standardy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, podkreślają konieczność uwzględnienia kontekstu terytorialnego w praktykach archiwalnych. Przestrzeganie zasady pertynencji terytorialnej przyczynia się do lepszego zrozumienia i interpretacji historycznych materiałów, co jest niezbędne w badaniach naukowych oraz w edukacji.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej