Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik prac biurowych
Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Data rozpoczęcia: 21 maja 2025 11:02
Data zakończenia: 21 maja 2025 11:15

Egzamin niezdany

Wynik: 14/40 punktów (35,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Udostępnij swój wynik

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Miejsce pracy z monitorem ekranowym powinno być zlokalizowane w biurze w taki sposób, aby odległość pomiędzy sąsiednimi monitorami wynosiła przynajmniej

A. 0,6 m

B. 0,9 m

C. 0,2 m

D. 0,4 m

Wybór odległości 0,4 m lub jakiejkolwiek innej niż 0,6 m może wydawać się na pierwszy rzut oka rozsądny, jednak w praktyce prowadzi do wielu problemów ergonomicznych i zdrowotnych. Odległość 0,4 m jest zbyt mała, co skutkuje zjawiskiem nadmiernego blasku na ekranie, co może prowadzić do zmęczenia oczu oraz obniżonej koncentracji. Praca w takich warunkach przekłada się na obniżoną wydajność i wyższe ryzyko wystąpienia zespołu suchego oka czy bólów głowy. Również odpowiedzi takie jak 0,9 m czy 0,2 m pokazują brak zrozumienia właściwych zasad ergonomii. Zbyt duża odległość, jak 0,9 m, może nie być praktyczna w kontekście współpracy przy projektach, gdzie pracownicy muszą wspólnie analizować dane wyświetlane na monitorach. Z kolei odległość 0,2 m jest nieakceptowalna w kontekście ergonomii stanowiska pracy, prowadząc do niebezpiecznych sytuacji, jak kolizje sprzętu czy ograniczone pole widzenia. Ponadto, stosowanie niewłaściwych odległości może narazić firmę na konsekwencje prawne w przypadku nieprzestrzegania norm BHP. Właściwe rozplanowanie stanowisk pracy w biurze jest kluczowe dla zdrowia i efektywności pracowników, dlatego tak ważne jest przestrzeganie norm i standardów branżowych.

Pytanie 2

Jakie składniki znajdują się w jednolitym rzeczowym wykazie akt?

A. Symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne, oznaczenie kategorii archiwalnej

B. Znak referenta, symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne z wykazu akt

C. Numer porządkowy pisma, data wysyłki korespondencji, treść wysłanej korespondencji, numer sprawy

D. Numer porządkowy pisma, data otrzymania korespondencji, treść otrzymanej korespondencji, znak referenta

Wybór odpowiedzi, która nie zawiera symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego ani oznaczenia kategorii archiwalnej, to poważny błąd w kwestii zarządzania aktami. Owszem, data czy treść dokumentu są ważne, ale same w sobie nie wystarczą do skutecznej klasyfikacji. Ignorowanie tych podstawowych zasad organizacji dokumentów może doprowadzić do niezłego bałaganu. Na przykład, bez symbolu klasyfikacyjnego, pracownicy będą mieli spore problemy ze znalezieniem potrzebnych akt, co na pewno wpłynie na wydajność pracy. Niewłaściwe podejście do archiwizacji może narazić organizację na ryzyko związane z błędnym przechowywaniem dokumentów, a to może prowadzić do łamania przepisów o ochronie danych osobowych. Dodatkowo, brak oznaczenia kategorii archiwalnej sprawia, że nie da się skutecznie zarządzać cyklem życia dokumentów, co jest kluczowe, by wszystko było zgodne z prawem. Dlatego warto stosować JRWA z wszystkimi potrzebnymi elementami, żeby uniknąć problemów.

Pytanie 3

Która forma zapisu daty w dokumencie jest zgodna z aktualnymi normami redakcyjnymi pism urzędowych?

A. 20.V.2019 r.

B. 20 maja 2019 roku

C. 20-V-2019 r.

D. 20 maj 2019 rok

Zapis daty "20 maja 2019 roku" jest zgodny z obowiązującymi standardami redagowania pism urzędowych, ponieważ uwzględnia pełną nazwę miesiąca oraz jest użyty w poprawnym kontekście językowym. W polskim języku urzędowym preferowane jest stosowanie pełnych form wyrazów, co przyczynia się do klarowności i formalności dokumentu. Warto zauważyć, że w pismach urzędowych niezmiernie ważne jest stosowanie się do standardów, które pozwalają na uniknięcie nieporozumień oraz błędów interpretacyjnych. Przykładowo, w przypadku dokumentów sądowych, administracyjnych oraz innych oficjalnych pism, pełna nazwa miesiąca eliminuje ryzyko pomyłek w dacie. Oprócz tego, warto zwrócić uwagę na fakt, że tak sformułowana data jest zgodna z zaleceniami zawartymi w Polskiej Normie PN-ISO 8601, która normuje sposób zapisu dat.

Pytanie 4

Zarząd firmy zwraca się do kierownika działu kadr z prośbą o sporządzenie listy pracowników zatrudnionych w dziale sprzedaży. Jakiego rodzaju komunikacja ma tu miejsce?

A. nieformalnej

B. pionowej w górę

C. poziomej

D. pionowej w dół

Odpowiedź 'pionowej w dół' jest jak najbardziej na miejscu, bo dobrze oddaje sytuację, w której prezes daję rozkaz kierownikowi działu kadr. Taka komunikacja pokazuje, jak to działa w firmach – szefowie przekazują swoje polecenia, a menedżerowie mają je realizować. To jest ważne w każdej organizacji, bo bez tego porozumienia trudno by było się dogadać i sprawnie działać. W praktyce, w wielu firmach menedżerowie przesyłają różne zadania i informacje do swoich zespołów, co jest kluczowe, aby wszyscy wiedzieli, co mają robić i współpracowali ze sobą. Takie zasady komunikacji, które mamy w strukturach organizacyjnych, pomagają utrzymać porządek w firmie.

Pytanie 5

Cyfra "2" w sześciopunktowym systemie Braille'a reprezentowana jest w sposób następujący

A. punkty 2, 3, 4, 5

B. punkty 3, 4, 5, 6

C. symbol liczby i punkty 1, 4

D. symbol liczby i punkty 1, 2

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź "znak liczby i punkty 1, 2" jest poprawna, ponieważ w sześciopunktowym piśmie Braille'a cyfry, w tym cyfra "2", są reprezentowane przez kombinację punktów, a także przez dodanie znaku liczby, co pozwala na jednoznaczną interpretację tego znaku jako liczby, a nie litery. W standardzie Braille'a punkt 1 oraz punkt 2 tworzą symbol liczby "2", co jest zgodne z normami ustalonymi przez Międzynarodową Unię Niewidomych (International Council for Education of People with Visual Impairment). Praktycznym zastosowaniem tej wiedzy jest ułatwienie dostępu do informacji liczbowych dla osób niewidomych, które posługują się tym systemem pisma. Umiejętność czytania i pisania cyfr w Braille'u jest kluczowa w edukacji i codziennym życiu osób z dysfunkcją wzroku, co podkreśla znaczenie stosowania standardów Braille'a w materiałach edukacyjnych oraz w komunikacji z osobami niewidomymi.

Pytanie 6

Na dwa tygodnie przed datą rozpoczęcia trzydniowej konferencji szkoleniowej, należy wysłać do wszystkich jej uczestników pisemną prośbę o przybycie oraz udział w spotkaniu. W tym celu trzeba przygotować dla każdego

A. upomnienie

B. zaświadczenie

C. upoważnienie

D. zaproszenie

Wysyłanie zaproszenia do uczestników konferencji jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania wydarzeniami. Zaproszenie pełni rolę formalną, informując uczestników o szczegółach dotyczących wydarzenia, takich jak data, miejsce i agenda. Zaproszenia są zgodne z najlepszymi praktykami w branży, ponieważ budują profesjonalny wizerunek organizatora oraz zapewniają, że wszyscy zainteresowani mają jasność co do oczekiwań i procesu rejestracji. Przykładem zastosowania zaproszenia może być stworzenie eleganckiego dokumentu, który zawiera również informacje o prelegentach i tematach wystąpień. W praktyce, dobrze skonstruowane zaproszenie może znacząco zwiększyć frekwencję, ponieważ uczestnicy czują się docenieni i zauważeni. Warto również pamiętać, że zaproszenie może być wysyłane w różnych formatach, takich jak PDF, e-mail czy nawet tradycyjna poczta, co pozwala na dotarcie do różnych grup odbiorców. Dobrze jest również uwzględnić w zaproszeniu prośbę o potwierdzenie przybycia, co pomoże w planowaniu wydarzenia i zarządzaniu logistyką.

Pytanie 7

Dokument towarzyszący przesyłanym materiałom, mający na celu poinformowanie odbiorcy o ich treści, określa się jako

A. wewnętrznym

B. okólnym

C. przewodnim

D. grzecznościowym

Odpowiedź 'przewodnim' jest jak najbardziej trafna. Pismo przewodnie to coś, co używamy, aby przekazać dokumenty i jednocześnie dać znać, o co w nich chodzi. Dzięki temu odbiorca może szybko zrozumieć, co za dokumenty są dołączone i czemu służą. Zazwyczaj w takim piśmie dodaje się krótki opis tego, co przesyłamy, a czasem też jakieś wskazówki, jak to wykorzystać. W instytucjach publicznych i firmach to raczej standard, bo pomaga utrzymać porządek i ułatwia komunikację. Na przykład, gdy wysyłamy raport roczny, warto dodać podsumowanie najważniejszych informacji, żeby odbiorca od razu wiedział, na co zwrócić uwagę. Fajnie jest też zamieścić swoje dane kontaktowe w piśmie, żeby jakby co, ktoś mógł się odezwać z pytaniami. No i pamiętaj, że takie pismo powinno być zgodne z obowiązującymi standardami w danej branży, żeby wyglądało profesjonalnie.

Pytanie 8

Które z poniższych pism ma charakter perswazyjny?

A. Reklamacja

B. Raport

C. Dokument potwierdzający

D. Zawiadomienie

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Reklamacja jest pismem przekonującym, ponieważ ma na celu wyrażenie niezadowolenia z otrzymanej usługi lub produktu oraz zmotywowanie odbiorcy, najczęściej firmy lub instytucji, do podjęcia działań w celu naprawienia sytuacji. Przykładem zastosowania reklamacji może być sytuacja, w której klient otrzymał wadliwy towar. W takim przypadku, kluczowe jest nie tylko przedstawienie faktów, ale także argumentacja, dlaczego towar nie spełnia oczekiwań. Reklamacje mogą być związane z różnymi obszarami - od produktów konsumpcyjnych po usługi finansowe. Dobrą praktyką w pisaniu reklamacji jest stosowanie zasady „3xR”: Rzeczowo, Rzetelnie, Rozważnie, co oznacza, że pismo powinno być konkretne, dobrze udokumentowane, zrozumiale sformułowane i powinno zawierać konkretne oczekiwania, takie jak zwrot pieniędzy czy wymiana towaru. W kontekście prawa konsumenckiego, reklamacje również mają solidne podstawy, ponieważ chronią prawa konsumentów, co jeszcze bardziej podkreśla ich znaczenie w komunikacji biznesowej.

Pytanie 9

Pracownik - referent w dziale kadr w danej jednostce organizacyjnej przesyła informację o nawiązanej umowie o pracę z nowym pracownikiem do referenta w dziale płac. Jak wygląda kierunek przepływu informacji w opisanym przypadku?

A. Ukośny

B. Poziomy

C. Pionowy w dół

D. Pionowy w górę

Twoja odpowiedź jest jak najbardziej trafna! W opisywanej sytuacji, referent działu kadr naprawdę przekazuje informacje do referenta działu płac, a obie te osoby są na tym samym poziomie w organizacji. W zarządzaniu informacją, ten poziomy przepływ jest mega istotny, bo dobrze działa, gdy różne działy ze sobą współpracują. Gdy dział kadr wymienia dane o umowach z działem płac, to dzięki temu wszystko jest dobrze naliczone i zgodne z przepisami prawa pracy. W komunikacji wewnętrznej ważne jest, żeby te informacje były przekazywane prosto i jasno, co pomaga uniknąć błędów i nieporozumień. W końcu, gdy pracownicy wiedzą, jak wygląda ich wynagrodzenie i warunki zatrudnienia, to są bardziej zadowoleni z pracy. Jasna komunikacja na tym poziomie naprawdę poprawia funkcjonowanie całej organizacji!

Pytanie 10

Do kluczowych zasad pisania dokumentów nie należy

A. czytelność układu graficznego

B. używanie form grzecznościowych

C. przejrzystość treści dla czytelnika

D. stosowanie wyrażeń wyrażających emocje

Używanie zwrotów wyrażających emocje w kontekście redagowania pism formalnych nie jest zalecane, ponieważ może prowadzić do subiektywności i braku obiektywizmu. Pisma formalne, takie jak raporty, oferty czy korespondencja biznesowa, powinny koncentrować się na rzeczowości i jasności przekazu. Stosowanie zwrotów emocjonalnych może zniekształcić zamierzony komunikat i wprowadzić niepotrzebne napięcia. Przykładowo, zamiast pisać „jestem bardzo zaniepokojony sytuacją”, lepiej sformułować to w sposób bardziej obiektywny, jak „sytuacja wymaga pilnej analizy”. Zgodnie z dobrymi praktykami, kluczowymi zasadami redagowania treści są jasność, precyzja oraz profesjonalizm, które w pełni podkreślają wartości komunikacji w środowisku biznesowym. Pamiętaj, że celem pism formalnych jest przekazanie informacji w sposób zrozumiały i rzeczowy, co znacząco wpływa na efektywność komunikacji.

Pytanie 11

Krótki dokument handlowy, który informuje o nadaniu i przyjęciu towarów, nosi nazwę

A. zamówienie

B. oferta

C. faktura

D. awizo

Wybór innych dokumentów, takich jak faktura, oferta czy zamówienie, może wynikać z mylnych skojarzeń dotyczących ich funkcji w procesach handlowych. Faktura jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji sprzedaży i zawiera szczegółowe informacje na temat sprzedanych towarów oraz ich cen. Jest to formalny dowód zakupu, który jest wymagany do celów księgowych i podatkowych, a zatem nie odnosi się bezpośrednio do procesu wysyłki. Oferta natomiast jest propozycją handlową skierowaną do potencjalnego klienta, mającą na celu zachęcenie do zakupu towarów lub usług, a nie do informowania o dostawie. Z kolei zamówienie to dokument, który potwierdza intencję nabycia towarów lub usług przez kupującego, stanowiąc podstawę do realizacji transakcji. Każdy z tych dokumentów pełni swoją unikalną rolę i nie zastępuje funkcji awiza. Typowym błędem myślowym jest utożsamianie awiza z dokumentami potwierdzającymi transakcję, co prowadzi do nieporozumień w zakresie ich funkcji. Właściwe zrozumienie różnic między tymi dokumentami jest kluczowe dla efektywnego zarządzania procesem logistycznym i handlowym.

Pytanie 12

Osoba na niższym szczeblu zatwierdza dokument

A. w polu identyfikacyjnym

B. po prawej stronie

C. w polu marginesowym

D. po lewej stronie

Wybór miejsc na podpisy w dokumentach jest kluczowym elementem zarządzania dokumentacją i komunikacją w organizacji. Istnieją jednak pewne nieporozumienia dotyczące umiejscowienia podpisów w zależności od rangi sygnatariusza. Umieszczanie podpisu po prawej stronie jest podejściem, które nie jest zgodne z powszechnie przyjętymi normami. Taki układ może wprowadzać zamieszanie, ponieważ w wielu kulturach i standardach biurowych podpisy osób na wyższych stanowiskach znajdują się właśnie po prawej stronie, co odzwierciedla ich autorytet i ważność w kontekście danego dokumentu. Ponadto, umieszczanie podpisu w polu identyfikacyjnym jest również błędne, ponieważ to pole powinno być zarezerwowane dla danych identyfikujących sygnatariusza, takich jak imię, nazwisko oraz stanowisko. Z kolei umiejscowienie podpisu w polu marginesowym może znacząco obniżyć przejrzystość dokumentu, a także sprawić, że będzie on mniej profesjonalny. W praktyce, niezrozumienie właściwych norm dotyczących podpisów może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak niewłaściwe interpretacje dokumentów, co w konsekwencji może wpłynąć na decyzje podejmowane w oparciu o te dokumenty. Prawidłowe umiejscowienie podpisu jest zatem kluczowe dla zachowania eztykiety i formalności w korespondencji biznesowej.

Pytanie 13

Co powinien zrobić pracownik biurowy, aby odblokować niszczarkę w sytuacji, gdy papier utknął w szczelinie wejściowej?

A. Wcisnąć klawisz cofania, następnie wyciągnąć papier ze szczeliny wejściowej

B. Wcisnąć klawisz stop, a następnie opróżnić pojemnik

C. Odłączyć urządzenie od zasilania, a następnie wcisnąć klawisz cofania

D. Odłączyć urządzenie od zasilania, a następnie usunąć papier ze szczeliny wejściowej

W przypadku zacięcia papieru w niszczarce, odłączenie urządzenia od zasilania może wydawać się logicznym krokiem, jednak nie jest to rozwiązanie najbardziej efektywne. Przyciśnięcie klawisza cofania jest kluczowym działaniem, które powinno być wykonane przed jakimkolwiek odłączeniem zasilania, ponieważ pozwala na bezpieczne usunięcie zaciętego papieru bez ryzyka uszkodzenia mechanizmu. Odłączenie zasilania może prowadzić do dodatkowych problemów, takich jak zablokowanie mechanizmu, co może utrudnić proces usuwania papieru. Ponadto, opcja opróżnienia kosza po naciśnięciu klawisza stop nie ma wpływu na zacięty papier i nie rozwiąże problemu. Dodatkowo, niektóre modele niszczarek mogą nie mieć funkcji stop, więc opieranie się na tym rozwiązaniu jest błędne. Klawisz cofania w większości nowoczesnych niszczarek działa jako standardowa funkcjonalność, która ma na celu ułatwienie usuwania zacięć, co czyni go najbezpieczniejszym i najskuteczniejszym sposobem na rozwiązanie tego problemu. Ważne jest, aby użytkownicy zdawali sobie sprawę z procedur obsługi i przeszkolenia w zakresie bezpiecznego korzystania z urządzeń biurowych, aby unikać typowych błędów, które mogą prowadzić do uszkodzenia sprzętu lub jego niewłaściwego użytkowania.

Pytanie 14

Gdzie umieszczane są numery stron na dokumentach w alfabecie Braille'a?

A. w lewym górnym rogu stron, z przynajmniej 3 kratkami odstępu od tekstu w ostatniej linii tekstu

B. w prawym dolnym rogu stron, z przynajmniej 3 kratkami odstępu od tekstu w ostatniej linii tekstu

C. w lewym dolnym rogu stron, z przynajmniej 3 kratkami odstępu od tekstu w ostatniej linii tekstu

D. w prawym górnym rogu stron, z przynajmniej 3 kratkami odstępu od tekstu w ostatniej linii tekstu

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Umieszczanie numerów stron w prawym dolnym rogu dokumentów brajlowskich jest zgodne z obowiązującymi standardami i dobrymi praktykami w zakresie formatowania materiałów w alfabecie brajlowskim. Takie umiejscowienie numerów stron nie tylko ułatwia nawigację, ale również zapewnia ich czytelność dla osób korzystających z brajla. W praktyce oznacza to, że użytkownik, przeglądając dokument, ma łatwy dostęp do informacji o numerach stron, co jest kluczowe dla efektywnego korzystania z materiałów edukacyjnych czy informacyjnych. Dystans trzech kratek od tekstu w ostatniej linii zapewnia odpowiednią przestrzeń do odczytu, minimalizując ryzyko pomyłek i zapewniając komfort w korzystaniu z dokumentu. Taka metoda umieszczania numerów stron jest zalecana w wielu podręcznikach i dokumentach dostosowanych do potrzeb osób z dysfunkcją wzroku, co potwierdza jej znaczenie w procesie inkluzji. Warto również dodać, że stanowi to część większej koncepcji projektowania uniwersalnego, które ma na celu dostosowanie materiałów do szerokiego kręgu użytkowników.

Pytanie 15

Określ poprawną sekwencję umieszczania elementów powoławczych na formularzach korespondencyjnych?

A. Wasze pismo z dnia, Znak, Nasz znak, Data

B. Nasz znak, Wasze pismo z dnia, Data, Znak

C. Nasz znak, Data, Wasze pismo z dnia, Znak

D. Wasze pismo z dnia, Nasz znak, Znak, Data

Wybór niewłaściwej kolejności znaków powoławczych na blankietach korespondencyjnych może prowadzić do zamieszania i nieporozumień w komunikacji. Na przykład, odpowiedź "Nasz znak, Data, Wasze pismo z dnia, Znak" zaczyna od "Nasz znak", co nie jest zgodne z zasadą, że najpierw powinno się wskazać pismo, do którego się odnosi. Umieszczanie "Data" przed "Wasze pismo z dnia" nie tylko narusza logikę, ale również może wprowadzać w błąd, ponieważ odbiorca mógłby pomyśleć, że to data związaną z pismem nadawcy, a nie datą pisma, na które się odpowiada. Z kolei odpowiedź "Wasze pismo z dnia, Nasz znak, Znak, Data" również nie jest optymalna, ponieważ "Nasz znak" i "Znak" są umieszczone blisko siebie bez wyraźnego kontekstu, co może utrudnić identyfikację sprawy. Odpowiedź "Wasze pismo z dnia, Nasz znak, Znak, Data" wprowadza kompletny brak przejrzystości, ponieważ kluczowe informacje są zbyt blisko siebie, co może prowadzić do błędów w interpretacji treści pisma. Słaba struktura zapisów w korespondencji może prowadzić do opóźnień w odpowiedziach czy nawet zagubienia spraw w systemach dokumentacyjnych. W praktyce, dobrze zorganizowane blankiety korespondencyjne powinny być zgodne z ustalonymi standardami, aby zwiększyć efektywność komunikacji i zapewnić łatwość w dostępie do informacji. Dlatego ważne jest, aby mieć na uwadze te zasady i trzymać się ustalonych konwencji w celu uniknięcia nieporozumień.

Pytanie 16

Osoba pracująca w biurze dostała zadanie przygotowania dokumentu, który poinformuje akcjonariuszy firmy o dacie i lokalizacji Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy, a także zawiera informacje na temat przebiegu spotkania oraz prośbę o pewne przybycie. Jakie pismo powinien przygotować pracownik biurowy?

A. Zaproszenie

B. Ogłoszenie

C. Propozycję

D. Certyfikat

Odpowiedź "Zaproszenie" jest poprawna, ponieważ zgodnie z praktykami biznesowymi, zaproszenie jest pismem, które ma na celu formalne poinformowanie uczestników o planowanym wydarzeniu, w tym wypadku o Walnym Zgromadzeniu Udziałowców. Zaproszenie powinno zawierać kluczowe informacje, takie jak data, godzina oraz miejsce spotkania, a także prośbę o potwierdzenie obecności. W praktyce, dobrze skonstruowane zaproszenie nie tylko informuje o wydarzeniu, ale również podkreśla jego znaczenie oraz zachęca do udziału. Warto dodać, że zaproszenia są często stosowane w kontekście formalnych spotkań, co z kolei podnosi ich rangę i profesjonalizm. W kontekście prawa handlowego oraz regulacji dotyczących spółek, odpowiednie poinformowanie udziałowców o zwołaniu Walnego Zgromadzenia jest kluczowe dla zapewnienia transparentności oraz przestrzegania postanowień statutowych spółki. Przygotowując zaproszenie, warto również uwzględnić zasady dotyczące terminowości oraz formy przekazu, tak aby spełnić wymagania prawne oraz oczekiwania udziałowców.

Pytanie 17

Pierwszym etapem obiegu dokumentów jest

A. podział.

B. rejestracja.

C. dekreting.

D. przyjmowanie.

Pierwszą fazą obiegu pism jest przyjmowanie, które stanowi kluczowy etap w zarządzaniu dokumentami w każdej organizacji. W tej fazie następuje rejestracja wpływających dokumentów, co ma kluczowe znaczenie dla ich późniejszego przetwarzania i archiwizacji. Proces ten obejmuje zarówno fizyczne, jak i elektroniczne formy dokumentów, a jego poprawne wdrożenie jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją. Przykładem zastosowania może być organizacja, która przyjmuje pisma przychodzące od klientów; odpowiednia rejestracja tych dokumentów pozwala na ścisłe monitorowanie ich statusu, co z kolei ułatwia szybsze i bardziej efektywne podejmowanie decyzji. Ponadto, przyjmowanie dokumentów zgodnie z określonymi procedurami umożliwia również ich późniejsze odnalezienie, co jest kluczowe w kontekście audytów oraz zapewnienia zgodności z regulacjami prawnymi. Takie podejście jest fundamentalnym elementem systemów zarządzania jakością, takich jak normy ISO 9001, które podkreślają znaczenie dokumentacji w procesach organizacyjnych.

Pytanie 18

Dokumenty, które po pięciu latach przechowywania w archiwum, powinny zostać poddane przeglądowi przez eksperta, który zdecyduje o ich dalszym przechowywaniu lub zniszczeniu, powinny być oznaczone symbolem

A. Bc5

B. AS

C. B5

D. BES

Wybór innych symboli, takich jak B5, Bc5 czy AS, może wynikać z błędnego zrozumienia zasad archiwizacji dokumentów. Symbol B5 sugeruje, że dokumenty powinny być przechowywane przez pięć lat, jednak nie zawiera informacji o konieczności ich przeglądu przez specjalistę, co jest kluczowym elementem procesu selekcji dokumentów. Brak tego aspektu prowadzi do potencjalnego gromadzenia zbędnych dokumentów, co z kolei zwiększa koszty przechowywania oraz może stwarzać ryzyko utraty istotnych informacji. Podobnie, wybór Bc5 może wynikać z mylnego założenia, że sam proces przechowywania przez pięć lat wystarczy, aby zapewnić zgodność z regulacjami prawnymi, co jest niewystarczające. Z kolei symbol AS nie odnosi się do procedur przeglądu dokumentów, przez co może prowadzić do niewłaściwego zarządzania danymi, w tym do zjawiska "zatrzymania dokumentów", czyli gromadzenia ich bez odpowiedniej analizy. W praktyce, ignorowanie potrzeby konsultacji z ekspertem przy podejmowaniu decyzji o przyszłości dokumentów może prowadzić do naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych oraz zwiększonego ryzyka utraty istotnych informacji. Dlatego kluczowe jest przestrzeganie standardów zarządzania dokumentacją, które uwzględniają zarówno czas przechowywania, jak i konieczność przeglądu przez wykwalifikowany personel.

Pytanie 19

Znak wielkiej litery w sześciopunktowym systemie Braille'a powstaje przez określoną kombinację punktów

A. [3456]

B. [46]

C. [123]

D. [6]

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź [46] jest prawidłowa, gdyż w sześciopunktowym piśmie Braille'a znaki dużej litery są oznaczane przez podniesienie punktów 4 i 6. To oznaczenie jest kluczowe, gdyż pozwala na rozróżnienie liter pisanych dużą literą od tych pisanych małą. W praktyce, stosowanie dużych liter w piśmie Braille'a jest istotne w kontekście edukacji i komunikacji osób niewidomych i niedowidzących. Dzięki tym oznaczeniom, użytkownicy mogą poprawnie interpretować teksty, które zawierają nazwy własne, tytuły lub inne kluczowe informacje, które wymagają uwagi. Warto również zaznaczyć, że zgodnie z międzynarodowymi standardami dotyczącymi pisma Braille'a, znajomość i poprawne stosowanie tych oznaczeń jest niezbędne dla efektywnej komunikacji. Dobrze przeszkoleni nauczyciele i terapeuci powinny zwracać uwagę na tę zasadę podczas nauki czytania i pisania w Braille'u, aby przygotować uczniów do samodzielnego korzystania z tego systemu w przyszłości.

Pytanie 20

Jakie dokumenty są klasyfikowane jako archiwalne A?

A. oferty handlowe

B. faktury

C. statuty spółek

D. zamówienia

Wybór odpowiedzi związanych z zamówieniami, fakturami czy ofertami handlowymi jest błędny, gdyż dokumenty te nie są klasyfikowane jako archiwalne w tej samej kategorii co statuty spółek. Zamówienia, choć mogą być istotne dla procesów operacyjnych wewnątrz firmy, są dokumentami o krótszym okresie przechowywania. Zazwyczaj istnieją wewnętrzne procedury dotyczące ich archiwizacji, które podlegają innym regulacjom związanym z ewidencjonowaniem i przetwarzaniem danych. Faktury, z kolei, są dokumentami księgowymi, które również mają określony czas przechowywania, najczęściej wynoszący kilka lat, co wynika z przepisów podatkowych. Oferty handlowe, choć mogą być istotne w kontekście rozwoju relacji z klientami, z reguły nie mają charakteru archiwalnego, a ich przechowywanie jest uzasadnione jedynie w kontekście negocjacji handlowych lub audytów. Przykładem typowego błędu myślowego jest utożsamienie wszystkich dokumentów z obiegu wewnętrznego z dokumentami archiwalnymi, co jest niezgodne z zasadami klasyfikacji dokumentów. Kluczowym elementem efektywnego zarządzania dokumentacją jest zrozumienie różnicy pomiędzy dokumentami operacyjnymi a archiwalnymi i właściwe dostosowanie procedur archiwizacyjnych do specyfiki poszczególnych kategorii dokumentów.

Pytanie 21

Który z poniższych programów komputerowych można użyć do stworzenia oferty handlowej z tekstem i grafiką?

A. Microsoft Word

B. Microsoft Access

C. Microsoft Paint

D. Microsoft OneNote

Microsoft Word to wszechstronny edytor tekstu, który jest idealny do tworzenia ofert handlowych. Umożliwia użytkownikom wprowadzanie tekstu, formatowanie go oraz dodawanie różnorodnych elementów graficznych, takich jak zdjęcia, wykresy czy tabele. Dzięki bogatej bibliotece szablonów, użytkownicy mogą szybko stworzyć profesjonalnie wyglądające dokumenty, które łatwo można dostosować do specyficznych potrzeb klienta. Dodatkowo, program wspiera funkcje takie jak sprawdzanie pisowni, komentarze i śledzenie zmian, co jest niezwykle pomocne przy współpracy z innymi osobami. Integracja z aplikacjami z rodziny Microsoft Office, takimi jak Excel, pozwala na łatwe wstawianie danych i wykresów bezpośrednio z arkuszy kalkulacyjnych. W praktyce, wiele firm korzysta z Microsoft Word do przygotowywania ofert, ponieważ program ten nie tylko ułatwia estetyczne przedstawienie informacji, ale także przyczynia się do efektywności pracy zespołowej.

Pytanie 22

Dokładne ustalenia dotyczące zakresu działania jednostki, podziału obowiązków, uprawnień oraz odpowiedzialności osób zajmujących stanowiska kierownicze i pracowników na samodzielnych pozycjach są regulowane

A. w polityce bezpieczeństwa danych osobowych

B. w polityce bezpieczeństwa informacji

C. w regulaminie pracy

D. w regulaminie organizacyjnym

Regulamin pracy, choć ważny, dotyczy przede wszystkim zasad obowiązujących w miejscu pracy, takich jak godziny pracy, czas urlopów czy zasady dotyczące wynagrodzeń. Nie dostarcza on jednak szczegółowych informacji dotyczących struktury organizacyjnej, co sprawia, że nie jest odpowiednim dokumentem do określenia zakresu działania oraz podziału odpowiedzialności w ramach jednostki. Polityka bezpieczeństwa informacji koncentruje się na zabezpieczeniu danych oraz systemów informacyjnych przed zagrożeniami, a nie na organizacji pracy i podziale zadań w zespole. Z kolei polityka bezpieczeństwa danych osobowych odnosi się do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak RODO, co również nie dotyczy struktury organizacyjnej i nie definiuje ról i odpowiedzialności pracowników. Powszechnym błędem myślowym jest utożsamianie tych dokumentów z regulaminem organizacyjnym, co prowadzi do nieporozumień dotyczących ich funkcji. Kluczowe jest zrozumienie, że każdy z tych dokumentów ma inny cel i zakres. Właściwe podejście polega na umiejętnym stosowaniu wszystkich tych dokumentów w kontekście ich specyficznych funkcji.”

Pytanie 23

Reklamacja dotycząca jakości złożona przez kupującego nabyte towary stanowi dokument handlowy, który pojawia się na etapie

A. zamawiania towaru

B. oferty sprzedażowej

C. dostarczenia towaru

D. sprawdzania dostawy

Reklamacja jakościowa złożona przez nabywcę towarów jest procesem, który ma miejsce na etapie weryfikacji dostawy. W tym momencie nabywca sprawdza, czy otrzymany towar spełnia umówione standardy jakości oraz czy jest zgodny z zamówieniem. Jeżeli pojawiają się jakiekolwiek niezgodności, na przykład uszkodzenia, braki lub niezgodności z opisem, nabywca ma prawo do złożenia reklamacji. W praktyce, procedura reklamacyjna jest kluczowym elementem zarządzania jakością w przedsiębiorstwie. Firmy powinny stosować się do norm ISO 9001, które jasno określają wymagania dotyczące zarządzania jakością oraz obsługi reklamacji. Dokumentacja reklamacyjna powinna być starannie prowadzona, co pozwala na analizę problemów jakościowych oraz wdrażanie działań korygujących. Przykładem może być firma zajmująca się sprzedażą elektroniki, która po otrzymaniu zgłoszenia reklamacyjnego może zbadać, czy wadliwy produkt pochodził z konkretnej partii produkcyjnej. Taka analiza pozwala na eliminację problemów w przyszłości oraz zwiększa satysfakcję klientów.

Pytanie 24

Jakie jest zadanie narady?

A. prezentacja referatów oraz dyskusja

B. przedstawienie i przedyskutowanie aktualnych problemów

C. omówienie oraz akceptacja raportów

D. wymiana idei oraz doświadczeń

Odpowiedź, która mówi o 'przedstawieniu i przedyskutowaniu aktualnych problemów', jest całkiem trafna. Na naradach właśnie chodzi o to, żeby zidentyfikować i omówić ważne kwestie, które mogą mieć wpływ na to, jak działa organizacja. Uczestnicy mogą podzielić się swoimi spostrzeżeniami i zaproponować różne rozwiązania, a to powoduje, że wszyscy mogą wymieniać się wiedzą i doświadczeniem. Na przykład, jak w zespołach projektowych, gdzie omawia się bieżące wyzwania. To daje szansę na szybką reakcję i zmiany w planach, gdy coś nie idzie po myśli. Moim zdaniem, dobrze prowadzone takie spotkania powinny opierać się na zarządzaniu czasem, komunikacji i budowaniu zaufania w zespole. Umiejętność prowadzenia narad i rozmawianie o aktualnych problemach jest kluczowe, by zespoły mogły efektywnie działać.

Pytanie 25

Dokumentacja, która po zakończeniu obowiązującego czasu przechowywania podlega ocenie archiwalnej, oznaczana jest

A. symbolem B

B. symbolem A

C. symbolem Bc

D. symbolem BE

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dokumentacja oznaczona symbolem BE wskazuje na jej status archiwalny po upływie okresu przechowywania. Oznaczenie to jest zgodne z przepisami prawa oraz regulacjami dotyczącymi archiwizacji dokumentów, które mają na celu zapewnienie właściwego zarządzania informacjami w instytucjach. Przykładem zastosowania tego symbolu mogą być dokumenty finansowe, które po zakończeniu okresu ich obowiązkowego przechowywania wciąż mogą być istotne dla późniejszych audytów lub kontroli. W praktyce, oznaczenie BE pozwala na łatwiejsze identyfikowanie dokumentów, które mogą zostać archiwizowane i przechowywane w dłuższym okresie czasu. Dzięki temu specjaliści ds. archiwizacji oraz zarządzania dokumentacją są w stanie podejmować świadome decyzje dotyczące dalszego przechowywania, udostępniania lub zniszczenia dokumentów zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Oznaczenie dokumentów zgodnie z przyjętymi standardami ułatwia również audyty oraz inspekcje, co jest kluczowe dla utrzymania porządku oraz zgodności z przepisami. Warto zaznaczyć, że stosowanie właściwych symboli jest istotnym elementem dobrych praktyk w obszarze zarządzania dokumentacją, co przekłada się na efektywność procesów organizacyjnych.

Pytanie 26

Jaki dokument jest tworzony w celu udokumentowania przebiegu obowiązkowego zebrania pracowników?

A. Pismo przewodnie

B. Protokół zebrania

C. Listę obecności

D. Zawiadomienie o zebraniu

Protokół zebrania jest kluczowym dokumentem, który formalizuje przebieg i ustalenia podjęte podczas zebrania pracowników. Sporządzenie protokołu jest ważne nie tylko z punktu widzenia organizacji pracy, ale także w kontekście zgodności z przepisami prawa pracy oraz standardami zarządzania. Protokół powinien zawierać datę, miejsce, uczestników oraz porządek obrad, a także szczegółowy opis omawianych tematów i podjętych decyzji. Dobrze sporządzony protokół może stanowić istotny dowód w przypadku sporów lub nieporozumień. W praktyce, protokół z zebrania może być również używany jako materiał do analizy efektywności spotkań oraz jako baza do planowania kolejnych działań. Warto pamiętać, że zgodnie z dobrymi praktykami, protokół powinien być zatwierdzony przez uczestników zebrania i przechowywany w dokumentacji firmy, co umożliwia późniejsze odniesienie się do omawianych kwestii.

Pytanie 27

Kancelaria w danej jednostce organizacyjnej opracowuje instrukcję na podstawie

A. regulaminu pracy

B. instrukcji organizacyjnej

C. schematu organizacyjnego

D. regulaminu organizacyjnego

Istotnym aspektem tworzenia instrukcji kancelaryjnej jest zrozumienie, że nie bazuje ona na regulaminie pracy, instrukcji organizacyjnej ani schemacie organizacyjnym. Regulamin pracy reguluje jedynie zasady zatrudnienia, obowiązki pracowników oraz czas pracy, co nie ma bezpośredniego wpływu na procedury obiegu dokumentów. Instrukcja organizacyjna natomiast dotyczy struktury jednostki, ale nie definiuje szczegółowych procedur kancelaryjnych, które koncentrują się na operacyjnych aspektach zarządzania dokumentami. Schemat organizacyjny przedstawia relacje i hierarchię w jednostce, jednak nie dostarcza żadnych konkretnych wytycznych dotyczących obiegu dokumentów. Z tego powodu, opieranie instrukcji kancelaryjnej na tych dokumentach może prowadzić do nieefektywnego zarządzania, braku klarowności w procesie obiegu dokumentów oraz potencjalnych naruszeń przepisów prawnych. W praktyce, często spotyka się sytuacje, w których pracownicy są zdezorientowani co do obowiązujących procedur, co prowadzi do chaosu w obiegu dokumentów. Dlatego kluczowe jest, aby każda jednostka organizacyjna miała jasno określone regulacje, które będą fundamentem dla efektywnej instrukcji kancelaryjnej.

Pytanie 28

Pracownik biura dokonuje podziału przychodzącej korespondencji w jednostce organizacyjnej zgodnie z wytycznymi

A. inwentaryzacyjną

B. korespondencyjną

C. archiwalną

D. kancelaryjną

Wybór odpowiedzi archiwalną, inwentaryzacyjną lub korespondencyjną wskazuje na szereg nieporozumień dotyczących funkcji i celu rozdziału korespondencji w kancelarii. Odpowiedź archiwalną sugeruje, że rozdział korespondencji ma na celu jedynie jej archiwizację, co jest błędne. Archiwizacja jest procesem ostatecznym, który następuje po pełnym obiegu dokumentów i nie dotyczy samego ich podziału. Z kolei inwentaryzacyjna może budzić skojarzenia z ewidencjonowaniem zasobów, co również nie ma zastosowania w kontekście przydzielania i rozdzielania korespondencji. Ostatnia odpowiedź, korespondencyjną, również nie oddaje sedna sprawy, gdyż korespondencja to jedynie forma dokumentów, podczas gdy kancelaria musi postępować zgodnie z procedurami kancelaryjnymi, które integrują różne aspekty zarządzania dokumentami. Typowym błędem jest mylenie funkcji obiegu dokumentów z ich archiwizacją lub klasyfikacją, co wskazuje na brak zrozumienia procesów administracyjnych w organizacji. Ważne jest, aby pracownik kancelarii był dobrze zaznajomiony z procedurami kancelaryjnymi oraz standardami zarządzania dokumentacją, aby skutecznie rozdzielać korespondencję zgodnie z jej przeznaczeniem.

Pytanie 29

Z zamieszczonego fragmentu opisu schematu struktury organizacyjnej wynika, że pracownik zatrudniony na stanowisku handlowca podlega bezpośrednio

Fragment opisu schematu struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa
(…)
Przedsiębiorstwem zarządza dyrektor. Podlega mu czterech kierowników: kierownik ds. administracyjnych, kierownik ds. finansowych, kierownik ds. produkcji oraz kierownik ds. handlowych.
Kierownikowi ds. handlowych podlegają specjalista ds. marketingu, specjalista ds. sprzedaży, specjalista ds. transportu oraz handlowiec.
(…)

A. kierownikowi ds. administracyjnych.

B. kierownikowi ds. handlowych.

C. specjaliście ds. sprzedaży.

D. specjaliście ds. transportu.

Analizując błędne odpowiedzi, należy zauważyć, że wszystkie z nich wskazują na niewłaściwe zrozumienie struktury organizacyjnej oraz przypisanych ról. Kierownik ds. administracyjnych nie ma bezpośredniego związku z działem handlowym, ponieważ jego obowiązki koncentrują się na zadaniach administracyjnych, co nie obejmuje zarządzania sprzedażą ani bezpośredniego wpływu na wyniki finansowe. Z kolei specjalista ds. transportu pełni zupełnie inną funkcję, skupiając się na logistyce i zarządzaniu łańcuchem dostaw, co również nie jest związane z rolą handlowca. Specjalista ds. sprzedaży, mimo że może współpracować z handlowcem, nie jest jego bezpośrednim przełożonym, a więc nie powinien być postrzegany jako osoba odpowiedzialna za nadzorowanie jego pracy. Typowe błędy myślowe, które prowadzą do takich niepoprawnych wniosków, to brak zrozumienia hierarchii organizacyjnej oraz mylenie ról i odpowiedzialności w różnych działach. Kluczowe jest, aby przed udzieleniem odpowiedzi na takie pytania dokładnie przeanalizować strukturę przedsiębiorstwa i jasno określić, jakie role i kompetencje przypisane są poszczególnym stanowiskom.

Pytanie 30

Jakie pismo ma charakter przekonywujący?

A. raport

B. reklamacja

C. poświadczenie

D. zawiadomienie

Reklamacja to ważny dokument, bo pozwala wyrazić swoje niezadowolenie z zakupionego towaru czy usługi. W skrócie, to takie formalne zgłoszenie roszczenia. W praktyce, dobrze jest wiedzieć, jak ją napisać - musi mieć dane o sprzedawcy, kliencie, opisać dokładnie, co nie gra oraz jakie mamy oczekiwania. Na przykład, jeśli kupiłeś zepsuty produkt, to wysyłasz reklamację żądając wymiany albo zwrotu pieniędzy. Co ważne, zgodnie z ustawą, sprzedawca ma pewien czas na odpowiedź, więc warto dbać o to, jak piszemy reklamację. Umiejętność pisania takich pism jest dosyć istotna dla ochrony naszych praw jako konsumentów. Moim zdaniem, każda osoba powinna umieć to robić, bo to nasze prawo.

Pytanie 31

Nalepkę pocztową typu PRIORYTET należy umieścić na kopercie w polu

A. symbolowym

B. nadawcy

C. znaczkowym

D. adresowym

Nalepka pocztowa PRIORYTET powinna się znaleźć w polu symbolowym na kopercie. To jest zgodne z regułami, które obowiązują w poczcie. To pole służy do zamieszczania różnych informacji o przesyłce, jak status, waga czy klasyfikacja usługi. Kiedy umieszczasz nalepkę PRIORYTET w tym miejscu, dajesz znać, że Twoja przesyłka ma mieć priorytet. To może przyspieszyć jej doręczenie. Weźmy na przykład sytuację, gdy wysyłasz ważne dokumenty, które muszą dotrzeć szybko. Trzeba też pamiętać, że jak źle nakleisz nalepkę, to może to spowodować opóźnienia lub błędy w traktowaniu przesyłki. Dlatego znajomość zasad umieszczania takich oznaczeń jest bardzo istotna dla szybkiej i sprawnej obsługi pocztowej.

Pytanie 32

Spotkanie o charakterze wewnętrznym, które ma miejsce raz lub dwa razy do roku, gdzie podejmowane są wspólne decyzje, takie jak wybór zarządu czy akceptacja rocznego sprawozdania finansowego, nosi nazwę

A. zebranie.

B. zgromadzenie.

C. narada.

D. konferencja.

Wybór odpowiedzi, takich jak posiedzenie, odprawa czy narada, świadczy o niepełnym zrozumieniu różnic między tymi terminami a zgromadzeniem. Posiedzenie z reguły odnosi się do spotkań formalnych, które mogą mieć różne formy i cele, ale niekoniecznie mają charakter kolegialnego podejmowania decyzji, jak ma to miejsce w zgromadzeniu. Odprawa jest to spotkanie, które często ma na celu omówienie bieżących zadań, problemów operacyjnych lub strategii, co czyni ją bardziej kierunkową i mniej formalną niż zgromadzenie. Natomiast narada, mimo że może mieć charakter dyskusyjny, zazwyczaj odnosi się do spotkań roboczych i niekoniecznie wiąże się z podejmowaniem decyzji na poziomie zarządczym lub strategicznym. Problemy te wskazują na powszechne błędy myślowe, takie jak mylenie formalnych spotkań decyzyjnych z innymi formami komunikacji. Kluczowe znaczenie ma zrozumienie strukturalnych różnic oraz celów każdego z tych spotkań, co jest istotne w kontekście efektywnego zarządzania organizacją oraz zgodności z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania projektami i organizacjami.

Pytanie 33

Formularz "Spis spraw" stosowany w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym ma na celu

A. rejestrację spraw w archiwum zakładowym

B. rejestrację spraw w komórce merytorycznej

C. ewidencjonowanie teczek aktowych

D. rejestrację dokumentów wpływających do kancelarii ogólnej

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Formularz "Spis spraw" w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym pełni kluczową rolę w rejestracji spraw w komórkach merytorycznych, co pozwala na efektywne zarządzanie obiegiem spraw i dokumentów w organizacji. Umożliwia to ścisłą kontrolę nad procesem decyzyjnym, a także ułatwia dostęp do informacji niezbędnych do podjęcia działań. Praktyczne zastosowanie polega na tym, że każdy wpis w formularzu powinien zawierać szczegółowe dane dotyczące sprawy, takie jak data zarejestrowania, osoba odpowiedzialna oraz status sprawy. Taki system pozwala na łatwe śledzenie postępów w realizacji zadań oraz identyfikację ewentualnych opóźnień. W kontekście standardów branżowych, prowadzenie spisu spraw zgodnie z normami ISO 9001 dotyczących zarządzania jakością przyczynia się do poprawy efektywności procesów oraz zwiększa przejrzystość działań w organizacji. Dobre praktyki sugerują również, aby regularnie aktualizować i weryfikować dane w spisie, co pozwala na utrzymanie wysokiej jakości informacji i minimalizuje ryzyko błędów w obiegu dokumentów.

Pytanie 34

W rubryce informacyjnej na przesyłce pocztowej umieszcza się

A. znak opłaty za przesyłkę.

B. informacje adresowe odbiorcy.

C. potwierdzenie odbioru.

D. informacje adresowe nadawcy.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Potwierdzenie odbioru jest ważnym elementem, który powinien być umieszczany na przesyłce listowej, szczególnie w kontekście usług pocztowych. To dokument, który potwierdza, że przesyłka została dostarczona do adresata, a nadawca ma dowód na to, że jego korespondencja dotarła w ręce właściwej osoby. W praktyce, potwierdzenie odbioru może być wykorzystane w sytuacjach spornych dotyczących dostarczenia przesyłki. Na przykład, w przypadku sporu dotyczącego ważnych dokumentów prawnych lub finansowych, posiadanie takiego potwierdzenia może być kluczowe dla udowodnienia daty i miejsca dostarczenia. Standardy pocztowe oraz praktyki branżowe zalecają korzystanie z potwierdzenia odbioru, aby zapewnić większą pewność i bezpieczeństwo w obiegu korespondencji. Ponadto, wiele usługodawców pocztowych oferuje możliwość śledzenia przesyłek, co dodatkowo zwiększa efektywność i transparentność procesu dostawy.

Pytanie 35

W jakim systemie kancelaryjnym dokonuje się rejestracji spraw w oparciu o rzeczowy wykaz akt?

A. Dziennikowym

B. Jednodziennikowym

C. Bezdziennikowym

D. Dwudziennikowym

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź bezdziennikowa jest prawidłowa, ponieważ w tym systemie kancelaryjnym stosuje się rejestrowanie spraw według rzeczowego wykazu akt, co oznacza, że sprawy są klasyfikowane według określonych kategorii tematycznych. W praktyce umożliwia to zorganizowane, systematyczne zarządzanie dokumentacją bez konieczności prowadzenia tradycyjnego dziennika spraw. Taki sposób klasyfikacji spraw jest szczególnie korzystny w instytucjach, które obsługują dużą liczbę akt, ponieważ ułatwia szybkie wyszukiwanie i odnajdywanie informacji. Na przykład, w urzędach administracji publicznej, gdzie obieg dokumentów musi być przejrzysty i zgodny z regulacjami prawnymi, system bezdziennikowy pozwala na efektywne zarządzanie sprawami poprzez przyporządkowanie ich do odpowiednich kategorii, co zwiększa efektywność pracy oraz minimalizuje ryzyko zagubienia dokumentów. To podejście jest zgodne z dobrymi praktykami w zarządzaniu informacją oraz standardami archiwizacji dokumentów, które zalecają utrzymanie porządku i spójności w klasyfikacji akt.

Pytanie 36

Zarządzanie przygotowaniami do zebrania powinno rozpocząć się

A. od zdefiniowania celu oraz tematu spotkania

B. od sporządzenia listy uczestników

C. od rezerwacji sali konferencyjnej

D. od wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za protokół

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Określenie celu i tematu spotkania jest kluczowym krokiem w procesie przygotowania zebrania, ponieważ stanowi fundament dla całej organizacji. Właściwie zdefiniowany cel pozwala uczestnikom zrozumieć, dlaczego spotkanie jest zwoływane i jakie rezultaty są oczekiwane. W praktyce, przed przystąpieniem do planowania szczegółów, takich jak lista obecności czy rezerwacja sali, ważne jest, aby wszyscy zaangażowani mieli jasność co do tego, jakie pytania będą omawiane i jakie decyzje powinny zostać podjęte. Może to również pomóc w zwiększeniu efektywności zebrania, co jest zgodne z zasadami zarządzania projektami i efektywności pracy zespołowej. Na przykład, w przypadku zebrania dotyczącego wprowadzenia nowego produktu, określenie celu może obejmować omówienie strategii marketingowej oraz przydzielenie zadań do poszczególnych członków zespołu, co prowadzi do lepszej organizacji i większej odpowiedzialności.

Pytanie 37

Kierownik powierza swojemu asystentowi zadanie zgromadzenia informacji na temat planowanych zebrań. W tej sytuacji kierunek przepływu informacji związany z wydanym zleceniem to

A. równoległy

B. poziomy

C. pionowy ku górze

D. pionowy ku dołowi

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź "pionowy ku dołowi" jest prawidłowa, ponieważ w tym przypadku mamy do czynienia z typowym przykładem komunikacji w strukturze organizacyjnej, gdzie informacje przepływają z wyższego szczebla (dyrektor) do niższego (asystent). Przepływ informacji w kierunku pionowym ku dołowi jest kluczowy dla efektywnego zarządzania, ponieważ umożliwia przekazywanie poleceń oraz wytycznych, które są niezbędne do realizacji strategii firmy. Z perspektywy praktycznej, dyrektor zlecając asystentowi przygotowanie danych, nie tylko przekazuje konkretne zadanie, ale również wskazuje na hierarchię działań w organizacji. Wspieranie efektywności komunikacji pionowej jest zgodne z najlepszymi praktykami zarządzania, które zalecają jasne określenie ról oraz odpowiedzialności w zespole. Dobrze zorganizowana komunikacja w pionie pozwala na szybsze podejmowanie decyzji oraz lepsze zarządzanie czasem, co przekłada się na wyższą wydajność operacyjną całej organizacji.

Pytanie 38

Na podstawie zamieszczonego fragmentu preliminarza kosztów ustal całkowity koszt zebrania dla 10 zaproszonych osób.

Fragment preliminarza kosztów
Rodzaj ponoszonych kosztów	Koszt w zł
Wynajęcie sali konferencyjnej	1 200,00 zł
Usługa cateringowa – przerwy kawowe	25,00 zł/osobę
Usługa cateringowa – obiad	35,00 zł/osobę
Materiały biurowe	30,00 zł/osobę

A. 1 900,00 zł

B. 2 500,00 zł

C. 2 300,00 zł

D. 2 100,00 zł

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 2 100,00 zł jest poprawna, ponieważ w celu obliczenia całkowitego kosztu zebrania dla 10 zaproszonych osób, należy wziąć pod uwagę zarówno stałe, jak i zmienne koszty związane z organizacją wydarzenia. Koszt wynajęcia sali konferencyjnej zazwyczaj jest stały, a w przypadku kosztów cateringowych i materiałów biurowych mamy do czynienia z kosztami jednostkowymi, które należy przemnożyć przez liczbę uczestników. Przykładowo, jeżeli koszt wynajęcia sali wynosi 1 000,00 zł, a koszt cateringu i materiałów biurowych 110,00 zł na osobę, to całkowity koszt dla 10 osób wyniesie: 1 000,00 zł + (110,00 zł x 10) = 2 100,00 zł. Tego rodzaju obliczenia są kluczowe w zarządzaniu projektami i organizacji wydarzeń, ponieważ pozwalają na dokładne planowanie budżetu oraz efektywne zarządzanie zasobami. Znajomość metodologii kalkulacji kosztów jest istotna, aby uniknąć nieprzewidzianych wydatków oraz zapewnić, że wydarzenie będzie w pełni zorganizowane w ramach założonego budżetu.

Pytanie 39

Kierownik działu budżetowego i finansowego urzędu gminy przedstawia wójtowi gminy raport dotyczący realizacji planu finansowego. Jaki jest kierunek przepływu informacji w tej sytuacji?

A. Równoległy

B. Poziomy

C. Pionowy w górę

D. Pionowy w dół

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Fajnie, że zaznaczyłeś odpowiedź "Pionowy w górę". To rzeczywiście pasuje do sytuacji, gdzie kierownik referatu budżetu i finansów przesyła sprawozdanie do wójta gminy. To typowy przykład komunikacji pionowej, gdzie informacja płynie z niższej do wyższej pozycji. W praktyce, to jest bardzo ważne, bo wójt potrzebuje rzetelnych danych do podejmowania decyzji. W zarządzaniu publicznym taka wymiana informacji jest kluczowa, by wszystko było jasne i obywatele mieli zaufanie do instytucji. Regularne przekazywanie takich sprawozdań to dobry krok w stronę przejrzystości.

Pytanie 40

Zgodnie z Kodeksem pracy, po zakończeniu zatrudnienia z pracownikiem, z którym nie planuje się nawiązać nowego stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek wystawić niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 7 dni,

A. kartę urlopową

B. świadectwo pracy

C. zakres obowiązków

D. zaświadczenie o zatrudnieniu

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zgodnie z Kodeksem pracy, po zakończeniu stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy. Jest to dokument, który potwierdza fakt zatrudnienia, jego rodzaj, czas trwania oraz inne istotne informacje dotyczące wykonywanej pracy. Świadectwo pracy powinno być wydane niezwłocznie, a maksymalnie w ciągu 7 dni od zakończenia stosunku pracy. Przykładowo, w przypadku, gdy pracownik ubiega się o nowe zatrudnienie, świadectwo pracy stanowi kluczowy dokument potwierdzający jego doświadczenie zawodowe oraz okres zatrudnienia. Z punktu widzenia dobrych praktyk HR, terminowe wydanie świadectwa pracy buduje pozytywny wizerunek pracodawcy i może wpływać na przyszłe referencje. Ponadto, zgodne z regulacjami, świadectwo pracy powinno zawierać informacje o ewentualnych karach porządkowych oraz o przyczynach rozwiązania umowy, co może być ważne dla przyszłego pracodawcy przy ocenie kandydata.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej