Wyniki egzaminu

Nowy egzamin
Informacje o egzaminie:
  • Zawód: Technik archiwista
  • Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
  • Data rozpoczęcia: 10 marca 2025 11:18
  • Data zakończenia: 10 marca 2025 11:28

Egzamin niezdany

Wynik: 18/40 punktów (45,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Udostępnij swój wynik
Facebook
X.com
LinkedIn
Szczegółowe wyniki:
Pytanie 1

W pomieszczeniu przechowalni dokumentów archiwalnych maksymalne dozwolone natężenie światła, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, nie powinno być wyższe niż

A. 250 luksów
B. 220 luksów
C. 200 luksów
D. 270 luksów
Odpowiedzi na poziomie 250, 220 oraz 270 luksów są nieprawidłowe z kilku kluczowych powodów. Po pierwsze, ich wartości są zbyt wysokie w kontekście przepisów dotyczących natężenia światła w pomieszczeniach archiwalnych. Wysokie natężenie światła, takie jak 250 lub 270 luksów, może prowadzić do negatywnych skutków dla zdrowia wzroku pracowników. Niekontrolowane natężenie światła może powodować zmęczenie oczu, bóle głowy czy nawet problemy ze skupieniem, co negatywnie wpływa na wydajność pracy. Warto również zwrócić uwagę na wpływ intensywnego oświetlenia na materiały archiwalne. Zbyt wysokie natężenie może przyspieszać proces degradacji dokumentów, zwłaszcza tych wrażliwych na światło, co jest absolutnie niedopuszczalne w kontekście ochrony zasobów archiwalnych. Brak znajomości przepisów i norm dotyczących oświetlenia może prowadzić do nieodpowiednich decyzji projektowych oraz organizacyjnych, które zagrażają zarówno zdrowiu pracowników, jak i integralności archiwów. Dlatego tak ważne jest, aby przy projektowaniu przestrzeni magazynowych stosować się do obowiązujących norm oraz standardów, które zapewniają odpowiednie warunki do pracy i ochrony materiałów.
Pytanie 2

Na podstawie danych zamieszczonych w tabeli określ, którą kategorię dokumentacji będzie miało hasło
"Działalność socjalna – wycieczki, półkolonie i kolonie" po scaleniu klas w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

1420Działalność socjalna – wycieczkiB2Bc
1421Działalność socjalna – półkolonieB10Bc
1422Działalność socjalna – kolonieB50Bc

A. B2
B. B62
C. B10
D. B50
Poprawna odpowiedź to B50, ponieważ hasło 'Działalność socjalna – wycieczki, półkolonie i kolonie' w kontekście jednolitego rzeczowego wykazu akt jest przypisane do tej kategorii. W tabeli, która zawiera przypisania kategorii dokumentacji, znajdujemy informację, że 'Działalność socjalna – kolonie' jest klasyfikowana jako B50. To oznacza, że wszystkie podobne aktywności związane z działalnością socjalną, takie jak wycieczki i półkolonie, również powinny być objęte tą samą kategorią. Takie podejście jest zgodne z zasadami klasyfikacji dokumentów, które dążą do spójności i systematyczności. W praktyce, stosując jednolity rzeczowy wykaz akt, instytucje powinny dążyć do jak najlepszej organizacji dokumentacji, co pozwala na efektywne zarządzanie informacjami oraz ich szybkie odszukiwanie. Warto zaznaczyć, że właściwe przyporządkowanie dokumentów do odpowiednich kategorii ma kluczowe znaczenie dla zachowania porządku w archiwizacji oraz spełnienia wymogów prawnych dotyczących przechowywania dokumentacji.
Pytanie 3

Dokumenty przeznaczone do archiwum zakładowego powinien zorganizować pracownik

A. komórki, która zniszczyła dokumentację
B. archiwum zakładowe
C. komórki, która stworzyła dokumentację
D. archiwum państwowe
Dokumentację przekazywaną do archiwum zakładowego powinien uporządkować pracownik komórki, która wytworzyła tę dokumentację, ponieważ posiada on najwięcej informacji na temat jej treści i kontekstu powstania. Pracownik ten zna również zasady dotyczące klasyfikacji oraz terminologii, co jest kluczowe dla późniejszego wyszukiwania i wykorzystania dokumentów. W praktyce, taki pracownik powinien również zadbać o odpowiednie oznakowanie dokumentów, co jest zgodne z najlepszymi praktykami archiwizacji, takimi jak normy ISO 15489, które odnoszą się do zarządzania dokumentacją. Ponadto, uporządkowanie dokumentacji przez osobę bezpośrednio odpowiedzialną za jej wytworzenie minimalizuje ryzyko błędów, które mogą wystąpić, gdy dokumenty są przekazywane do archiwum przez osoby niezaznajomione z ich treścią. Dobrze zorganizowany system archiwizacji pozwala na łatwe odnalezienie informacji w przyszłości, co ma kluczowe znaczenie dla działalności każdej organizacji.
Pytanie 4

Znak sprawy nie zawiera

A. numeru z rejestru korespondencji
B. znaku jednostki organizacyjnej
C. symbolu klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu dokumentów
D. kolejnego numeru sprawy, wynikającego z rejestru spraw
Znak sprawy, który zawiera symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt, nie jest błędny, ale nie stanowi pełnej identyfikacji sprawy. Oznaczenie sprawy za pomocą symbolu klasyfikacyjnego jest istotne, ponieważ umożliwia przypisanie dokumentów do określonych kategorii tematycznych. Niemniej jednak, sam symbol klasyfikacyjny nie jest wystarczający, aby skutecznie zarządzać dokumentacją. Podobnie, znak komórki organizacyjnej może być użyteczny w kontekście określenia, która jednostka jest odpowiedzialna za daną sprawę, lecz brak numeru z rejestru korespondencji ogranicza zdolność do śledzenia korespondencji. Kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw, również nie jest wystarczającym elementem identyfikacyjnym, gdyż nie łączy się on bezpośrednio z rzeczywistym przebiegiem korespondencji. Typowe błędy myślowe prowadzące do takich niepoprawnych wniosków często wynikają z niezrozumienia hierarchii informacji w dokumentacji. Kluczowe jest, aby rozumieć, że każda sprawa wymaga kompleksowego systemu identyfikacji, który uwzględnia zarówno klasyfikację, jak i możliwość śledzenia korespondencji, co stanowi fundament dobrego zarządzania dokumentacją w każdej organizacji.
Pytanie 5

Akta sprawy tworzą dokumenty, które

A. otrzymały symbol komórki organizacyjnej i kategorię archiwalną.
B. otrzymały datę wpływu oraz znak teczki aktowej.
C. zostały przyporządkowane do sprawy i otrzymały znak sprawy.
D. zostały przyporządkowane do jednostki organizacyjnej.
Dokumenty, które tworzą akta sprawy, są kluczowymi elementami w zarządzaniu informacją w kontekście procesów administracyjnych oraz prawnych. Odpowiedź, że dokumentacja została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy, jest zgodna z podstawowymi zasadami klasyfikacji i archiwizacji dokumentów. Przyporządkowanie dokumentów do konkretnej sprawy oraz nadanie im unikalnego znaku sprawy pozwala na ich łatwe zidentyfikowanie i szybkie odnalezienie w przyszłości. W praktyce oznacza to, że każdy dokument, np. umowa, pismo urzędowe czy notatka, jest odpowiednio oznaczony, co zapewnia porządek w dokumentacji oraz ułatwia dostęp do informacji. Zgodnie z dobrymi praktykami archiwizacji, wszystkie dokumenty powinny być systematycznie katalogowane, a ich status powinien być regularnie aktualizowany, aby zapewnić ich integralność i bezpieczeństwo. Taki system zarządzania dokumentacją wspiera nie tylko efektywność pracy, ale także zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi dotyczącymi przechowywania i obiegu dokumentów.
Pytanie 6

Jaką powinna mieć odległość przestrzeń pomiędzy regałami w magazynie archiwum zakładowego?

A. 40 ÷ 50 cm
B. 40 ÷ 60 cm
C. 50 ÷ 70 cm
D. 80 ÷ 100 cm
Wybrane odpowiedzi, które sugerują mniejsze odległości pomiędzy regałami, takie jak 50 ÷ 70 cm, 40 ÷ 60 cm, czy 40 ÷ 50 cm, mogą prowadzić do wielu problemów w praktyce magazynowej. W przypadku zbyt wąskich przejść, ogranicza się swoboda ruchów pracowników oraz możliwości korzystania z wózków widłowych, co w rezultacie może prowadzić do zwiększonej liczby wypadków. Przykładowo, przestrzeń 40 cm jest niewystarczająca, by operować wózkiem widłowym, co ogranicza możliwości transportu towarów. Ponadto, przy zbyt małych odstępach, istnieje ryzyko uszkodzenia regałów oraz składowanego towaru. W praktyce, nieprzestrzeganie norm dotyczących odległości może także prowadzić do problemów z wentylacją oraz dostępem do sprzętu gaśniczego w przypadku pożaru, co jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa w miejscu pracy. Warto również zauważyć, że wiele organizacji przemysłowych oraz magazynowych stosuje normy, które precyzują minimalne odległości przejść, aby zminimalizować ryzyko ergonomiczne oraz poprawić wydajność operacyjną. Użytkownicy często błędnie myślą, że mniejsze odległości pozwolą na zaoszczędzenie przestrzeni, jednak w praktyce prowadzi to do większych problemów oraz ogranicza efektywność funkcjonowania całego magazynu.
Pytanie 7

Które z wymienionych archiwów państwowych nie stanowi archiwum wyodrębnionego?

A. Archiwum Główne Akt Dawnych
B. Archiwum Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej
C. Archiwum Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej
D. Archiwum Biura Bezpieczeństwa Narodowego
Archiwum Główne Akt Dawnych (AGAD) jest instytucją, która nie jest archiwum wyodrębnionym. Zostało utworzone w 1945 roku i ma na celu gromadzenie oraz przechowywanie dokumentów dotyczących historii Polski, szczególnie tych z okresu przedrozbiorowego. W przeciwieństwie do archiwów wyodrębnionych, takich jak Archiwum Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, które jest dedykowane do zbierania dokumentacji związanej z działalnością Prezydenta oraz jego kancelarii, AGAD pełni rolę archiwum o szerszym zakresie. To archiwum jest kluczowe dla badaczy historii, ponieważ gromadzi źródła, które mogą być wykorzystane do analizy procesów politycznych, społecznych i kulturalnych w Polsce. W praktyce, korzystanie z zasobów AGAD wymaga znajomości zasad kwerendy archiwalnej oraz zrozumienia kontekstu historycznego dokumentów, co jest niezbędne dla prawidłowej interpretacji danych. Warto również zaznaczyć, że archiwa wyodrębnione są często regulowane odrębnymi przepisami prawnymi, co różni je od archiwów państwowych ogólnego użytku.
Pytanie 8

To pytanie jest dostępne tylko dla zalogowanych użytkowników. Zaloguj się lub utwórz konto aby zobaczyć pełną treść pytania.

Odpowiedzi dostępne po zalogowaniu.

Wyjaśnienie dostępne po zalogowaniu.

Pytanie 9

Który dokument w organizacji określa zasady zarządzania dokumentacją, zaczynając od jej otrzymania aż do momentu uznania za część archiwum zakładowego?

A. Jednolity rzeczowy wykaz akt
B. Schemat organizacyjny
C. Regulamin organizacyjny
D. Instrukcja kancelaryjna

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Instrukcja kancelaryjna jest dokumentem kluczowym w obszarze zarządzania dokumentacją w jednostkach organizacyjnych. Reguluje ona zasady obiegu, archiwizacji oraz przechowywania dokumentów, co jest niezbędne dla zapewnienia efektywności i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. W praktyce oznacza to, że każda jednostka, która posiada dokumenty, musi mieć jasno określone procedury ich obsługi, począwszy od momentu wpływu, aż do ich archiwizacji. Współczesne standardy zarządzania dokumentacją zalecają stosowanie instrukcji kancelaryjnej jako narzędzia do minimalizacji ryzyka zagubienia ważnych informacji, a także do ochrony przed nieautoryzowanym dostępem. Przykładem praktycznego zastosowania instrukcji kancelaryjnej może być wprowadzenie systemu identyfikacji dokumentów, który pozwala na ich łatwe śledzenie oraz kontrolowanie dostępu, co podnosi poziom bezpieczeństwa informacji w organizacji. Dobrze opracowana instrukcja kancelaryjna stanowi fundament prawidłowego funkcjonowania biura oraz umożliwia efektywne zarządzanie wiedzą w organizacji.
Pytanie 10

Poszukiwanie informacji w dokumentach w celu wyjaśnienia konkretnej sprawy to

A. kwerenda
B. kartularz
C. kurenda
D. kwartant

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Kwerenda to tak naprawdę sposób, w jaki szukamy informacji w różnych dokumentach czy bazach danych. W praktyce może to być pytanie do jakiegoś systemu informacyjnego czy analiza akt prawnych. Na przykład prawnicy albo analitycy danych muszą czasem przeprowadzać kwerendy, żeby zrozumieć, co się dzieje w danej sprawie. Dzięki temu mogą znaleźć kluczowe fakty i dowody, które są im potrzebne. Warto pamiętać, że robiąc kwerendę, trzeba stosować się do pewnych zasad, żeby zdobyte informacje były dokładne i wiarygodne. Używanie odpowiednich metod badawczych oraz analizowanie danych zgodnie z prawem to istotne elementy, które mogą naprawdę pomóc w pracy z informacjami. Bez tej umiejętności trudno by było odnaleźć się w świecie informacji, a dobre przeprowadzanie kwerend może naprawdę zmienić bieg sprawy.
Pytanie 11

To pytanie jest dostępne tylko dla zalogowanych użytkowników. Zaloguj się lub utwórz konto aby zobaczyć pełną treść pytania.

Odpowiedzi dostępne po zalogowaniu.

Wyjaśnienie dostępne po zalogowaniu.

Pytanie 12

Jakiego obszaru nie reguluje instrukcja kancelaryjna?

A. Zatwierdzania, podpisywania i wysyłania pism
B. Przyjmowania, otwierania oraz kontrolowania przesyłek
C. Rejestrowania spraw oraz sposobu ich dokumentacji
D. Zarządzania dokumentacją oraz jej ewidencjonowaniem
W kontekście instrukcji kancelaryjnej pojawiają się różnorodne aspekty związane z obiegiem dokumentów, które mogą prowadzić do nieścisłości w interpretacji jej zapisów. Wymienione odpowiedzi, takie jak rejestracja spraw, akceptacja pism oraz przyjmowanie przesyłek, są integralnymi elementami procesu kancelaryjnego. Rejestracja spraw dotyczy dokumentowania działań oraz stanu spraw w obiegu, co jest kluczowe dla transparentności i audytowalności procesów. Akceptacja i podpisywanie pism są z kolei istotnymi krokami w legalizowaniu dokumentów, zapewniając ich ważność i skuteczność prawną. Przyjmowanie przesyłek wiąże się natomiast z odpowiedzialnością za obieg informacji, co ma kluczowe znaczenie dla sprawnego działania instytucji. Błąd w interpretacji zakresu tematycznego instrukcji kancelaryjnej może prowadzić do zaniedbań w obiegu dokumentów, co w konsekwencji wpływa na efektywność organizacyjną. Warto zatem zrozumieć, że wszystkie te elementy są ze sobą powiązane i pełnią istotne funkcje w kontekście zarządzania dokumentacją, a nieprawidłowe ich zrozumienie może prowadzić do istotnych nieprawidłowości w pracy kancelarii.
Pytanie 13

Jakie składniki powinien posiadać opis teczki aktowej, aby był zgodny z procedurami przed przekazaniem do archiwum zakładowego?

A. Nazwę jednostki organizacyjnej, znak teczki, tytuł teczki
B. Nazwę komórki organizacyjnej, znak teczki, kategorię dokumentacji, tytuł teczki
C. Nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię dokumentacji, tytuł teczki, daty skrajne akt
D. Nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, znak teczki, kategorię dokumentacji, tytuł teczki, daty skrajne akt
Poprawna odpowiedź uwzględnia wszystkie istotne elementy, które powinny znaleźć się w opisie teczki aktowej przekazywanej do archiwum zakładowego. W skład tych elementów wchodzi nazwa jednostki organizacyjnej, która wskazuje na instytucję odpowiedzialną za dokumentację, co jest kluczowe dla przyszłej identyfikacji oraz lokalizacji akt. Nazwa komórki organizacyjnej jest równie istotna, ponieważ pozwala określić, która sekcja w ramach jednostki zajmowała się danymi dokumentami. Znak teczki jest unikalnym identyfikatorem, który umożliwia łatwe odnalezienie teczki w archiwum. Kategoria dokumentacji dostarcza informacji o typie akt, co jest pomocne w procesie ich klasyfikacji i zarządzania. Tytuł teczki powinien jasno określać zawartość, co ułatwia szybkie zrozumienie jej tematyki. Ostatnim elementem są daty skrajne akt, które informują o czasie, którego dotyczą dokumenty. Zastosowanie wszystkich tych elementów jest zgodne z dobrymi praktykami archiwizacji i zarządzania dokumentacją, zapewniając, że archiwum będzie dobrze zorganizowane oraz że dostęp do informacji będzie efektywny i szybki. W praktyce, brak któregokolwiek z tych elementów może prowadzić do problemów z identyfikacją dokumentów oraz ich przyszłym wykorzystaniem.
Pytanie 14

Z którego dokumentu ewidencyjnego dokonuje się selekcji dokumentów niearchiwalnych do zlikwidowania?

A. Spisu zdawczo-odbiorczego komórki organizacyjnej
B. Wykazu spisów zdawczo-odbiorczych
C. Protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
D. Inwentarza archiwalnego
Rozważając inne środki ewidencyjne, które mogłyby być postrzegane jako alternatywy dla spisu zdawczo-odbiorczego komórki organizacyjnej, warto zauważyć, że inwentarz archiwalny jest dokumentem stworzonym w celu ewidencjonowania materiałów archiwalnych, a nie dokumentów niearchiwalnych. Jego głównym celem jest zapewnienie systematyzacji i ochrony zasobów, które mają wartość historyczną lub prawną, co wyklucza możliwość jego użycia w procesie brakowania dokumentów, które nie są przeznaczone do archiwizacji. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, z kolei, jest narzędziem pomocniczym, które może być używane do organizowania przekazywania dokumentów pomiędzy jednostkami, ale sam w sobie nie ma funkcji typowania dokumentów do brakowania. Podobnie, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej jest narzędziem oceny, które jest używane do analizy wartości dokumentów, ale nie stanowi bezpośredniego narzędzia do ich typowania do zniszczenia. Często pojawiającym się błędem jest mylenie funkcji tych dokumentów, co może prowadzić do niewłaściwego zarządzania dokumentacją i potencjalnych konsekwencji prawnych. Warto podkreślić, że brak właściwej identyfikacji dokumentów do brakowania może skutkować naruszeniem przepisów dotyczących ochrony danych oraz niewłaściwym obiegiem informacji w organizacji.
Pytanie 15

Zbieranie danych na określony temat w zbiorze dokumentów to

A. dekretacja
B. uwierzytelnianie
C. proweniencja
D. kwerenda
Kwerenda to proces poszukiwania informacji w zasobach aktowych, który ma na celu zebranie danych w odpowiedzi na konkretne zapytanie. W kontekście archiwistyki oraz zarządzania dokumentami, kwerenda może przybrać różne formy, w tym zapytania o konkretne dokumenty, zestawienia danych czy analizy historyczne. Kwerendy są istotne w kontekście efektywnego zarządzania informacjami, gdyż pozwalają na szybkie i precyzyjne odnalezienie potrzebnych materiałów. Przykładem praktycznego zastosowania kwerendy może być analiza dokumentacji dotyczącej konkretnego projektu, gdzie archiwista tworzy zapytanie do bazy danych, aby uzyskać dostęp do wszystkich związanych z nim akt. Kwerendy są również elementem wielu systemów zarządzania dokumentami, w których użytkownicy mogą tworzyć złożone zapytania, aby wydobyć istotne informacje w oparciu o różne kryteria. Dobrą praktyką w tym zakresie jest stosowanie standardów, takich jak wyspecjalizowane języki zapytań, które umożliwiają precyzyjne formułowanie kwerend. Zrozumienie tego procesu jest niezbędne dla skutecznego funkcjonowania w dziedzinie archiwistyki i zarządzania informacjami.
Pytanie 16

Rejestr dokumentów obejmujący wszystkie materiały archiwalne dotyczące konkretnego tematu, to zestaw akt

A. nieaktywny
B. rzeczywisty
C. tematyczny
D. topograficzny
Odpowiedzi 'realny', 'martwy' oraz 'topograficzny' nie są adekwatne do opisanego w pytaniu inwentarza akt. Inwentarz realny zazwyczaj odnosi się do zbioru akt, które opisują konkretne obiekty lub wydarzenia, ale nie koncentruje się na tematach. W przypadku archiwów, takie inwentarze mogą być użyteczne, ale nie odpowiadają na pytanie o całość materiałów dotyczących określonego zagadnienia. Z kolei inwentarz martwy dotyczy akt, które nie są już aktywnie wykorzystywane, a ich status nie odnosi się do ich tematyki, lecz do stopnia aktywności. To podejście może prowadzić do mylnego wniosku, że wszystkie akta, które są nieużywane, są jednocześnie martwe, co nie jest prawdą, ponieważ mogą być istotne dla badań historycznych. Ostatnia opcja, czyli inwentarz topograficzny, odnosi się do zbiorów akt zorganizowanych według lokalizacji geograficznej. Taki system klasyfikacji jest przydatny w kontekście badań regionalnych, ale ponownie nie spełnia kryteriów określonych w pytaniu, które dotyczyło specyficznego zagadnienia. W archiwistyce ważne jest zrozumienie różnicy między tymi rodzajami inwentarzy, aby skutecznie organizować i udostępniać materiały archiwalne, a błędne utożsamienie różnych typów inwentarzy może prowadzić do nieefektywnego zarządzania informacjami oraz ograniczenia dostępu do cennych zasobów.
Pytanie 17

Które z materiałów archiwalnych wspiera popularyzację zbioru własnego archiwum?

A. Inwentarz kartkowy
B. Karty inwentarzowe
C. Wykaz spisów
D. Katalog archiwalny

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Katalog archiwalny jest kluczowym narzędziem w popularyzacji zasobu archiwalnego. Stanowi on zorganizowany zbiór informacji o zasobach dostępnych w danym archiwum, co pozwala użytkownikom na łatwe odnalezienie interesujących ich dokumentów. Dzięki katalogom archiwalnym możemy szybko i efektywnie przeszukiwać zbiory, co jest niezwykle ważne dla badaczy, studentów, czy osób zainteresowanych historią. Przykładem zastosowania katalogu może być możliwość zdalnego dostępu do zasobów archiwalnych, co umożliwiło wielu badaczom dostęp do informacji bez konieczności fizycznego odwiedzania archiwum. Zgodnie z dobrymi praktykami w archiwistyce, katalogi powinny być na bieżąco aktualizowane oraz dostosowywane do potrzeb użytkowników, co dodatkowo podnosi ich funkcjonalność i przydatność. Warto również zauważyć, że katalog archiwalny wspiera zasady otwartego dostępu i transparentności, co jest szczególnie ważne w dobie cyfryzacji i globalizacji informacji.
Pytanie 18

To pytanie jest dostępne tylko dla zalogowanych użytkowników. Zaloguj się lub utwórz konto aby zobaczyć pełną treść pytania.

Odpowiedzi dostępne po zalogowaniu.

Wyjaśnienie dostępne po zalogowaniu.

Pytanie 19

Ile lat musi minąć, aby dokumentacja typowa była udostępniana w archiwach wyodrębnionych?

A. Po 50 latach
B. Po 20 latach
C. Po 30 latach
D. Po 25 latach
Wybór niewłaściwego okresu udostępniania dokumentacji typowej w archiwach wyodrębnionych może być wynikiem niepełnego zrozumienia regulacji dotyczących ochrony danych oraz praktyk archiwalnych. Okres 25 lat, który niektórzy mogą uznać za odpowiedni, nie bierze pod uwagę zmiany w przepisach prawnych, które w ostatnich latach zaostrzyły wymagania dotyczące ochrony informacji. Dokumenty, które są przechowywane zbyt krótko, mogą narazić osoby na ujawnienie wrażliwych danych, co jest niezgodne z aktualnymi standardami ochrony danych osobowych. Z kolei 20-letni okres, choć może wydawać się logiczny z perspektywy zarządzania informacjami, nie spełnia wymogów ochrony prywatności, jakie wprowadza obecnie obowiązujące prawo. Użytkownicy mogą również błędnie zakładać, że im krótszy okres ochrony, tym lepsze zarządzanie informacją. To podejście jest mylące, ponieważ właściwe zarządzanie dokumentacją wymaga zrozumienia, że dane wrażliwe, takie jak te dotyczące zdrowia czy finansów, potrzebują dłuższego okresu ochrony, aby zapobiec ich nieautoryzowanemu ujawnieniu. Wybór 50-letniego okresu może wynikać z nadmiernej ostrożności, jednak w praktyce nie jest zgodny z aktualnymi przepisami i wprowadza niepotrzebne opóźnienia w dostępie do informacji, które mogą być już bezpieczne do udostępnienia. Takie rozumowanie prowadzi do nieefektywnego zarządzania archiwami i może opóźniać procesy decyzyjne w instytucjach, które polegają na szybkim dostępie do historycznych danych.
Pytanie 20

Raport z działalności archiwum nie zawiera danych dotyczących

A. uzgodnienia norm kancelaryjnych z archiwum państwowym
B. reguł dotyczących obiegu pism w instytucji
C. zmian w personelu archiwum
D. liczby dokumentów kategorii A przejętych do archiwum w danym roku
Zgłaszając zainteresowanie tematyką archiwizacji, warto zrozumieć, jakie informacje powinny być zawarte w sprawozdaniach z działalności archiwów. Często błędnie zakłada się, że wszelkie aspekty funkcjonowania instytucji powinny być zawarte w tych dokumentach. Jednakże, zasady obiegu pism w instytucji, mimo że mają kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania dokumentacją, nie są elementem, który archiwum powinno dokumentować. Archiwum skupia się głównie na aspektach związanych z zachowaniem i udostępnianiem dokumentów, takich jak ilość dokumentacji kategorii A przejętej do archiwum, co jest istotne w kontekście zarządzania informacją. Ponadto, zmiany personalne w archiwum oraz uzgodnienia normatywów kancelaryjnych z archiwum państwowym są także częścią działalności archiwum, ponieważ wpływają na sposób, w jaki dokumenty są przetwarzane i przechowywane. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe, aby uniknąć błędnych założeń dotyczących zawartości sprawozdań. W praktyce, archiwa powinny dążyć do zachowania zgodności ze standardami, które określają, jakie rodzaje informacji są kluczowe w kontekście archiwizacji, a nie wprowadzać elementy, które są właściwe dla innych działów administracyjnych.
Pytanie 21

Czym jest skontrum w archiwum?

A. sporządzeniem spisu dokumentów z natury
B. fizycznym zestawieniem zasobu archiwalnego z odpowiednimi środkami ewidencyjnymi
C. oddzieleniem akt do brakowania
D. przepakowaniem dokumentacji kategorii A do teczek bezkwasowych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Skontrum zasobu archiwum to proces, który polega na fizycznym porównaniu rzeczywistego stanu zasobów archiwalnych z dokumentacją ewidencyjną. Jest to kluczowy krok w zarządzaniu archiwami, ponieważ pozwala na weryfikację, czy wszystkie zarejestrowane akta są obecne i odpowiednio przechowywane. Przykładem zastosowania tego procesu może być sytuacja, w której archiwum przeprowadza okresowe audyty swoich zbiorów w celu ustalenia, czy zasoby są zgodne z zapisami w elektronicznych systemach ewidencyjnych. Standardy archiwizacji, takie jak normy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, wskazują na znaczenie systematycznego przeglądu zasobów jako metody zapewnienia ich integralności i bezpieczeństwa. Skontrum pomaga również w identyfikacji dokumentów, które mogą być niewłaściwie sklasyfikowane lub zaginione, co pozwala na ich naprawienie lub brakowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Pytanie 22

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 roku dotyczące klasyfikacji oraz kwalifikacji dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i likwidacji dokumentacji niearchiwalnej określa

A. procedurę zarządzania dokumentami w jednostce organizacyjnej
B. typy oznaczeń kategorii archiwalnych
C. procedurę klasyfikacji dokumentów finansowych
D. procedurę przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum wewnętrznego
Wybór klasyfikowania dokumentów księgowych w odpowiedzi na to pytanie nie jest zbyt trafny. Rozporządzenie nie skupia się na konkretnych dokumentach, jak księgowe, ale raczej na ogólnej klasyfikacji dokumentów do archiwizacji. Klasyfikowanie dokumentów księgowych to zupełnie inna sprawa, która ma związek z ich przechowywaniem w kontekście rachunkowości, a nie archiwizacji. Powinno się mieć osobne procedury dla dokumentów księgowych, ale to nie jest temat tego rozporządzenia. Co więcej, jak chodzi o przekazywanie materiałów do archiwum zakładowego, to jest ważne, ale nie jest to bezpośrednio poruszone w treści tego rozporządzenia. Przykładowo, niektórzy mogą mylić klasyfikację archiwalną z procedurami obiegu finansowego, a to jest błąd. Klasyfikacja archiwalna to proces długoterminowy, który ma na celu zabezpieczenie ważnych dokumentów na przyszłość, nie tylko ich codzienne zarządzanie.
Pytanie 23

Które z poniższych działań nie jest częścią archiwum zakładowego?

A. Niszczenie dokumentacji
B. Rejestrowanie spraw w wykazach spraw
C. Udzielanie dostępu do dokumentacji
D. Realizowanie skontrum zasobów
Zarządzanie dokumentacją w organizacjach często wiąże się z różnorodnymi zadaniami, które mogą nie być w pełni zrozumiane w kontekście archiwizacji. Przeprowadzanie skontrum zasobu to proces, który ma na celu zweryfikowanie stanu i lokalizacji dokumentów w archiwum, co jest kluczowe dla utrzymania porządku i efektywności pracy archiwistów. Jednakże, nie należy mylić tego z rejestrowaniem spraw w spisach spraw, które jest częścią bieżącego zarządzania dokumentami. Rejestrowanie spraw to proces identyfikacji i klasyfikacji nowych dokumentów, które dopiero trafiają do obiegu, a nie tych, które są uważane za archiwalne. Udostępnianie dokumentacji również nie jest aktywnością archiwalną, ponieważ dotyczy ono dokumentów, które wciąż są aktualne lub są potrzebne do bieżących operacji. Brakowanie dokumentacji jest natomiast czynnością, która ma miejsce po upływie okresu przechowywania i zazwyczaj dotyczy dokumentów, które nie posiadają już wartości prawnej ani historycznej. Kluczowym błędem w rozumieniu roli archiwum jest mylenie operacji związanych z bieżącą obsługą dokumentów z procedurami archiwalnymi. Różnice te są fundamentalne dla zapewnienia, że organizacje prawidłowo zarządzają swoimi zasobami dokumentacyjnymi oraz przestrzegają przepisów dotyczących przechowywania danych.
Pytanie 24

Który z zapisów powinno się umieścić w kolumnie nr 1 (Nr spisu) zamieszczonego wykazu spisów zdawczo- odbiorczych?

Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Nr spisuData przyjęcia aktNazwa komórki przekazującej aktaLiczbaUwagi
poz. spisuteczek
123456
(…)

A. 435
B. DC.435
C. 435/1
D. DC.435.1.2022
Odpowiedź "435" jest poprawna, ponieważ zgodnie z zasadami sporządzania wykazów spisów zdawczo-odbiorczych, kolumna nr 1 powinna zawierać numer porządkowy spisu. Numer ten powinien być jednoznaczny i prosty, co w pełni odzwierciedla odpowiedź "435". W praktyce, stosowanie numerów porządkowych bez dodatkowych oznaczeń ułatwia ich identyfikację i redukuje ryzyko błędów przy odnajdywaniu dokumentacji w przyszłości. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji spisów zdawczo-odbiorczych jest istotne z punktu widzenia zgodności z przepisami prawnymi oraz standardami zarządzania dokumentacją, takimi jak ISO 9001. Utrzymanie jasnego i zrozumiałego systemu numeracji wpływa także na efektywność pracy w organizacjach, szczególnie w kontekście archiwizacji i ewentualnych audytów. Dlatego, aby zapewnić wysoką jakość i wiarygodność dokumentów, warto przestrzegać zasad dotyczących prostoty i jednoznaczności numeracji.
Pytanie 25

Materiały archiwalne, ze względu na ich wartość, powinny być przechowywane w teczkach lub pudełkach zbudowanych

A. z papierowych obwolut
B. z tektury bezkwasowej
C. z plastikowych obwolut
D. z tektury falistej
Tektura bezkwasowa to super opcja, jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów archiwalnych. Dlaczego? Bo nie ma w niej kwasów, które mogłyby zepsuć papiery w czasie. Jej neutralne pH jest świetne, bo minimalizuje ryzyko różnych reakcji chemicznych, które mogą uszkodzić papier i inne organiczne substancje. Przechowywanie w teczkach czy pudłach z taką tekturą to zdecydowanie najlepsza praktyka w konserwacji archiwaliów. Takie podejście zaleca nawet American Institute for Conservation (AIC). Można to zobaczyć w muzeach, bibliotekach, a nawet w osobistych kolekcjach dokumentów, które trzeba chronić na dłużej. Dzięki użyciu tektury bezkwasowej można znacznie wydłużyć żywotność przechowywanych materiałów, co jest super ważne w kontekście zachowania dziedzictwa kulturowego i historycznego.
Pytanie 26

Który dokument normatywny służy do klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej dokumentów tworzonych w jednostce organizacyjnej?

A. Regulamin wewnętrzny
B. Zasady archiwalne
C. Dziennik korespondencji
D. Jednolity rzeczowy wykaz akt
JRWA, czyli Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, to ważny dokument, który pomaga w zarządzaniu dokumentacją w różnych instytucjach. Jego głównym zadaniem jest porządkowanie dokumentów archiwalnych, żeby łatwiej było je znaleźć i przechować. Zwróć uwagę, że w dużych urzędach, jak na przykład w urzędach państwowych, JRWA umożliwia segregację dokumentów według ich wartości archiwalnej. To naprawdę przyspiesza szukanie potrzebnych akt. Warto też pamiętać, że JRWA nie jest czymś, co tworzymy raz na zawsze – powinno być na bieżąco aktualizowane, aby dostosować się do zmieniających się przepisów. Bez dobrej znajomości JRWA ciężko zapewnić, że przestrzegamy ustawy o zasobach archiwalnych i ochronie danych osobowych, co w dzisiejszych czasach, gdy cyfryzacja rośnie, ma ogromne znaczenie.
Pytanie 27

Dokumenty w magazynie archiwum zakładowego powinny być uporządkowane

A. od górnej lewej półki do dolnej prawej
B. zgodnie z komórkami organizacyjnymi łącznie dla obu kategorii dokumentacji
C. według dat przyjęcia dokumentów
D. od górnej prawej półki do dolnej lewej
Odpowiedź, że dokumenty w magazynie archiwum zakładowego powinny być układane od półki lewej górnej do prawej dolnej, jest zgodna z zasadami efektywnej organizacji dokumentacji. Taki układ ułatwia dostęp do akt oraz ich przeszukiwanie, co jest szczególnie istotne w kontekście archiwizacji. W praktyce, uporządkowanie dokumentów w tym kierunku pozwala na systematyczne gromadzenie materiałów w sposób zgodny z powszechnie stosowanymi standardami, takimi jak ISO 15489, które podkreślają znaczenie strukturalizacji i archiwizacji informacji. Przykładowo, w dużych instytucjach, gdzie obieg dokumentów jest intensywny, zastosowanie tego podejścia pozwala na szybsze odnajdywanie potrzebnych akt oraz minimalizuje ryzyko zgubienia ważnych informacji. Ponadto, przy ułożeniu dokumentów w takiej sekwencji, łatwiej jest wprowadzać nowe akta, co przyczynia się do sprawniejszego zarządzania dokumentacją. Przestrzeganie tej zasady zwiększa również bezpieczeństwo przechowywania, gdyż dokumenty są mniej narażone na przypadkowe usunięcie lub zniszczenie.
Pytanie 28

W sytuacji, gdy jedna jednostka organizacyjna jest przekształcana w inną, dokumentacja niearchiwalna tej jednostki ulega

A. niezwłocznemu zniszczeniu
B. przekazaniu jednostce, która kontynuuje działalność jednostki przekształcanej
C. przekazaniu do odpowiedniego archiwum państwowego
D. przekazaniu do firmy specjalizującej się w przechowywaniu akt
Przekazanie dokumentacji niearchiwalnej jednostki przekształcanej do jednostki, która przejmuje jej działalność, jest zgodne z zasadami ciągłości działania oraz zarządzania dokumentacją. W praktyce oznacza to, że nowa jednostka przejmuje odpowiedzialność za gromadzenie, przechowywanie i ewentualne dalsze przetwarzanie dokumentów. Przykładowo, w przypadku przekształcenia publicznej instytucji kultury, dokumentacja dotycząca projektów, umów i działań powinna trafić do nowego zarządzającego, aby zapewnić zachowanie ciągłości w działaniach oraz ochronę praw i obowiązków. Warto zaznaczyć, że przekazanie dokumentacji odbywa się zgodnie z regulacjami prawnymi, które wskazują na potrzebę zachowania odpowiednich standardów przechowywania akt. Zgodnie z ustawą o archiwizacji, dokumenty powinny być przekazywane w stanie umożliwiającym ich dalsze wykorzystanie, co jest istotne dla ewentualnych audytów czy innych działań kontrolnych.
Pytanie 29

Ile egzemplarzy powinno się przygotować dla spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum zakładowego?

A. W dwóch egzemplarzach
B. W pięciu egzemplarzach
C. W trzech egzemplarzach
D. W czterech egzemplarzach
Odpowiedzi wskazujące na liczbę egzemplarzy inną niż cztery często wynikają z niepełnego zrozumienia roli spisu zdawczo-odbiorczego w procesie archiwizacji. Sporządzanie takiego spisu w dwóch czy trzech egzemplarzach może wydawać się wystarczające, jednak nie uwzględnia pełnej funkcjonalności, jaką ma cztery egzemplarze. Dwa egzemplarze mogłyby prowadzić do problemów z identyfikacją odpowiedzialności za materiały, co może skutkować ich zgubieniem lub nieprawidłowym zarządzaniem. Podobnie, trzy egzemplarze zmniejszają przejrzystość procesu, co jest kluczowe w kontekście audytów i ewentualnych weryfikacji przez instytucje nadzorujące. W przypadku pięciu egzemplarzy, mogą pojawić się niejasności co do tego, który z nich jest właściwym dokumentem, co wprowadza dodatkowe zamieszanie. Takie podejście nie tylko zwiększa ryzyko pomyłek, ale także obniża efektywność zarządzania dokumentacją. W kontekście archiwizacji, każda jednostka musi mieć jasno określone zasady dotyczące sporządzania spisów, a cztery egzemplarze to standard uznawany w praktykach archiwalnych, który zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa i rzetelności w obiegu dokumentów. Nieprzestrzeganie tych standardów może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno w kontekście prawnym, jak i organizacyjnym.
Pytanie 30

W jakim okresie, zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, materiały archiwalne stają się dostępne?

A. Po 50 latach
B. Po 25 latach
C. Po 30 latach
D. Po 20 latach
Wybór odpowiedzi związanych z krótszymi okresami udostępniania materiałów archiwalnych, takimi jak 20, 25 czy 50 lat, może wynikać z błędnych założeń dotyczących ochrony danych osobowych oraz zasadności dostępu do informacji. W przypadku odpowiedzi sugerujących udostępnienie dokumentów po 20 latach, można zauważyć nieporozumienie w zakresie przepisów chroniących prywatność osób, których dane mogą być zawarte w materiałach archiwalnych. Ustawodawstwo, jakie zostało ustanowione, ma na celu zabezpieczenie takich informacji przed nieuprawnionym dostępem oraz zapewnienie, że materiały, które mogą zawierać dane wrażliwe, są odpowiednio chronione przez czas, który uznano za wystarczający. Odpowiedź wskazująca na 25 lat również nie uwzględnia pełnych potrzeb ochrony danych, które są istotne dla archiwizacji dokumentów. W kontekście 50 lat, chociaż dłuższy okres może wydawać się bardziej bezpieczny, nie jest zgodny z obecnymi regulacjami prawnymi. Praktyka archiwizowania dokumentów powinna być zgodna z normami i standardami branżowymi, które jasno określają, jak długo dane powinny być przechowywane w celach archiwalnych przed ich udostępnieniem. W związku z tym, wybór zbyt krótkiego lub zbyt długiego okresu jest wynikiem niepełnego zrozumienia zasad zarządzania archiwami oraz przepisów prawnych, które mają kluczowe znaczenie w tym obszarze.
Pytanie 31

Który z poniższych rozdziałów nie powinien być zawarty w instrukcji kancelaryjnej?

A. Przyjmowanie, otwieranie i kontrolowanie przesyłek
B. Przechowywanie dokumentacji w jednostkach organizacyjnych
C. Rejestracja spraw oraz sposób ich dokumentacji
D. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
Wszystkie wymienione w pytaniu rozdziały dotyczą ważnych aspektów funkcjonowania kancelarii, a każda z tych kwestii ma na celu ułatwienie zarządzania dokumentacją w instytucji. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek to kluczowy etap w obiegu dokumentów, który zapewnia, że wszystkie przychodzące materiały są odpowiednio zarejestrowane i przetwarzane. Brak precyzyjnych procedur w tym zakresie może prowadzić do pomyłek, opóźnień oraz utraty ważnych informacji. Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania jest również niezwykle istotny, ponieważ pozwala na systematyczne śledzenie postępu spraw oraz ułatwia dostęp do informacji w przyszłości. Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych jest kolejnym istotnym elementem, który wpływa na efektywność funkcjonowania organizacji, gdyż dobrze zorganizowany system archiwizacji dokumentów pozwala na szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji. W kontekście tych kwestii, wskazanie na przekazywanie materiałów archiwalnych jako tematu nieodpowiedniego do instrukcji kancelaryjnej jest konsekwencją mylnego zrozumienia pojęcia obiegu dokumentów oraz jego związków z przepisami archiwalnymi, które są inne niż procedury kancelaryjne. Ustanowienie odrębnych procedur archiwalnych jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi regulacjami prawnymi, dlatego warto podkreślić, że obie kategorie procedur powinny współistnieć, uzupełniając się nawzajem.
Pytanie 32

Dla umów ubezpieczeniowych datą zakończenia sprawy powinno być uznane

A. ostatniego zapisu
B. wygaśnięcia umowy
C. upływu terminu reklamacji
D. upływu okresu rękojmi
Wybór innych opcji wiąże się z nieporozumieniami dotyczącymi terminów oraz zasad związanych z zakończeniem umowy ubezpieczeniowej. Ostatni wpis w dokumentacji nie może służyć jako punkt odniesienia do zakończenia sprawy, ponieważ nie odzwierciedla on rzeczywistego zakończenia obowiązków ubezpieczyciela. Wpisy mogą dotyczyć różnych aspektów polisy, takich jak aktualizacje, zmiany danych czy zgłoszenia roszczeń, ale nie determinują one daty wygaśnięcia umowy. Rękojmia, która dotyczy wadliwych produktów, również nie ma zastosowania w kontekście umowy ubezpieczeniowej, ponieważ jest to zupełnie inny mechanizm ochrony prawnej, który nie odnosi się do terminów obowiązywania umowy. Upływ reklamacji, z kolei, dotyczy momentu, w którym klient traci prawo do zgłaszania roszczeń z tytułu danej umowy, jednakże to również nie jest momentem zakończenia umowy. Te błędne koncepcje mogą wynikać z niepełnego zrozumienia definicji terminów ubezpieczeniowych oraz ich zastosowania praktycznego, co jest kluczowe w zarządzaniu ubezpieczeniami.
Pytanie 33

To pytanie jest dostępne tylko dla zalogowanych użytkowników. Zaloguj się lub utwórz konto aby zobaczyć pełną treść pytania.

Odpowiedzi dostępne po zalogowaniu.

Wyjaśnienie dostępne po zalogowaniu.

Pytanie 34

Dokumentacja niearchiwalna powinna być utrzymywana aż do uzyskania zgody na jej wybrakowanie?

A. powinna pozostać w dotychczasowej lokalizacji w archiwum
B. powinna być stopniowo niszczona
C. może być przygotowywana do transportu
D. może być wymieszana
Odpowiedź, że dokumentacja powinna pozostać na dotychczasowym miejscu w archiwum, jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz normami archiwizacji, wszelkie dokumenty niearchiwalne muszą być traktowane z zachowaniem szczególnej ostrożności do momentu uzyskania oficjalnej zgody na ich wybrakowanie. Wybrakowanie dokumentacji to proces, który wymaga starannego zaplanowania i wykonania, aby zapewnić, że wszystkie odpowiednie procedury zostały przestrzegane. Przykładowo, w instytucjach publicznych, dokumenty mogą być przechowywane przez określony czas, a ich usunięcie odbywa się na podstawie zatwierdzonych procedur, które często są regulowane przez wewnętrzne polityki oraz przepisy prawa. Zachowanie dokumentacji na dotychczasowym miejscu sprzyja również bezpieczeństwu danych, minimalizując ryzyko ich przypadkowego zniszczenia lub zagubienia. Dobre praktyki archiwizacyjne wskazują, że każdy proces związany z wybrakowaniem powinien być udokumentowany oraz monitorowany przez odpowiednie osoby odpowiedzialne za zarządzanie dokumentacją.
Pytanie 35

Jakie z wymienionych zadań nie wchodzi w kompetencje archiwum zakładowego?

A. Udostępnianie dokumentacji, która jest w przechowaniu.
B. Ewidencjonowanie przechowywanej dokumentacji.
C. Przejmowanie dokumentacji od różnych komórek organizacyjnych.
D. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
Wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest poprawną odpowiedzią, ponieważ stanowi czynność, która nie należy do kompetencji archiwum zakładowego. Archiwum zakładowe zajmuje się dokumentacją archiwalną, co oznacza, że koncentruje się na przechowywaniu, ewidencjonowaniu i udostępnianiu dokumentów, które mają długotrwałe znaczenie prawne, historyczne lub informacyjne. Przykładowo, archiwum prowadzi rejestry przechowywanych dokumentów oraz przejmuje je z różnych komórek organizacyjnych, co jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości i integralności dokumentacji. Natomiast brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, która nie spełnia tych kryteriów, jest zadaniem zarządzania dokumentacją w ogóle, a nie wyłącznie archiwizacji. W praktyce oznacza to, że decyzje dotyczące brakowania powinny być podejmowane przez odpowiednie jednostki organizacyjne, które na co dzień zajmują się obiegiem dokumentów i ich klasyfikacją. Dobre praktyki w obszarze zarządzania dokumentacją podkreślają znaczenie współpracy między archiwum a innymi działami, aby uniknąć nieporozumień dotyczących statusu dokumentów.
Pytanie 36

Który z zapisów aktu jest poprawny?

A. UD.123/2015
B. 123.UD
C. UD.123
D. UD.123.0P
Zapis 123.UD jest nieprawidłowy, ponieważ stosuje odwrotną kolejność elementów w oznaczeniu aktu prawnego, co jest niezgodne z normami obowiązującymi w polskim systemie prawnym. Właściwe oznaczenia powinny zaczynać się od litery identyfikującej typ aktu, a następnie zawierać numer i ewentualnie rok jego uchwalenia. Użycie numerów przed literą wprowadza zamieszanie i może prowadzić do niejednoznaczności w interpretacji aktu. Odpowiedź UD.123.0P zawiera dodatkowy element „0P”, który nie jest standardowym składnikiem oznaczenia aktu prawnego. W polskich regulacjach nie stosuje się takich przyrostków w kontekście aktów prawnych, co może wprowadzać w błąd i powodować trudności w identyfikacji dokumentu. Natomiast odpowiedź UD.123, mimo że jest poprawna, w porównaniu do innych wymienionych odpowiedzi, jest jedynym, które jest zgodne z obowiązującymi normami. Typowe błędy myślowe, które prowadzą do pomyłek w oznaczaniu aktów prawnych, mogą obejmować niezrozumienie struktury numeracji lub mylenie litery oznaczającej typ aktu z innymi elementami. Kluczowym elementem jest tu zrozumienie, że precyzyjne oznaczenie jest nie tylko wymogiem formalnym, ale również ma ogromne znaczenie praktyczne w kontekście obiegu dokumentów w administracji publicznej.
Pytanie 37

Oficjalny dokument o takiej samej treści wysłany do wielu odbiorców, to

A. dokument wychodzący
B. pismo przewodnie
C. pismo okólne
D. dokument urzędowy
Pismo okólne to dokument oficjalny, który jest wykorzystywany w instytucjach i organizacjach do komunikacji z wieloma adresatami jednocześnie. Jego cechą charakterystyczną jest identyczna treść skierowana do różnych odbiorców, co czyni go efektywnym narzędziem w przypadku potrzeby przekazania jednolitych informacji, instrukcji czy zaleceń. Pisma okólne są szczególnie przydatne w administracji publicznej, gdzie na przykład mogą być wykorzystywane do informowania pracowników o nowych zasadach obowiązujących w instytucji lub do obwieszczania zmian w regulaminach. Zgodnie z dobrymi praktykami, pismo okólne powinno być jasne i zwięzłe, aby odbiorcy mogli łatwo zrozumieć i wdrożyć przekazane informacje. Warto również zauważyć, że pismo okólne różni się od pisma urzędowego, które jest skierowane do konkretnego adresata i ma bardziej formalny charakter. Przykładem zastosowania pisma okólnego może być powiadomienie wszystkich pracowników o terminach szkoleń, które są obowiązkowe dla wszystkich członków zespołu. W tej sytuacji pismo okólne umożliwia skuteczne dotarcie z informacją do szerokiego grona odbiorców w sposób zorganizowany i efektywny.
Pytanie 38

Jakie są minimalne wymagania techniczne dla cyfrowego odwzorowania czarno-białego tekstu drukowanego?

A. 100 dpi
B. 150 dpi
C. 200 dpi
D. 250 dpi
Odpowiedź 150 dpi jest prawidłowa, ponieważ oznacza to minimalną rozdzielczość, która zapewnia wystarczającą jakość odwzorowania tekstu drukowanego w czerni i bieli. Rozdzielczość 150 dpi (dots per inch) pozwala na uchwycenie detali, co jest kluczowe dla zachowania czytelności i precyzji w reprodukcji tekstów. W praktyce, stosowanie tej rozdzielczości jest szeroko akceptowane w branży poligraficznej, zwłaszcza przy skanowaniu dokumentów oraz tworzeniu archiwów cyfrowych. W przypadku dokumentów, które mają być reprodukowane na dużą skalę lub poddawane dalszej obróbce, 150 dpi stanowi kompromis pomiędzy jakością a rozmiarem pliku. Zastosowanie tej wartości jako minimum jest zgodne z rekomendacjami wielu standardów archiwizacji, takich jak ISO 19264-1, które podkreślają znaczenie odpowiedniej rozdzielczości w kontekście długoterminowego przechowywania informacji. Warto również zauważyć, że wyższe wartości dpi, na przykład 300 dpi, mogą być preferowane w przypadku odwzorowania materiałów złożonych lub kolorowych, jednak dla czarno-białych dokumentów 150 dpi jest wystarczające.
Pytanie 39

Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. dotyczącym instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz zasad organizacji i funkcjonowania archiwów zakładowych, sprawozdanie z działalności filii archiwum zakładowego powinno być złożone do dnia

A. 31 grudnia roku sprawozdawczego
B. 1 grudnia roku sprawozdawczego
C. 15 lutego roku następującego po roku sprawozdawczym
D. 1 marca roku następującego po roku sprawozdawczym
Wybór daty 31 grudnia roku sprawozdawczego może wydawać się logiczny, ponieważ kończy on rok sprawozdawczy, jednak nie uwzględnia czasu potrzebnego na zebranie i analizę danych, co jest kluczowe dla rzetelnego sprawozdania. Odpowiedź 1 marca roku następnego po roku sprawozdawczym również jest niewłaściwa, gdyż wykracza poza terminy określone w przepisach, co może prowadzić do problemów związanych z terminowością i zgodnością z obowiązującymi normami. Z kolei wybór 1 grudnia roku sprawozdawczego nie tylko nie daje czasu na zebranie i analizę danych, ale również sugeruje sporządzenie sprawozdania przed zakończeniem roku, co jest praktyką niewłaściwą. W każdej z tych opcji pojawia się typowy błąd myślowy związany z pomijaniem kluczowego aspektu, jakim jest czas potrzebny na dokładne skompletowanie i przetworzenie informacji. Niezrozumienie tego wymogu może prowadzić do sporządzenia niekompletnych lub niepoprawnych sprawozdań, co negatywnie wpływa na jakość zarządzania dokumentacją oraz archiwizacją. Efektywne zarządzanie archiwami wymaga przestrzegania określonych terminów, które zapewniają, że dokumentacja jest dokładna i aktualna.
Pytanie 40

Skrócony odpis dokumentacji to

A. sporządzany w celu dokumentacji graficznej
B. rodzaj zabezpieczenia treści dokumentu
C. odpis potwierdzony przez notariusza
D. inny egzemplarz określonego dokumentu
Niektóre z udzielonych odpowiedzi mogą prowadzić do mylnych interpretacji dotyczących charakterystyki skróconego odpisu dokumentacji. Uwierzytelnienie przez notariusza nie ma zastosowania do skróconych odpisów, ponieważ takie dokumenty nie wymagają potwierdzenia przez osobę trzecią, jaką jest notariusz, ale są tworzone w celu uproszczenia i zabezpieczenia treści. Prawidłowe zrozumienie pojęcia skróconego odpisu jest kluczowe, ponieważ nie powinno się go utożsamiać z kolejnym egzemplarzem dokumentu. Praktyka tworzenia dodatkowych kopii nie spełnia funkcji zabezpieczającej, jaką ma skrócony odpis. W kontekście dokumentacji graficznej, skrócone odpisy mogą być używane, ale ich głównym celem nie jest wspieranie dokumentacji graficznej, a ochrona i zabezpieczenie treści. Dlatego mylenie tych funkcji może prowadzić do niewłaściwego zarządzania dokumentacją. Konsekwencje wynikające z nieprawidłowego rozumienia skróconego odpisu mogą być poważne, zwłaszcza w kontekście ochrony danych i prawnych wymogów związanych z dokumentacją. Właściwe podejście do tej kwestii wymaga znajomości standardów zarządzania dokumentacją i praktyk prawnych, które powinny być przestrzegane w każdej organizacji.
Rozpocznij nowy egzamin
Powrót do strony głównej