Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik prac biurowych
Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Data rozpoczęcia: 21 maja 2025 11:01
Data zakończenia: 21 maja 2025 11:15

Egzamin niezdany

Wynik: 17/40 punktów (42,5%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Udostępnij swój wynik

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Dokument wewnętrzny organizacji, w którym opisano zasady zarządzania dokumentami wpływającymi do jednostki, przechowywanymi w niej oraz wysyłanymi na zewnątrz to

A. instrukcja kancelaryjna

B. regulamin pracy

C. regulamin organizacyjny

D. instrukcja archiwalna

Instrukcja kancelaryjna to taki ważny dokument w każdej organizacji. Mówi jak powinniśmy radzić sobie z dokumentami, które do nas wpływają, jak je archiwizować i co robić, kiedy trzeba je wysyłać. Na przykład, pracownik, który dostaje dokumenty, musi wiedzieć, jak je zarejestrować, jak długo je trzymać i co dalej z nimi zrobić, gdy trzeba je wysłać do innych miejsc. Jeśli instrukcja jest dobrze stosowana, to pomagają w ogarnięciu dokumentacji, co jest zgodne z normami takimi jak ISO 15489. W końcu, to wszystko ma na celu lepsze zarządzanie informacjami i efektywność w organizacji.

Pytanie 2

Koperty otwarte w kancelarii nie powinny być dołączane do

A. dokumentów, w których brakuje nazwiska oraz adresu nadawcy.

B. dokumentów, które zostały błędnie doręczone lub budzą wątpliwości.

C. biuletynów i folderów reklamowych

D. załączników, które wpłynęły bez pisma przewodniego.

Twoja odpowiedź o biuletynach i folderach jako dokumentach, które nie powinny być w otwartych kopertach, jest trafna. Wiesz, prawo administracyjne mówi jasno, że takie materiały mają charakter informacyjny i reklamowy, a nie formalny. Więc nie traktuje się ich jak część oficjalnej korespondencji. Oznacza to, że w otwartych kopertach powinny być tylko dokumenty urzędowe, takie jak pisma, które zostały pomyłkowo skierowane, albo załączniki, które są istotne dla dalszego procesu. Dzięki temu utrzymujemy porządek w dokumentach i łatwiej możemy zidentyfikować ważne informacje w kancelarii, co jest kluczowe w codziennej pracy administracyjnej.

Pytanie 3

Narzędziem, które wspiera pracownika sekretariatu w organizacji oraz harmonogramie zadań, a także w ich monitorowaniu, jest

A. terminarz

B. kwestionariusz

C. informator

D. rozdzielnik

Terminarz jest narzędziem, które umożliwia planowanie czasu i organizację zadań w sposób systematyczny. Dzięki jego zastosowaniu pracownik sekretariatu może ustalać priorytety, rejestrować spotkania oraz monitorować postęp w realizacji zadań. Na przykład, stosując terminarz elektroniczny, można synchronizować kalendarz z innymi członkami zespołu, co pozwala na efektywne zarządzanie harmonogramem pracy. W praktyce, korzystanie z terminarza wspiera nie tylko zarządzanie czasem, ale także umożliwia lepszą komunikację w zespole oraz minimalizuje ryzyko zapomnienia o ważnych terminach. Współczesne standardy pracy biurowej kładą nacisk na efektywność, dlatego umiejętność korzystania z terminarza jest niezbędna w każdym biurze. Warto pamiętać, że terminarze mogą mieć różne formy - papierowe, cyfrowe, a także aplikacje mobilne, co daje możliwość dostosowania narzędzia do indywidualnych potrzeb użytkownika.

Pytanie 4

W przypadku pracy zdalnej, jak należy zapewnić bezpieczeństwo przesyłanych danych?

A. Używając szyfrowanych połączeń VPN

B. Korzystając z niezabezpieczonych sieci Wi-Fi

C. Przesyłając dane przez prywatny e-mail bez dodatkowych zabezpieczeń

D. Udostępniając dane przez publiczne fora internetowe

Przesyłanie danych przez prywatny e-mail bez dodatkowych zabezpieczeń jest podejściem ryzykownym. Większość usług e-mailowych nie zapewnia end-to-end szyfrowania, co oznacza, że dane mogą być przechwycone lub odczytane przez osoby trzecie, zwłaszcza jeśli korzysta się z niezabezpieczonych sieci. Publiczne fora internetowe są równie nieodpowiednim miejscem do udostępniania danych, ponieważ są one dostępne dla szerokiej publiczności i mogą być wykorzystywane przez osoby o złych intencjach. Takie miejsca nie oferują żadnych zabezpieczeń ani kontroli dostępu, co czyni je bardzo niebezpiecznymi. Korzystanie z niezabezpieczonych sieci Wi-Fi jest jednym z najbardziej powszechnych błędów, które mogą prowadzić do wycieku danych. Takie sieci mogą być łatwo podsłuchiwane przez hakerów, co sprawia, że wszystkie przesyłane informacje są narażone na przechwycenie. Typowym błędem myślowym jest przekonanie, że jeśli coś nie jest widoczne, to jest bezpieczne. W rzeczywistości brak widocznych zagrożeń nie oznacza ich braku. Dlatego tak ważne jest stosowanie odpowiednich narzędzi zabezpieczających, takich jak VPN, które zapewniają ochronę nawet w potencjalnie niebezpiecznych sytuacjach. W erze cyfrowej, świadomość zagrożeń i odpowiednie zabezpieczenie danych jest kluczowe dla każdej organizacji i indywidualnego użytkownika.

Pytanie 5

W jednolitym rzeczowym wykazie dokumentów opartym na systemie klasyfikacji dziesiętnej, standardowe akta dotyczące zarządzania i spraw kadrowych zazwyczaj są klasyfikowane w przedziałach

A. 0 - 1

B. 6 - 7

C. 2 - 3

D. 4 - 5

Odpowiedź 0 - 1 jest poprawna, ponieważ w jednolitym rzeczowym wykazie akt, akta dotyczące zarządzania i spraw kadrowych są zazwyczaj sklasyfikowane w klasach 0 - 1. Klasa 0 obejmuje akta ogólne, a klasa 1 koncentruje się na sprawach personalnych i kadrowych, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją w instytucjach. W praktyce każdy z tych poziomów zapewnia odpowiednie ramy do klasyfikacji dokumentów, które pomagają w ich identyfikacji oraz późniejszym wyszukiwaniu. Przykładem zastosowania może być segregacja dokumentów kadrowych, takich jak umowy o pracę, regulaminy czy dokumenty dotyczące szkoleń pracowników, które powinny być przechowywane w sposób uporządkowany. Dobrą praktyką jest również prowadzenie ewidencji tych akt w systemie elektronicznym, co zwiększa efektywność zarządzania informacjami oraz ich bezpieczeństwo. W związku z tym, znajomość systemu klasyfikacji dziesiętnej i odpowiedniego przyporządkowania akt do właściwych klas jest niezbędna dla administratorów dokumentów i menedżerów kadrowych.

Pytanie 6

Gdzie umieszczane są numery stron w dokumentach napisanych pismem Braille'a?

A. w prawym dolnym rogu strony

B. w centralnej części prawego marginesu

C. w lewym dolnym rogu strony

D. w centralnej części lewego marginesu

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Numery stron w dokumentach pisanych pismem Braille'a są umieszczane w prawym dolnym rogu strony, co stanowi standardową praktykę przy tworzeniu takich materiałów. Tego rodzaju umiejscowienie służy nie tylko łatwości odnalezienia numeru przez osobę niewidomą lub słabowidzącą, ale również jest zgodne z zaleceniami organizacji zajmujących się dostępnością, takich jak Światowa Organizacja Zdrowia (WHO) oraz Międzynarodowa Unia Niewidomych (WBU). Przykładem praktycznego zastosowania tej zasady może być publikacja książek czy materiałów edukacyjnych, które są dostosowane dla osób z dysfunkcjami wzroku. Umieszczając numery stron w prawym dolnym rogu, twórcy dokumentów ułatwiają korzystanie z nich, co jest szczególnie istotne w kontekście autonomii i samodzielności osób z ograniczonym dostępem do tradycyjnych form informacji. Ponadto, przestrzeganie takich standardów wpływa pozytywnie na postrzeganie dostępności edukacyjnej oraz społecznej, a także na integrację osób niewidomych w społeczeństwie. Warto również zaznaczyć, że stosowanie jednego, spójnego systemu numeracji stron w pismie Braille'a zwiększa efektywność korzystania z materiałów edukacyjnych.

Pytanie 7

Znaki [345] w sześciopunktowym alfabecie brajlowskim przedstawiają zapis konkretnego symbolu

A. wielka litera

B. małpa (at)

C. mała litera

D. kursywa

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Tak, to jest dobra odpowiedź! Symbol "małpa (at)" w systemie brajlowskim odpowiada punktom 345. Używa się go głównie przy adresach e-mail i w mediach społecznościowych. Brajl to taki unikalny system, stworzony przez Louisa Braille'a, który opiera się na punktach, więc każdy zestaw punktów ma swoje konkretne znaczenie. Warto to znać, bo w dzisiejszych czasach komunikacja w sieci jest na porządku dziennym, a symbol "@" jest wszędzie. Dzięki zrozumieniu brajla, osoby, które go używają, mogą łatwiej brać udział w cyfrowym świecie. Co ciekawe, brajl jest uznawany na całym świecie, więc to naprawdę ułatwia życie osobom z dysfunkcją wzroku. Fajnie, że to wiesz!

Pytanie 8

Aplikacja, która umożliwia powiększenie obrazu prezentowanego na ekranie komputera, to

A. Jaws

B. NVDA

C. Windows-Eyes

D. ZoomText

ZoomText to naprawdę fajny program, który świetnie wspiera osoby z problemami ze wzrokiem. Dzięki niemu można powiększyć wszystko, co mamy na ekranie. Co więcej, można też zmieniać kolory tła i tekstu, co działa świetnie, jeżeli ktoś ma trudności z odróżnieniem barw. Fajne w tym programie jest to, że jego poziom powiększenia można dostosować do własnych potrzeb, co na pewno ułatwia przeglądanie różnych rzeczy – dokumentów, stron internetowych czy cokolwiek innego, co jest wizualne. ZoomText też trzyma się różnych standardów dostępności, więc jest naprawdę doceniany przez ludzi z niepełnosprawnościami. No i ta funkcja lupy, co pozwala na powiększenie konkretnych fragmentów ekranu – mega przydatne, kiedy trzeba przeczytać mały tekst. Uważam, że dzięki tym wszystkim możliwościom, ZoomText można uznać za narzędzie, które znacznie poprawia komfort korzystania z komputera i wspiera niezależność osób z ograniczeniami wzrokowymi.

Pytanie 9

Podaj właściwą sekwencję tworzenia dokumentu według norm biurowych?

A. Pomysł dokumentu, kopia, czystopis

B. Projekt dokumentu, aprobata, czystopis

C. Projekt dokumentu, czystopis, aprobata

D. Pomysł dokumentu, czystopis, podpis

Wybór innej odpowiedzi wskazuje na niezrozumienie podstawowych zasad tworzenia dokumentów w kontekście biurowości. W przypadku pierwszej odpowiedzi, 'Koncepcja pisma, czystopis, podpis', pominięcie etapu aprobaty jest istotnym błędem. Aprobata jest kluczowym elementem w zapewnieniu, że dokument został właściwie oceniony i zatwierdzony przed jego finalizacją. Bez tego etapu, istnieje ryzyko, że czystopis może zawierać błędy lub niezgodności, co może prowadzić do nieporozumień lub błędnych decyzji. Druga odpowiedź, 'Koncepcja pisma, kopia, czystopis', również nie uwzględnia procesu zatwierdzania. Kopia jest zazwyczaj używana po stworzeniu czystopisu, a nie przed, co może sugerować, że dokument nie przeszedł przez odpowiednie etapy oceny. W trzeciej odpowiedzi, 'Projekt pisma, czystopis, aprobata', następuje zamiana kolejności, co jest sprzeczne z uznawanymi praktykami. Każdy prawidłowy proces biurowy powinien kończyć się aprobatą przed stworzeniem ostatecznej wersji dokumentu. Tego rodzaju nieprawidłowości mogą prowadzić do chaosu w dokumentacji oraz obniżenia jakości komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej organizacji. Znajomość i przestrzeganie tych reguł jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentami w każdym biurze.

Pytanie 10

Na spotkanie, w którym weźmie udział kilka osób pracujących razem nad projektem w metodzie "burza mózgów", należy zorganizować stół w formie

A. litery U

B. koła

C. litery T

D. dwóch liter L

Stół w kształcie koła jest najlepszym rozwiązaniem dla sesji burzy mózgów, ponieważ sprzyja otwartej komunikacji i współpracy między uczestnikami. Taki układ pozwala każdemu na swobodne wyrażanie swoich pomysłów, a także na wzajemne reagowanie na sugestie innych. W kontekście metod pracy grupowej, układ okrągły eliminowałby hierarchię i promowałby równy udział wszystkich uczestników. Przykładem zastosowania tego podejścia może być organizacja spotkań kreatywnych w firmach technologicznych, gdzie zespoły często współpracują nad innowacyjnymi rozwiązaniami. Dodatkowo, zgodnie z wytycznymi dotyczących efektywnej współpracy zespołowej, takie podejście do aranżacji przestrzeni pozwala na lepsze zrozumienie i przyswojenie pomysłów, co jest kluczowe dla twórczego myślenia. Stół w kształcie koła symbolizuje równość, co ma istotne znaczenie w kontekście procesów twórczych, gdzie każdy głos ma znaczenie.

Pytanie 11

Jakie narzędzia są wykorzystywane do ręcznego zapisywania tekstów w systemie pisma punktowego Braille'a?

A. maszyny brajlowskie

B. tabliczki brajlowskie

C. monitory brajlowskie

D. drukarki brajlowskie

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Tabliczki brajlowskie to podstawowe narzędzia wykorzystywane do ręcznego zapisywania tekstów w systemie pisma Braille'a. Składają się z płyty z materiału (np. plastiku, metalu), na której umieszczone są wypukłe punkty, pozwalające na tworzenie znaków Braille'a poprzez wciskanie ich odpowiednimi narzędziami, takimi jak stylus. Praktycznym zastosowaniem tabliczek jest umożliwienie osobom niewidomym lub słabowidzącym samodzielnego tworzenia notatek, oznaczania przedmiotów lub zapisywania informacji w sposób, który jest dla nich dostępny. Tabliczki są lekkie, przenośne i mogą być używane w różnych sytuacjach, co czyni je bardzo przydatnym narzędziem w codziennym życiu. W branży rehabilitacyjnej i edukacyjnej tabliczki brajlowskie są często promowane jako część standardowego wyposażenia dla osób korzystających z pisma Braille'a, co wspiera ich samodzielność i integrację w różnych środowiskach społecznych.

Pytanie 12

Uczestnik zwrócił się do administracji szkoły o wydanie dokumentu, który potwierdza jego uczęszczanie do tej placówki. Który z dokumentów powinien być przygotowany?

A. Postanowienie

B. Zaświadczenie

C. Upoważnienie

D. Zawiadomienie

Zaświadczenie to dokument, który potwierdza określony stan faktyczny, w tym przypadku, że dana osoba jest uczniem konkretnej szkoły. Wydawanie zaświadczeń jest uregulowane w przepisach prawa oświatowego i jest praktyką powszechnie stosowaną w szkołach. Dobrą praktyką jest, aby takie zaświadczenie zawierało dane identyfikacyjne ucznia, takie jak imię i nazwisko, datę urodzenia oraz nazwę szkoły. Przykładem zastosowania zaświadczenia może być potrzeba przedstawienia go w instytucjach zewnętrznych, takich jak urzędy, które wymagają dowodu uczęszczania do placówki edukacyjnej, np. przy ubieganiu się o stypendia, zniżki lub inne formy wsparcia. Wydanie zaświadczenia powinno odbywać się zgodnie z procedurami ustalonymi w danej szkole, co zapewnia spójność i wiarygodność dokumentów.

Pytanie 13

Umieszczenie wszystkich elementów tekstu bezpośrednio przy linii lewego marginesu jest typowe dla korespondencji

A. europejskiej

B. francuskiej

C. polskiej

D. amerykańskiej

Wybór odpowiedzi dotyczących korespondencji polskiej czy francuskiej nie uwzględnia różnych zasad pisania, które rządzą w różnych krajach. Korespondencja w Polsce może mieć różne marginesy i to jak są ustawione elementy pisma, zależy od kontekstu, na przykład w pismach oficjalnych. Z kolei w przypadku korespondencji francuskiej, często korzysta się z bardziej wyśrodkowanego układu, co może być mylące w porównaniu do amerykańskiego stylu. Ogólnie rzecz biorąc, europejski format łączy różne konwencje, co sprawia, że jest mniej przejrzysty. To pokazuje, że zdarzają się błędy w myśleniu, kiedy myślimy, że podobieństwa kulturowe muszą prowadzić do takich samych standardów w pisaniu. Dlatego warto zrozumieć, jak wygląda amerykański styl korespondencji, zwłaszcza jeśli planujesz komunikować się na międzynarodowym poziomie. Dzięki temu nie tylko unikniesz zbędnych nieporozumień, ale też podniesiesz profesjonalizm swoich dokumentów.

Pytanie 14

Jak zapisuje się cyfrę 5 w sześciopunktowym piśmie Braille'a?

A. symbol liczby oraz symbol oznaczający literę e

B. symbol liczby oraz symbol oznaczający literę f

C. symbol oznaczający literę f oraz symbol liczby

D. symbol oznaczający literę e oraz symbol liczby

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 'znak liczby i znak oznaczający literę e' jest poprawna, ponieważ w sześciopunktowym piśmie Braille'a liczba 5 jest reprezentowana przez kombinację tych dwóch znaków. W systemie Braille'a, znaki liczbowe są zazwyczaj poprzedzane specjalnym znakiem, który wskazuje, że następujący zestaw znaków odnosi się do liczb. W tym przypadku, znak liczby jest przed literą e, co odpowiada cyfrowej reprezentacji liczby 5. Warto zauważyć, że znajomość systemu Braille'a jest kluczowa w dostosowywaniu materiałów do osób niewidomych, a używanie znaków zgodnie z ustalonymi zasadami gwarantuje poprawność komunikacji. Przykładowo, w edukacji osób niewidomych, umiejętność poprawnego zapisywania liczb i liter w Braille'u jest niezbędna do nauki matematyki oraz codziennej samodzielności. Zgodnie z międzynarodowymi standardami, takie jak ISO 9999 dotyczące pomocy technicznych dla osób z niepełnosprawnościami, umiejętność posługiwania się systemem Braille'a jest istotna dla zapewnienia dostępu do informacji oraz różnorodnych materiałów edukacyjnych.

Pytanie 15

Jakiego rodzaju promocji dotyczy aktywność firmy polegająca na zapraszaniu dziennikarzy oraz przedstawicieli lokalnych władz na ceremonię otwarcia nowego oddziału?

A. Sprzedaż osobista

B. Reklama

C. Promocja sprzedaży

D. Public relations

Public relations, czyli PR, to działania mające na celu budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji między przedsiębiorstwem a jego otoczeniem, w tym mediami oraz społecznością lokalną. Zapraszając przedstawicieli prasy i władz lokalnych na otwarcie nowej filii, firma stara się nie tylko zyskać uwagę mediów, ale także zbudować pozytywny wizerunek wśród lokalnej społeczności. Takie wydarzenie to doskonała okazja do przedstawienia misji i wartości firmy, a także do nawiązania kontaktu z ważnymi osobami, które mogą wpłynąć na postrzeganie przedsiębiorstwa. Przykłady efektywnych działań PR obejmują organizowanie konferencji prasowych, eventów dla lokalnej społeczności i współpracę z influencerami. Dobrze przeprowadzone działania PR mogą przynieść długofalowe korzyści w postaci lojalności klientów oraz reputacji w branży, co jest kluczowe dla sukcesu przedsiębiorstwa. W branży PR istotne jest także zarządzanie kryzysowe, które pozwala na szybkie reagowanie na sytuacje, które mogą negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy.

Pytanie 16

W maszynie do pisania w systemie brajlowskim klawisze odpowiadające różnym punktom sześciopunktu są uszeregowane w następujący sposób

A. 123 456

B. 654 321

C. 321 654

D. 321 456

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 321 456 jest poprawna, ponieważ w brajlowskiej maszynie do pisania klawisze są zorganizowane zgodnie z układem punktów sześciopunktu, gdzie punkty od 1 do 3 znajdują się w pierwszym rzędzie, a punkty od 4 do 6 w drugim rzędzie. Ułożenie 321 456 odwzorowuje to prawidłowo, ponieważ wskazuje na to, że najpierw aktywowane są punkty odpowiedzialne za litery w górnym rzędzie, a następnie w dolnym. Taki układ jest zgodny z międzynarodowymi standardami dla komunikacji w alfabecie brajla, co jest niezwykle istotne w kontekście pisania i czytania dla osób niewidomych. Znajomość tego układu ma praktyczne zastosowanie w nauczaniu osób, które uczą się korzystać z maszyn brajlowskich. Przykładem zastosowania może być nauczanie młodych użytkowników brajla, gdzie zrozumienie układu klawiszy ułatwia naukę i pozwala na szybsze opanowanie umiejętności pisania. Dobrze zorganizowany proces nauczania powinien uwzględniać ten aspekt, aby zapewnić efektywność i komfort użytkowania maszyn brajlowskich.

Pytanie 17

Standardowy przebieg zebrania powinien zaczynać się

A. wyborem przewodniczącego obrad

B. odczytaniem sprawozdania z realizacji uchwał z poprzedniego zebrania

C. wyborem komisji regulaminowych

D. odczytaniem protokołu z minionego zebrania

Odczytanie sprawozdania z realizacji uchwał z poprzedniego zebrania, choć ważne, nie jest właściwym wstępem do zebrania. Tego typu czynności powinny mieć miejsce po wyborze przewodniczącego, ponieważ bez osoby odpowiedzialnej za prowadzenie obrad, proces ten może stać się chaotyczny. Wiele osób myli kolejność działań, co prowadzi do dezorganizacji i może wpłynąć na efektywność zgromadzenia. Odczytanie protokołu z poprzedniego zebrania również nie powinno być pierwszym punktem, ponieważ kluczowe jest zapewnienie lidera, który będzie mógł odpowiednio moderować dyskusję i wyjaśniać ewentualne niejasności. Wybór komisji regulaminowych po wyborze przewodniczącego jest uzasadniony, gdyż przewodniczący będzie mógł lepiej koordynować ich prace oraz wnioski, co jest zgodne z zasadami efektywnego zarządzania spotkaniami. Pomijanie etapu wyboru przewodniczącego obrad wprowadza niepewność i utrudnia płynne przejście do kolejnych punktów porządku zebrania. W praktyce, wiele organizacji nie stosuje się do tej zasady, przez co ich zebrania są mniej produktywne, a uczestnicy nie czują się zaangażowani w proces decyzyjny. Dlatego kluczowe jest, aby pamiętać o tej hierarchii działań, co pozwala uniknąć często popełnianych błędów organizacyjnych.

Pytanie 18

Informacjom niejawnych, których nieautoryzowane ujawnienie może wyrządzić znaczną krzywdę dla Rzeczypospolitej Polskiej, w tym m.in. utrudnić realizację obowiązków związanych z ochroną suwerenności lub porządku konstytucyjnego Rzeczypospolitej Polskiej, przypisuje się klauzulę

A. tajne

B. zastrzeżone

C. ściśle tajne

D. poufne

Klauzule 'poufne', 'zastrzeżone' oraz 'ściśle tajne' są często mylone z klauzulą 'tajne', jednak każda z nich ma swoje specyficzne zastosowanie i nie obejmują informacji, które mogą wywołać poważne konsekwencje dla bezpieczeństwa państwa. Klauzula 'poufne' dotyczy informacji, których ujawnienie mogłoby prowadzić do szkody, ale nie na poziomie, który mógłby zagrażać suwerenności. Z kolei 'zastrzeżone' odnosi się do danych, które nie są klasyfikowane jako tajne i zazwyczaj dotyczą mniej wrażliwych kwestii, które jednak wymagają ochrony przed szerszym dostępem. Klauzula 'ściśle tajne' z kolei dotyczy informacji, których ujawnienie mogłoby spowodować bardzo poważne konsekwencje, ale w kontekście pytania, nie jest to klauzula przypisana do informacji o ochronie suwerenności, co czyni ją niepoprawną w tym przypadku. Myślenie o tych klauzulach jako o synonimach często prowadzi do błędnych wniosków i nieodpowiedniego traktowania informacji niejawnych. Kluczowe jest zrozumienie różnic w klasyfikacji, co jest fundamentalne dla efektywnego zarządzania bezpieczeństwem informacji w każdej instytucji publicznej.

Pytanie 19

Jakie jest to ustawienie tekstu, w którym tekst jest dopasowany do lewego marginesu, odstępy między liniami wynoszą 1,5 linii, a nowa myśl zaczyna się od wcięcia?

A. A linea

B. Niemieckim

C. Blokowym

D. Amerykańskim

Wybór odpowiedzi związanych z układem tekstowym, jak "amerykański" czy "niemiecki", jest niepoprawny, ponieważ te nazwy nie odnoszą się do określonych standardów formatowania tekstu. Układ amerykański, często utożsamiany z formatem dokumentów w Stanach Zjednoczonych, nie jest specyficzny pod względem zasad dotyczących wyrównania tekstu, wcięć czy odstępów. W rzeczywistości, amerykańskie standardy mogą obejmować różne style w zależności od kontekstu, co wprowadza zamieszanie. Z kolei układ niemiecki ma swoje specyficzne zasady, które również różnią się od opisanego w pytaniu formatu, koncentrując się na bardziej złożonych metodach formatowania i wyrównania tekstu, gdzie nie zawsze stosuje się wcięcia na początku akapitów. Warto zauważyć, że układ blokowy, który także został wymieniony, charakteryzuje się brakiem wcięć, a zamiast tego stosuje odstępy między akapitami, co jest diametralnie różne od opisanego w pytaniu stylu A linea. Podsumowując, kluczowym błędem w myśleniu o tych odpowiedziach jest mylenie układów opartych na geograficznych czy kulturowych konotacjach z konkretnymi zasadami formatowania, które są istotne w kontekście profesjonalnej prezentacji tekstu.

Pytanie 20

Napisana ręcznie uwaga przełożonego na dokumencie, określająca osobę oraz sposób załatwienia sprawy, to

A. rejestracja

B. dekretacja

C. segregacja

D. dopisek

Dekretacja to proces, w którym przełożony dokonuje odręcznej adnotacji na dokumencie, wskazując osobę odpowiedzialną za dalsze załatwienie sprawy oraz sposób, w jaki ma to być zrealizowane. W praktyce, dekretacja odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu dokumentami w organizacji, ponieważ pozwala na efektywne przypisanie zadań oraz zapewnia jasność co do oczekiwań. Na przykład, w biurze administracyjnym, po otrzymaniu pisma, kierownik może dokonać dekretacji poprzez adnotację, że sprawa powinna zostać przekazana do działu HR oraz określić termin odpowiedzi. Taki zapis nie tylko ułatwia ich przepływ, ale także umożliwia łatwe śledzenie postępu sprawy. W kontekście dobrych praktyk, dekretacja przyczynia się do poprawy efektywności operacyjnej i może być standardem w zarządzaniu dokumentacją w wielu instytucjach. Warto zaznaczyć, że istnieją również regulacje prawne dotyczące obiegu dokumentów, które podkreślają znaczenie dekretacji w zapewnieniu przejrzystości i odpowiedzialności w procesach administracyjnych.

Pytanie 21

Jakie dokumenty w obiegu handlowym są obecne w fazie dostawy towaru?

A. Awizo i faktura

B. Zamówienie oraz awizo

C. Awizo i propozycja

D. Zamówienie oraz faktura

Zamówienie i faktura, awizo i oferta, czy zamówienie i awizo to zestawienia, które mogą być mylące w kontekście etapu dostawy towarów. Zamówienie jest dokumentem, który inicjuje proces zakupu, jednak nie jest bezpośrednio związane z fizyczną dostawą. Zawiera informacje o produktach, ich ilości oraz warunkach zakupu, ale nie jest dokumentem potwierdzającym dostarczenie towaru. Faktura, choć jest istotnym dokumentem finansowym, to jednak w momencie dostawy nie stanowi potwierdzenia dostarczenia towaru. Awizo, z drugiej strony, wskazuje na nadchodzącą dostawę, ale jego rola jest zgoła inna, niż oferta, która jest dokumentem mającym na celu przedstawienie warunków sprzedaży przed złożeniem zamówienia. W praktyce, niepoprawne łączenie tych dokumentów prowadzi do utraty przejrzystości w procesie logistycznym, co może skutkować nieporozumieniami i problemami z realizacją zamówień. Zrozumienie roli każdego z tych dokumentów jest kluczowe w efektywnym zarządzaniu procesami w łańcuchu dostaw, a stosowanie awiza i faktury jest zgodne z najlepszymi praktykami branżowymi, co pozwala na właściwe monitorowanie i dokumentowanie dostaw.

Pytanie 22

Jakie zachowanie pracownika nie wpływa na postrzeganie firmy?

A. Sposób traktowania klientów

B. Rezygnacja z urlopu rodzicielskiego

C. Styl komunikacji z otoczeniem

D. Przestrzeganie zasad kultury współżycia

Wszystkie inne wymienione zachowania mają bezpośredni wpływ na wizerunek przedsiębiorstwa, co często bywa niedoceniane przez pracowników. Forma komunikacji z otoczeniem jest kluczowym elementem budującym tożsamość marki. Przykładowo, sposób, w jaki pracownicy komunikują się z klientami, ma wpływ na ich doświadczenia i postrzeganie firmy. Przyjazna i profesjonalna obsługa klienta może przyczynić się do pozytywnego wizerunku, podczas gdy niegrzeczność lub brak zaangażowania mogą go poważnie nadszarpnąć. Sposób odnoszenia się do klientów to kolejny istotny aspekt; klienci często oceniają firmę na podstawie relacji, jakie nawiązują z jej pracownikami. Przykładowo, firma, która inwestuje w szkolenia dotyczące obsługi klienta, pokazuje, że ceni sobie relacje z klientami, co z kolei przekłada się na lojalność i polecenia. Przestrzeganie zasad kultury współżycia jest równie istotne, ponieważ tworzy atmosferę sprzyjającą współpracy i szacunkowi, co ma wpływ na sposób, w jaki klienci postrzegają firmę. W praktyce może to oznaczać, że pracownicy, którzy potrafią budować pozytywne relacje zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie, przyczyniają się do lepszego wizerunku marki. Stąd wynika, że takie podejścia są nie tylko istotne, ale wręcz kluczowe dla sukcesu organizacji na rynku.

Pytanie 23

Przygotowując wiążącą propozycję handlową, w jej treści należy koniecznie uwzględnić

A. kontrpropozycję

B. warunki, które powinien spełniać oferent

C. aktualizację wcześniejszej propozycji

D. termin ważności propozycji

Podanie terminu ważności oferty handlowej jest kluczowym elementem, który wpływa na jej wiążący charakter. Termin ważności informuje odbiorcę oferty, do kiedy może podjąć decyzję i złożyć zamówienie. W praktyce oznacza to, że oferent chroni swoje interesy, dając jasno określony czas na akceptację oferty, a jednocześnie wzmacnia transparencyjność procesu sprzedaży. Na przykład, jeśli oferta ma termin ważności do końca miesiąca, potencjalny klient ma jasną informację, kiedy musi podjąć decyzję. Brak takiej informacji może prowadzić do nieporozumień, a także do sytuacji, w której oferent nie jest w stanie zrealizować zamówienia z powodu zmieniających się warunków rynkowych. Z perspektywy dobrych praktyk w obrocie handlowym, wskazanie terminu ważności jest standardem, który zwiększa profesjonalizm i wiarygodność oferty.

Pytanie 24

Pracownik dostarczył swojemu przełożonemu informacje dotyczące etapu realizacji projektu pisma, omówił problemy napotkane podczas jego przygotowywania oraz zaproponował możliwe rozwiązania. Jakie jest kierunek przepływu informacji w tej sytuacji?

A. Poziomy

B. Równoległy

C. Pionowy w dół

D. Pionowy w górę

Odpowiedź 'Pionowy w górę' jest trafna. Chodzi tu o to, że pracownik daje znać swojemu szefowi, co się dzieje z projektem. W pracy, gdy mówimy o komunikacji, to przepływ informacji pionowy w górę oznacza, że coś z dołu idzie do góry - czyli od niższego szczebla do wyższego. W tym przypadku, ten pracownik informuje swojego przełożonego o postępach, co jest mega ważne, żeby menedżerowie mogli podejmować dobre decyzje. Takie raportowanie to najlepsza praktyka w zarządzaniu. Na przykład w projektach, które są prowadzone w metodzie Agile, regularne raportowanie postępów pozwala na szybsze reagowanie na różne zmiany. No i mamy codzienne spotkania 'stand-up', gdzie zespół dzieli się informacjami z liderem - to naprawdę pomaga w koordynacji działań i lepszym zrozumieniu sytuacji.

Pytanie 25

Separator, na podstawie którego korespondencja jest kierowana do wielu odbiorców, powinien znajdować się

A. z prawej strony przed podpisem

B. z lewej strony pod listą załączników

C. z lewej strony przed listą załączników

D. z prawej strony pod podpisem

Umiejscowienie rozdzielnika w korespondencji to kluczowy element, który wpływa na klarowność i strukturę dokumentu. Wybierając umiejscowienie po prawej stronie przed podpisem, można stworzyć wrażenie, że informacje o adresatach są wtórne względem podpisu, co jest mylące. W praktyce, adresaci powinni być wymienieni przed końcowym podpisem, ponieważ to oni są głównymi odbiorcami treści dokumentu. Umieszczenie rozdzielnika pod podpisem sugeruje, że jest on bardziej istotny niż lista adresatów, co może prowadzić do nieporozumień. Również umiejscowienie go po lewej stronie pod listą załączników nie jest zalecane, gdyż nie spełnia kryteriów przejrzystości i logicznej struktury dokumentu. W kontekście formalnej korespondencji, jak np. pisma urzędowe, błędne umiejscowienie rozdzielnika może skutkować trudnościami w identyfikacji adresatów przez odbiorców, co z kolei może prowadzić do opóźnień w odpowiedziach czy niewłaściwego skierowania dokumentów. Warto również podkreślić, że błędne podejście do tej kwestii może wpływać na postrzeganie profesjonalizmu nadawcy. Dlatego ważne jest, aby przy tworzeniu dokumentów kierować się wytycznymi i dobrymi praktykami, które zapewniają klarowność i efektywność komunikacji.

Pytanie 26

W jaki sposób powinny być uporządkowane akta spraw zakończonych wewnątrz teczki aktowej?

A. Według kolejności spisu spraw, zaczynając od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie

B. Według kolejności spisu spraw, poczynając od ostatniego numeru, a w obrębie spraw tematycznie

C. Według kolejności spisu spraw, zaczynając od ostatniego numeru na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie

D. Według kolejności spisu spraw, zaczynając od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw tematycznie

Odpowiedź ta jest prawidłowa, ponieważ uporządkowanie akt spraw zakończonych zgodnie z kolejnością spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a wewnątrz spraw chronologicznie, jest zgodne z przyjętymi standardami archiwizacji dokumentów. Tego typu porządek ułatwia szybkie odnalezienie informacji oraz zapewnia logiczny i przejrzysty system archiwizacji. Przykładowo, jeśli mamy do czynienia z dużą ilością spraw, uporządkowanie ich chronologicznie w ramach danego numeru sprawy pozwala na łatwe śledzenie postępów w danej sprawie, a także szybsze odnalezienie potrzebnych dokumentów w przyszłości. W praktyce, archiwizacja zgodna z tymi zasadami jest standardem w wielu instytucjach publicznych i prywatnych, co zwiększa efektywność pracy oraz zgodność z przepisami prawa dotyczącymi przechowywania dokumentów. Warto również pamiętać, że organizacja akt według jasnych kryteriów wpływa na bezpieczeństwo informacji oraz ułatwia audyty i kontrole. Zastosowanie takiego systemu przyczynia się do lepszego zarządzania informacją oraz minimalizuje ryzyko zagubienia ważnych dokumentów.

Pytanie 27

Aby za pomocą punktowego zapisu w systemie Braille'a utworzyć zdanie zaczynające się od wielkiej litery, należy

A. na końcu zdania umieścić znak [3456]

B. na końcu zdania umieścić znak [46]

C. na początku zdania umieścić znak [3456]

D. na początku zdania umieścić znak [46]

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź "na początku zdania postawić znak [46]" jest poprawna, ponieważ w systemie punktowego pisma Braille'a, znak [46] jest oznaczeniem dla dużej litery. Aby prawidłowo zapisać zdanie rozpoczynające się dużą literą, musimy umieścić ten znak przed pierwszym znakiem, który jest literą tego zdania. Zgodnie z międzynarodowymi standardami dotyczących pisma Braille'a, takie podejście zapewnia, że tekst jest odczytywany poprawnie przez osoby niewidome lub słabowidzące, umożliwiając im rozpoznanie, że kolejne znaki są literami pisanymi wielką literą. Przykład zastosowania: jeśli chcemy zapisać zdanie 'Koty są wspaniałe', zaczynamy od znaku [46], a następnie piszemy litery 'K', 'o', 't', 'y'. To kluczowe w kontekście dostępności i użyteczności materiałów edukacyjnych oraz codziennych tekstów pisanych w Braille'u.

Pytanie 28

Podstawą efektywnej komunikacji werbalnej jest

A. brak kontaktu wzrokowego z osobą rozmawiającą

B. aktywne i skuteczne słuchanie

C. wyprostowana postawa z podniesioną głową

D. łagodne i przyjazne brzmienie głosu

Aktywne i skuteczne słuchanie to kluczowy element dobrej komunikacji werbalnej, ponieważ umożliwia zrozumienie i odpowiednie reagowanie na potrzeby oraz emocje rozmówcy. W praktyce oznacza to, że słuchacz nie tylko biernie odbiera słowa, ale również angażuje się w rozmowę, zadając pytania, parafrazując wypowiedzi oraz wykazując zainteresowanie. Takie podejście sprzyja budowaniu zaufania i otwartości, co jest istotne w relacjach interpersonalnych i zawodowych. Przykładowo, w kontekście negocjacji, umiejętność aktywnego słuchania pozwala na dostrzeganie szerszego kontekstu i lepsze zrozumienie intencji drugiej strony, co zwiększa szanse na osiągnięcie satysfakcjonującego rozwiązania. Dobre praktyki w zakresie aktywnego słuchania obejmują również unikanie przerywania rozmówcy oraz stosowanie technik takich jak parafrazowanie, które pomagają upewnić się, że komunikacja jest skuteczna i dwukierunkowa. Warto zaznaczyć, że aktywne słuchanie jest zgodne z powszechnie uznawanymi standardami komunikacji w wielu dziedzinach, w tym w zarządzaniu i mediacjach, gdzie efektywna wymiana informacji jest kluczowa dla osiągania celów.

Pytanie 29

W zapisie w systemie Braille'a formatowanie akapitu z numeracją polega na umiejscowieniu numeru w pierwszej linii

A. od trzeciego znaku

B. od pierwszego znaku

C. od drugiego znaku

D. od czwartego znaku

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź "od trzeciego znaku" jest trafna, jeśli chodzi o formatowanie akapitów w Braille'u. W praktyce jest tak, że numeracja akapitów powinna być tak umiejscowiona, by czytelnik mógł łatwo zauważyć, gdzie zaczyna się nowy akapit. Umieszczając numer od trzeciego znaku, mamy pewność, że nie zleje się on z tekstem, co jest ważne w transkrypcji Braille'a. Na przykład, gdy akapit zaczyna się od znaku "A", numer akapitu znajduje się w pierwszej linii, ale nie bliżej niż od trzeciego znaku. Dzięki temu unikamy zamieszania, które może powstać, gdy numer jest zbyt blisko tekstu. Takie podejście ułatwia też organizację treści, co jest kluczowe dla odbioru informacji. W standardach dotyczących pisma Braille'a, jak Unified English Braille (UEB), takie formatowanie ma na celu poprawę czytelności i przejrzystości tekstów.

Pytanie 30

Termin "sprawa" oraz opis przedmiotu sprawy powinny być zamieszczone w korespondencji służbowej

A. na dole pisma po lewej stronie

B. pod nadawcą, lecz przed adresatem po lewej stronie

C. na górze pisma po prawej stronie

D. pod adresatem, lecz przed treścią pisma po lewej stronie

Umiejscowienie wyrazu 'sprawa' oraz określenia przedmiotu sprawy w różnych miejscach korespondencji służbowej, jak na końcu pisma po lewej stronie, na początku po prawej stronie, czy pod nadawcą, a przed adresatem, jest niezgodne z fundamentalnymi zasadami organizacji dokumentów. Umieszczanie istotnych informacji na końcu pisma po lewej stronie wprowadza zamieszanie w strukturze dokumentu, bowiem kluczowe dla zrozumienia przedmiotu sprawy powinno być widoczne od razu po zapoznaniu się z danymi adresata. Tego rodzaju podejście może prowadzić do sytuacji, w której odbiorca musi przeszukiwać tekst w poszukiwaniu informacji, co może opóźnić reakcję lub skutkować nieporozumieniami. Z kolei umiejscowienie tych informacji na początku pisma po prawej stronie jest sprzeczne z konwencjami formatowania, które obowiązują w europejskich i polskich standardach korespondencji. Taki układ jest nieczytelny i może wprowadzać w błąd co do hierarchii informacji. W praktyce, organizacje dążą do zachowania klarowności w komunikacji, dlatego podanie kluczowych informacji o sprawie zaraz po adresacie, w formie zgodnej z przyjętymi normami, minimalizuje ryzyko nieporozumień i poprawia efektywność obiegu dokumentów.

Pytanie 31

Dokument, w którym znajduje się tekst "W załączeniu przesyłamy plan remontów, które zamierzamy przeprowadzić w naszej firmie w pierwszym półroczu 2021 roku" jest dokumentem

A. sprawozdawczym

B. grzecznościowym

C. przewodnim

D. handlowym

Pismo, w którym zawarto informację o planowanych remontach w firmie, nosi nazwę pisma przewodniego. Tego typu dokumenty są najczęściej używane do wprowadzenia załączników i przedstawienia ich kontekstu. Pismo przewodnie pełni funkcję informacyjną, w której nadawca wyjaśnia cel i treść przesyłanych materiałów. Jest to istotne w korespondencji biznesowej, ponieważ umożliwia odbiorcy zrozumienie, dlaczego dane dokumenty zostały mu przekazane oraz jakie działania powinien podjąć w związku z nimi. Przykładem zastosowania pisma przewodniego może być przesłanie oferty handlowej, raportu lub, jak w tym przypadku, planu remontów, gdzie kluczowe jest zrozumienie kontekstu i celu przesyłki. W praktyce, dobrze sformułowane pismo przewodnie może przyczynić się do efektywnej komunikacji oraz lepszej organizacji pracy w firmie.

Pytanie 32

W firmie "ERGODOM" dyrektor ma dwóch zastępców, z czego każdy z nich nadzoruje po trzech kierowników działów. Pod każdym kierownikiem działu znajdują się pracownicy zatrudnieni na równorzędnych stanowiskach. Jaką strukturę organizacyjną opisuje powyższy układ?

A. liniową

B. funkcjonalną

C. sztabowo-liniową

D. macierzową

Wybór innej struktury organizacyjnej wskazuje na niepełne zrozumienie podstawowych różnic pomiędzy różnymi typami hierarchii zarządzania. Struktura funkcjonalna, na przykład, dzieli organizację na różne działy, takie jak marketing, produkcja czy sprzedaż, gdzie każdy dział ma swoich menedżerów, co może prowadzić do problemów z komunikacją między działami. Nie jest to model, który odpowiada opisanej sytuacji w 'ERGODOM', ponieważ nie ma mowy o podziale na funkcje, a raczej o hierarchii opartej na bezpośrednich relacjach. Struktura macierzowa wprowadza jeszcze większą złożoność, łącząc różne struktury funkcjonalne z projektami, co może prowadzić do niejasności w zakresie odpowiedzialności i raportowania. W organizacji, w której kierownicy odpowiadają zarówno za funkcje, jak i projekty, mogą wystąpić konflikty interesów. Wreszcie, struktura sztabowo-liniowa łączy cechy struktury liniowej z dodatkowym wsparciem sztabowym, co nie jest reprezentatywne dla opisanej sytuacji, ponieważ brakuje w niej elementów wsparcia od sztabu. Zrozumienie tych struktur jest kluczowe w projektowaniu efektywnej hierarchii w organizacji i unikanie typowych błędów myślowych, które mogą prowadzić do niewłaściwego wyboru formy zarządzania.

Pytanie 33

Przygotowanie dokumentu dla klienta powinno się rozpocząć od

A. przygotowania wizytówek

B. zakupu odpowiedniego papieru

C. wyboru kolorystyki nagłówków

D. ustalenia celu i struktury dokumentu

Rozpoczęcie przygotowania dokumentu dla klienta od ustalenia celu i struktury jest kluczowe z punktu widzenia efektywności i profesjonalizmu. Ustalając cel dokumentu, określamy, jakie informacje chcemy przekazać oraz jakie działania zamierzamy zainicjować u odbiorcy. Odpowiednia struktura dokumentu zapewnia, że te informacje są przedstawione w logicznej i przystępnej formie, co zwiększa szanse na ich skuteczne przyswojenie przez klienta. Standardy branżowe w pracy biurowej, takie jak zachowanie przejrzystości i zrozumiałości, podkreślają wagę dobrze zorganizowanego dokumentu. Poprawna struktura często obejmuje wstęp, rozwinięcie i zakończenie, co pozwala na jasne przedstawienie myśli i argumentów. Praktycznie, bez właściwie ustalonego celu i struktury, dokument może stać się chaotyczny, co prowadzi do nieporozumień i zmarnowania czasu obu stron. Dzięki dokładnemu planowaniu możemy skutecznie zapobiec takim problemom i zapewnić, że nasz dokument spełni swoje zadanie.

Pytanie 34

Jakie urządzenie powinien wykorzystać pracownik, aby chronić jednostronicowe instrukcje obsługi sprzętu biurowego przed uszkodzeniem?

A. Termobindownicę

B. Laminator

C. Trymer

D. Bindownicę

Wybór urządzeń takich jak termobindownice, trymer i bindownice do zabezpieczania jednostronicowych instrukcji obsługi jest nieodpowiedni z kilku powodów. Termobindownice służą do łączenia kilku kartek w jedną całość, co jest przydatne w przypadku dokumentów książkowych czy raportów, ale nie chroni one pojedynczych stron przed zniszczeniem. Z kolei trymer, będący narzędziem do przycinania papieru, ma zastosowanie w procesie obróbki dokumentów, ale nie oferuje ochrony ani zabezpieczenia przed uszkodzeniami, co jest istotne w kontekście zachowania jednostronicowych instrukcji. Bindownice, choć mogą łączyć wiele stron w jeden dokument, również nie dostarczają odpowiedniej ochrony dla pojedynczej kartki. Użytkownicy mogą mylić te urządzenia z laminatorami, ponieważ wszystkie mają na celu obróbkę dokumentów, jednak ich funkcjonalności są diametralnie różne. Wybierając rozwiązania do ochrony dokumentów, kluczowe jest zrozumienie, że tylko laminacja zapewnia trwałość i odporność na uszkodzenia mechaniczne oraz czynniki zewnętrzne. Typowym błędem myślowym jest zakładanie, że jakiekolwiek urządzenie do obróbki papieru może pełnić funkcję zabezpieczającą, podczas gdy tylko odpowiednie metody, takie jak laminowanie, mogą skutecznie chronić dokumenty przed ich zniszczeniem.

Pytanie 35

Logiczny porządek działań związanych z organizacją zebrania powinien przebiegać w następującej sekwencji:

A. przygotowanie materiałów, ustalenie celu spotkania, ustalanie listy uczestników, zawiadomienie uczestników spotkania, zarezerwowanie sali

B. zawiadomienie uczestników spotkania, zarezerwowanie sali, przygotowanie materiałów, ustalenie celu spotkania, ustalanie listy uczestników

C. ustalenie celu spotkania, ustalanie listy uczestników, zarezerwowanie sali, zawiadomienie uczestników spotkania, przygotowanie materiałów

D. ustalanie listy uczestników, zawiadomienie uczestników spotkania, zarezerwowanie sali, przygotowanie materiałów, ustalenie celu spotkania

Odpowiedź wskazująca na ustalenie celu spotkania jako pierwszy krok jest kluczowa w organizacji zebrania. Ustalenie celu to fundament, na którym opiera się całe spotkanie. Pozwala to na skoncentrowanie się na priorytetach oraz na efektywnym przydzieleniu czasu i zasobów. Przykładowo, jeżeli celem spotkania jest omówienie nowego projektu, warto zdefiniować, czy chodzi o analizę koncepcji, czy uzyskanie feedbacku od zespołu. Następnie, ustalając listę uczestników, zapewniamy, że niezbędne osoby są obecne, co zwiększa efektywność dyskusji. Zarezerwowanie sali powinno nastąpić po ustaleniu listy uczestników, aby uniknąć problemów z dostępnością miejsca. Zawiadomienie uczestników oraz przygotowanie materiałów jest ostatnim krokiem, który umożliwia uczestnikom przygotowanie się do spotkania. Zgodnie z dobrymi praktykami zarządzania projektami, każdy z tych kroków powinien być dokładnie zaplanowany, co przyczynia się do płynnego przebiegu zebrania oraz osiągania wyznaczonych celów.

Pytanie 36

Osoba pracująca w biurze dostała zadanie przygotowania dokumentu, który poinformuje akcjonariuszy firmy o dacie i lokalizacji Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy, a także zawiera informacje na temat przebiegu spotkania oraz prośbę o pewne przybycie. Jakie pismo powinien przygotować pracownik biurowy?

A. Ogłoszenie

B. Zaproszenie

C. Propozycję

D. Certyfikat

Odpowiedzi "Komunikat", "Ofertę" oraz "Zaświadczenie" nie są adekwatne do kontekstu pytania i nie spełniają wymogów formalnych, które są niezbędne do prawidłowego poinformowania udziałowców o Walnym Zgromadzeniu Udziałowców. Komunikat jest ogólnym typem informacji, który niekoniecznie musi być skierowany do konkretnej grupy odbiorców i zazwyczaj nie zawiera szczegółowych danych dotyczących czasu i miejsca spotkania. Dodatkowo, komunikaty mogą mieć charakter bardziej informacyjny bez formalnego wezwania do działania, co w przypadku Walnego Zgromadzenia, gdzie obecność jest kluczowa, jest niewystarczające. Oferty są dokumentami mającymi na celu przedstawienie propozycji handlowych lub usługowych i nie są przeznaczone do formalnego zapraszania uczestników na wydarzenia. Z kolei zaświadczenia są pismami potwierdzającymi określone fakty, np. uczestnictwo w kursie, a nie do informowania o planowanych spotkaniach. W związku z tym, wybór tych odpowiedzi może wynikać z błędnego zrozumienia funkcji poszczególnych typów pism oraz ich zastosowania w sytuacjach biznesowych. Kluczowe jest zrozumienie, że zaproszenie stanowi właściwą formę komunikacji w kontekście organizacji formalnych spotkań, gdzie ważne jest zarówno powiadomienie, jak i zachęcenie do aktywnego uczestnictwa.

Pytanie 37

Dokumenty zawierające szczegółowe ustalenia dotyczące zakresu działań jednostki, podziału obowiązków, uprawnień oraz odpowiedzialności osób pełniących funkcje kierownicze i pracowników zajmujących samodzielne stanowiska znajdują się

A. w regulaminie organizacyjnym

B. w instrukcji kancelaryjnej

C. w instrukcji stanowiskowej

D. w regulaminie bhp

Wybór odpowiedzi związanych z instrukcją kancelaryjną, regulaminem bhp czy instrukcją stanowiskową pokazuje, że może być trochę zamieszania co do tego, co te dokumenty właściwie oznaczają. Instrukcja kancelaryjna zajmuje się tym, jak powinny krążyć dokumenty w biurze i jakie są zasady pracy, a nie mówi nic o strukturze organizacyjnej czy podziale obowiązków. Regulamin bhp to zupełnie inna sprawa, bo chodzi tam o bezpieczeństwo w pracy, a nie o zakres obowiązków. A instrukcja stanowiskowa? To dotyczy tylko specyficznych zadań dla konkretnych osób, a nie całej organizacji. Wiele osób myli te dokumenty z regulaminem organizacyjnym, co może prowadzić do nieporozumień w zakresie odpowiedzialności. Ważne jest, żeby zrozumieć, co każdy z tych dokumentów robi, bo w końcu każdy z nich ma inne cele i funkcje, które są niezbędne do prawidłowego działania firmy.

Pytanie 38

W sześciopunktowym systemie Braille'a zestaw punktów [345] reprezentuje znak

A. @

B. &

C. $

D. #

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Kombinacja punktów [345] w systemie Braille'a rzeczywiście odpowiada znakowi '@'. System Braille'a jest używany do reprezentowania liter, cyfr i znaków specjalnych w formie wypukłych punktów, które są odczuwalne dotykiem. W kontekście pism Braille'a, każdy znak jest tworzony za pomocą układów punktów, które są poukładane w prostokątny blok składający się z sześciu punktów. Punkt 3 znajduje się w środkowej kolumnie, a punkty 4 i 5 w dolnej kolumnie. Taki układ odpowiada symbolowi '@', który jest powszechnie używany w komunikacji elektronicznej, szczególnie w adresach e-mail. Zrozumienie, jak różne układy punktów tworzą różne znaki, jest kluczowe dla osób korzystających z pisma Braille'a w codziennym życiu. Umożliwia to nie tylko lepsze zrozumienie tekstu, ale również samodzielne korzystanie z technologii i narzędzi komunikacyjnych, co jest bardzo istotne dla niezależności osób niewidomych i słabowidzących.

Pytanie 39

Sekretariat, który występuje w małych i średnich przedsiębiorstwach oraz wykonuje funkcje kancelarii ogólnej i obsługuje administracyjno-techniczne zadania kierowników, nazywamy sekretariatem

A. konferencyjnym

B. osobistym

C. uniwersalnym

D. działowym

Wybór działowego, osobistego lub konferencyjnego sekretariatu jako odpowiedzi na pytanie o sekretariat w małych i średnich firmach jest nieuzasadniony z kilku powodów. Sekretariat działowy odnosi się do jednostek, które koncentrują się na obsłudze konkretnego działu, co ogranicza jego funkcję do wąskiego zakresu zadań, takich jak wsparcie administracyjne dla jednego zespółu, co nie odpowiada wymaganiom małej lub średniej firmy, która potrzebuje bardziej kompleksowego wsparcia. Sekretariat osobisty z kolei jest skoncentrowany na obsłudze pojedynczego menedżera lub wyższej kadry kierowniczej, co sprawia, że jego zakres działania jest ograniczony do działań na rzecz jednej osoby, a nie całego przedsiębiorstwa. Taki model pracy może prowadzić do nieefektywności w sytuacjach, gdy wiele osób potrzebuje wsparcia, a zasoby są ograniczone. Sekretariat konferencyjny jest z kolei skoncentrowany na obsłudze wydarzeń i spotkań, co również nie odpowiada na potrzeby administracyjne typowe dla małych i średnich firm. W każdym z tych przypadków, podejście do organizacji pracy i struktura sekretariatu nie odpowiadają wszechstronności i elastyczności, jakich wymaga nowoczesne zarządzanie biurem. W praktyce, często spotyka się błędne założenia, że w małych firmach nie potrzeba złożonych struktur, co prowadzi do nieefektywności i chaosu organizacyjnego. Sekretariat uniwersalny, jako rozwiązanie łączące te funkcje, jest w stanie sprostać wymaganiom wszelkich działów, co czyni go najlepszym wyborem w omawianym kontekście.

Pytanie 40

Który sposób zapisu daty w dokumencie jest zgodny z aktualnymi zasadami redagowania pism urzędowych?

A. 20-V-2021 r.

B. 20 maja 2021 roku

C. 20.V.2021 r.

D. 20 maj 2021 rok

Odpowiedź "20 maja 2021 roku" jest zgodna z obowiązującymi standardami redakcyjnymi w pismach urzędowych. W polskim piśmiennictwie urzędowym daty powinny być zapisywane w sposób pełny, co oznacza, że należy używać pełnych nazw miesięcy oraz formy "roku". Taki zapis jest nie tylko zgodny z zasadami gramatyki, ale também z ogólnymi wytycznymi dotyczącymi dokumentacji urzędowej, które zalecają, aby unikać skrótów, które mogą wprowadzać w błąd. Ponadto, pełne zapisy daty są bardziej przejrzyste i łatwiejsze do zrozumienia dla wszystkich odbiorców. W praktyce, w sytuacjach formalnych, takich jak umowy, wnioski czy inne dokumenty prawne, ważne jest, aby daty były zapisane w tej formie, aby zapewnić pełną jasność i uniknąć ewentualnych nieporozumień. Na przykład, pisząc pismo do instytucji publicznej, należy używać formatu "20 maja 2021 roku", co podnosi profesjonalizm dokumentu oraz jego zgodność z obowiązującymi normami.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej