Wyniki egzaminu

Nowy egzamin
Informacje o egzaminie:
  • Zawód: Technik archiwista
  • Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
  • Data rozpoczęcia: 19 maja 2025 19:12
  • Data zakończenia: 19 maja 2025 20:04

Egzamin zdany!

Wynik: 20/40 punktów (50,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!
Facebook
X.com
LinkedIn
Szczegółowe wyniki:
Pytanie 1

Jakie dane są kluczowe do stworzenia opisu dokumentacji kartograficznej?

A. Skala 1:5000
B. Temat: Prezydent Ignacy Mościcki w Juracie w 1937 roku
C. "Stary oberek"; Franciszek Golan; skrzypce; nagranie 1952 r
D. Etap: projekt budowlany i wykonawczy
Skala 1:5000 jest kluczowym elementem w dokumentacji kartograficznej, ponieważ określa, w jakiej proporcji rzeczywiste wymiary terenu są przedstawione na mapie. Skala wpływa na szczegółowość i dokładność odwzorowania obiektów geograficznych. W przypadku skali 1:5000, jeden centymetr na mapie odpowiada pięciu tysiącom centymetrów w rzeczywistości, co oznacza, że mapy wykonane w tej skali mogą prezentować szczegóły, takie jak granice działek, drogi czy budynki, z dużą precyzją. W praktyce użycie właściwej skali jest niezbędne dla architektów, urbanistów i geodetów, którzy muszą analizować przestrzeń i planować inwestycje. Standardy takie jak ISO 19110 dotyczące opisu obiektów przestrzennych oraz normy krajowe regulujące tworzenie map wskazują, że skala jest podstawowym parametrem, który powinien być określony w każdej dokumentacji kartograficznej. Zastosowanie odpowiedniej skali zapewnia również, że odbiorca dokumentacji może w sposób efektywny zinterpretować przedstawione dane.
Pytanie 2

Dokumentacja kartograficzna nie obejmuje

A. atlas nieba
B. mapa turystyczna
C. plan miasta
D. opis techniczny maszyny do pisania
Odpowiedź "opis techniczny maszyny do pisania" jest prawidłowa, ponieważ nie należy do kategorii dokumentacji kartograficznej. Dokumentacja kartograficzna odnosi się do zbioru materiałów, które przedstawiają różne aspekty geograficzne, takie jak lokalizacje, kształty i relacje przestrzenne. Przykładem dokumentacji kartograficznej mogą być mapy, plany oraz atlasy, które służą do ułatwienia zrozumienia przestrzeni. Mapa turystyczna ilustruje szlaki turystyczne oraz atrakcje, a atlas nieba pokazuje konstelacje i inne obiekty astronomiczne. Z kolei plan miasta precyzyjnie przedstawia ulicę, budynki i infrastrukturę. W przeciwieństwie do tego, opis techniczny maszyny do pisania jest dokumentacją techniczną, dotyczącą urządzenia mechanicznego, a nie geograficznego lub kartograficznego. Tego typu dokumentacja jest kluczowa w obszarze inżynierii i produkcji, gdzie precyzyjne opisy i instrukcje są niezbędne do efektywnego użytkowania i konserwacji maszyn.
Pytanie 3

W jakich odstępach czasowych powinien być wykonywany przegląd informatycznych nośników danych?

A. co pięć lat
B. co roku
C. co dwa lata
D. co dziesięć lat
Przegląd informatycznych nośników danych co pięć lat jest zgodny z zaleceniami najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi. Regularne przeglądy pozwalają na identyfikację nośników, które mogą być uszkodzone lub mają ograniczoną żywotność, co jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości działania systemu informatycznego. Zgodnie z wytycznymi organizacji takich jak ISO 27001, audyty i przeglądy powinny być wykonywane w określonych odstępach czasowych, co pięć lat to standardowy okres, który pozwala na ocenę stanu nośników oraz wprowadzenie ewentualnych działań naprawczych. Przykładem może być analiza nośników, które przechowują dane krytyczne, takie jak kopie zapasowe systemów operacyjnych czy bazy danych. Niezależnie od tego, czy używamy dysków twardych, SSD czy pamięci flash, ich regularny przegląd pozwala na wcześniejsze wykrycie problemów, co z kolei minimalizuje ryzyko utraty danych. W praktyce, wielu administratorów IT stosuje polityki cyklicznych przeglądów, aby zapewnić wydajność oraz bezpieczeństwo całej infrastruktury informatycznej.
Pytanie 4

Układ dokumentacji aktowej kategorii A prowadzonej w systemie bezdziennikowym dla akt spraw powinien być

A. zgodny z numerami spraw
B. zgodny z numerami akcesji
C. alfabetyczny
D. chronologiczny
Wybór układu zgodnego z numerami akcesji, alfabetycznego lub zgodnego z numerami spraw może wydawać się atrakcyjny, jednak takie podejścia mają swoje wady. Układ zgodny z numerami akcesji może wprowadzać chaos, ponieważ numery akcesji często nie mają logicznego związku z datami dokumentów, co powoduje trudności w ich późniejszym odnalezieniu. Alfabetyczny układ, z drugiej strony, jest użyteczny w kontekście wyszukiwania nazwisk lub tytułów, ale nie oddaje chronologii zdarzeń, co jest kluczowe w wielu sytuacjach prawnych i administracyjnych. Układ zgodny z numerami spraw również nie zapewnia chronologii, co może prowadzić do znacznych opóźnień w przygotowywaniu odpowiednich dokumentów i raportów. Typowe błędy w myśleniu dotyczące wyboru tych systemów polegają na nieuznawaniu znaczenia kontekstu czasowego w dokumentacji, co może prowadzić do sytuacji, w których kluczowe informacje są pomijane lub źle interpretowane. W rezultacie, stosowanie układów alternatywnych zamiast chronologicznego może stwarzać dodatkowe trudności w zarządzaniu dokumentacją i prowadzić do problemów prawnych w przypadku audytów czy postępowań sądowych.
Pytanie 5

Jakie oznaczenie jednostki miary używa się do wskazania ilości dokumentacji aktowej?

A. cm
B. mb.
C. godz.
D. min.
Odpowiedź "mb." to skrót od "megabajt", który jest jednostką miary stosowaną szczególnie w kontekście ilości danych czy dokumentacji elektronicznej. W przypadku dokumentacji aktowej, określenie jej objętości w megabajtach pozwala na lepsze zrozumienie, ile miejsca zajmują zbiory danych. W praktyce, jednostka ta jest szczególnie przydatna w działach IT, archiwizacji oraz zarządzaniu dokumentami cyfrowymi, gdzie objętość plików ma kluczowe znaczenie dla efektywności przechowywania oraz transferu danych. Ponadto, w kontekście przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, często wymagane jest monitorowanie ilości danych przetwarzanych w organizacji, co czyni znajomość jednostek takich jak megabajt istotną dla spełnienia norm prawnych. Warto również zauważyć, że w dobie cyfryzacji, umiejętność oceny objętości dokumentacji w MB jest niezbędna w zarządzaniu projektami IT oraz w analizie efektywności operacyjnej.
Pytanie 6

Jedną lub więcej fotografii, które są ze sobą związane tematycznie, osobą lub zdarzeniem, zrobionych w jednym miejscu i czasie, nazywamy

A. grupą
B. tematem
C. zespołem
D. zbiorem
Wybierając "grupa", wybrałeś termin, który tak naprawdę nie oddaje tego, o co tu chodzi. Grupa to pojęcie, które może wskazywać na różnorodne obiekty, które niekoniecznie mają coś wspólnego pod względem narracyjnym czy tematycznym. Co więcej, odpowiedź "zbiór" też nie pasuje, bo zbiór zdjęć może obejmować różne tematy, a tu chodzi o spójność, co jest kluczowe w fotografii. Z kolei "zespół" sugeruje ludzi działających razem, co w tym kontekście po prostu mija się z celem. W fotografii ważne jest uchwycenie głębi danego wydarzenia czy koncepcji, co wykracza poza proste kategorie jak grupa czy zbiór. "Temat" naprawdę ma znaczenie, bo podkreśla treść i kontekst, co jest niezbędne w analizie zdjęć oraz w pracy zawodowych fotografów, którzy chcą przekazać coś więcej niż tylko obraz.
Pytanie 7

Jakiej informacji nie powinno się umieszczać w spisie zdawczo-odbiorczym elektronicznych dokumentów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego?

A. Liczba dokumentów w sprawie
B. Tytuł sprawy
C. Liczba porządkowa
D. Znak teczki
W spisie zdawczo-odbiorczym archiwalnych dokumentów ważne jest, by wiedzieć, jakie informacje są kluczowe do dobrej archiwizacji i późniejszego odnajdywania tych dokumentów. Tu chodzi o tytuł sprawy, liczbę dokumentów i ich liczby porządkowe. Tytuł sprawy daje kontekst, co naprawdę ułatwia potem szukanie i identyfikację dokumentów. Liczba dokumentów w sprawie pozwala na kontrolowanie, ile tego jest, co ma znaczenie przy rezerwowaniu miejsca w archiwum. Liczba porządkowa też jest istotna, bo pomaga w organizacji i dostępności dokumentów, a to wszystko ma swoje zasady. Znak teczki w tym kontekście może stworzyć zamieszanie, bo to wewnętrzny element klasyfikacji, który nie za bardzo pasuje do archiwizacji państwowej. Dobrze byłoby zrozumieć te zasady i zastosować je w praktyce, żeby nie było problemów z dokumentami. Jak się nie przestrzega tych zasad, to można stracić dokumenty albo mieć problemy z ich znalezieniem, a w najgorszym wypadku narazić się na kłopoty prawne.
Pytanie 8

Dokumenty z grupy akt z czasów staropolskich, zazwyczaj wystawiane przez kancelarię królewską, które potwierdzają nadania dla tego samego adresata, to

A. regestry
B. summariusze
C. posteriora
D. transumpty
Transumpty to dokumenty prawne, które mają swoje korzenie w praktykach kancelarii królewskiej w Polsce, szczególnie w okresie staropolskim. Stanowią one potwierdzenie nadania przywilejów, dóbr lub innych praw na rzecz konkretnego odbiorcy. Ich głównym celem jest zapewnienie legalności i trwałości tych nadania, a także umożliwienie ich weryfikacji w przyszłości. Przykładowo, transumpty mogły być wykorzystywane przez szlachtę do potwierdzenia swoich praw do ziemi, co miało kluczowe znaczenie w kontekście wspierania ich pozycji w hierarchii społecznej oraz w relacjach z monarchą. W praktyce, transumpty odgrywały istotną rolę w administracji i sądownictwie, ponieważ stanowiły podstawę do rozstrzygania sporów dotyczących praw własności. Współcześnie, dokumenty te są badane przez historyków i prawników w celu zrozumienia struktury społecznej i prawnej dawnej Polski, co jest zgodne z dobrymi praktykami w zakresie ochrony dziedzictwa kulturowego oraz prawnego.
Pytanie 9

Sygnatura archiwalna obejmuje numer spisu zdawczo-odbiorczego oraz

A. numer pozycji w tym spisie.
B. symbol twórcy akt.
C. numer spisu w zestawieniu spisów zdawczo-odbiorczych.
D. symbol z repertorium akt.
Wybór niewłaściwej odpowiedzi może prowadzić do nieporozumień w zakresie identyfikacji akt w archiwum. Symbol z rzeczowego wykazu akt oraz symbol aktotwórcy nie są elementami składającymi się na sygnaturę archiwalną. Rzeczowy wykaz akt jest narzędziem stosowanym do klasyfikacji dokumentów, ale nie jest bezpośrednio związany z sygnaturą, która ma na celu jednoznaczną identyfikację w obrębie spisu zdawczo-odbiorczego. Co więcej, symbol aktotwórcy używany jest do oznaczania podmiotu odpowiedzialnego za tworzenie dokumentów, a nie do identyfikacji samego dokumentu w archiwum. Z kolei numer spisu w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych odnosi się do ogólnej ewidencji wszystkich spisów, a nie do konkretnego dokumentu. Te nieporozumienia mogą wynikać z mylnego przyjęcia, że wszystkie elementy wykazu są tożsame z sygnaturą archiwalną. W praktyce, zrozumienie i stosowanie właściwej terminologii oraz procedur archiwizacyjnych jest kluczowe dla skutecznego zarządzania dokumentacją, a nieprawidłowe podejście do tematu może prowadzić do utrudnień w dostępie do informacji oraz ich dalszym przetwarzaniu.
Pytanie 10

Akta stanu cywilnego w ramach zespołu archiwalnego są grupowane

A. w porządku chronologiczno-rzeczowym
B. w systemie dziesiętnym z podziałem na teczki tematyczne
C. w seriach rzeczowych, a w obrębie serii porządkuje się chronologicznie
D. według grup tematycznych, a w ramach tych grup alfabetycznie
Organizacja jednostek archiwalnych akt stanu cywilnego w innych układach, takich jak dziesiętny, tematyczny czy chronologiczno-rzeczowy, nie odpowiada standardom archiwalnym i może prowadzić do nieefektywności w zarządzaniu dokumentami. Przykładowo, układ dziesiętny z podziałem na teczki rzeczowe, choć stosowany w niektórych systemach, jest mniej praktyczny dla archiwów stanu cywilnego, gdzie kluczowe jest szybkie odnalezienie konkretnych dokumentów. Tego rodzaju organizacja może prowadzić do skomplikowanego systemu katalogowania, który zniechęca użytkowników i może wprowadzać nieporządek. Ponadto, grupowanie dokumentów w tematyczne kategorie z alfabetycznym porządkiem również nie uwzględnia chronologii, co jest istotne dla akt stanu cywilnego. Z perspektywy archiwistyki, istotne jest nie tylko grupowanie według tematyki, ale także zapewnienie, że dokumenty są uporządkowane w sposób, który odzwierciedla ich naturalny kontekst tworzenia. W przypadku archiwizacji, priorytetem powinno być zachowanie chronologii, co pozwala na odtworzenie historii zdarzeń oraz ułatwia zrozumienie kontekstu danego dokumentu. Zastosowanie podejścia chronologiczno-rzeczowego może prowadzić do bałaganu, jako że dokumenty mogą być rozproszone w różnych seriach i trudno dostępne w przypadku potrzeby ich przeszukania. Te błędy w myśleniu wynikają z ignorowania podstawowych zasad archiwizacji, które kładą nacisk na spójność, dostępność i łatwość wyszukiwania dokumentów.
Pytanie 11

Mikrofilm w postaci negatywnej lub pozytywnej, który ma być trwale archiwizowany, to mikrofilm

A. użytkowy
B. uzupełniający
C. archiwalny
D. przezroczysty
Mikrofilm archiwalny to forma dokumentacji, która została zaprojektowana do długoterminowego przechowywania i ochrony informacji. Odpowiednie normy mówią, że mikrofilmy archiwalne powinny być wykonane z materiałów odpornych na degradację, aby zapewnić ich trwałość przez wiele lat, a nawet stuleci. Takie mikrofilmy są zazwyczaj produkowane z wysokiej jakości emulsji srebra, które charakteryzują się dużą stabilnością i odpornością na światło oraz zmiany chemiczne. Przykładem zastosowania mikrofilmów archiwalnych są zbiory bibliotek i instytucji państwowych, które archiwizują dokumenty historyczne, umowy, akty prawne i inne ważne materiały. Dobrą praktyką jest także stosowanie odpowiednich metod przechowywania takich mikrofilmów, w tym kontrola temperatury i wilgotności, aby zapewnić ich dalszą użyteczność. Mikrofilmy archiwalne odpowiadają na potrzeby zachowania dziedzictwa kulturowego oraz dokumentacji administracyjnej, co czyni je niezbędnym elementem w zarządzaniu archiwum.
Pytanie 12

Którego etapu opracowania nagrań dotyczy zamieszczony w ramce fragment tekstu?

(...)
2. W ramach jednego nagrania należy skompletować i ustalić kolejność poszczególnych jednostek fizycznych oraz przeprowadzić selekcję wariantów i duplikatów.
(...)

A. Kwalifikacji.
B. Systematyzacji.
C. Inwentaryzacji.
D. Katalogowania.
Wybierając inną odpowiedź, można łatwo popaść w pułapki myślowe związane z niepełnym zrozumieniem poszczególnych etapów opracowania nagrań. Na przykład, katalogowanie to proces, który polega na tworzeniu spisu treści lub listy zbiorów, ale nie uwzględnia on konieczności organizacji materiałów w sposób logiczny. Katalogowanie jest użyteczne, ale to nie ono odpowiada za porządkowanie treści, które jest kluczowym aspektem systematyzacji. Podobnie, inwentaryzacja dotyczy głównie ewidencji posiadanych zasobów, co także nie jest tożsame z ich organizowaniem. W kontekście archiwizacji, inwentaryzacja służy do określenia, co posiadamy, ale nie mówi nic o tym, w jaki sposób te materiały powinny być uporządkowane lub zorganizowane. Kwalifikacja z kolei wiąże się z oceną wartości i znaczenia materiałów, co jest istotne, ale nadal nie odnosi się do procesu ich systematyzacji. Typowe błędy w analizie tych etapów mogą wynikać z mylenia ich funkcji: katalogowanie i inwentaryzacja to procesy wstępne, które nie prowadzą do powstania logicznej struktury, jaką oferuje systematyzacja. W związku z tym, kluczowe jest zrozumienie, że systematyzacja ma na celu nie tylko zorganizowanie materiałów, ale również ich przygotowanie do dalszego użytku i archiwizacji w sposób, który odpowiada na potrzeby użytkowników i standardy branżowe.
Pytanie 13

Zapis dźwięku w formie mechanicznej na analogowym nośniku lub w postaci elektronicznej na cyfrowym nośniku to rodzaj dokumentacji

A. dźwiękowa
B. aktowa
C. elektroniczna
D. technologiczna
Odpowiedź "dźwiękowa" jest właściwa, ponieważ dokumentacja dźwiękowa odnosi się do wszelkiego rodzaju zapisów dźwięku, zarówno na nośnikach analogowych, jak i cyfrowych. Mechaniczny zapis dźwięku, na przykład na płytach winylowych, oraz elektroniczny zapis dźwięku na cyfrowych nośnikach, takich jak pliki WAV czy MP3, są formami dokumentacji dźwiękowej. W praktyce, dokumentacja dźwiękowa jest niezbędna w wielu dziedzinach, jak archiwizacja, produkcja muzyczna, czy badania naukowe. Zgodnie z międzynarodowymi standardami archiwizacji, dokumentacja dźwiękowa powinna być tworzona z zachowaniem wysokiej jakości próbkowania i bit rate, co zapewnia odpowiednią jakość reprodukcji dźwięku. Przykładem zastosowania dokumentacji dźwiękowej może być archiwizacja koncertów, gdzie audio jest nagrywane i przechowywane dla przyszłych pokoleń. Również w branży mediów, dokumentacja dźwiękowa jest kluczowa dla produkcji radiowych i telewizyjnych, zapewniając, że nagrania są właściwie zarchiwizowane i dostępne w odpowiednich formatach.
Pytanie 14

Organizując nagrania, warto wykorzystać metodę

A. strukturalną
B. alfabetyczną
C. chronologiczną
D. rzeczową
Porządkowanie nagrań według metod strukturalnej, chronologicznej czy alfabetycznej ma swoje zastosowania, ale nie jest optymalne w kontekście efektywnego zarządzania treściami edukacyjnymi. Podejście strukturalne, które zakłada układ według jakiegoś ustalonego wzoru lub schematu, może być zbyt sztywne i nie odzwierciedlać rzeczywistego przebiegu nauki. Użytkownicy mogą mieć trudności z szybkim odnalezieniem interesujących ich fragmentów materiału, co może prowadzić do frustracji oraz obniżenia efektywności procesu nauczania. Z kolei metoda chronologiczna, opierająca się na czasie nagrania, może być niewłaściwa, jeśli tematyka materiałów jest różnorodna i nie występuje jasny związek czasowy między nimi. Uczniowie mogą mieć problem z odnalezieniem kluczowych informacji, które mogłyby być dla nich istotne w danym momencie. Zastosowanie porządkowania alfabetycznego również nie uwzględnia merytorycznego kontekstu, co może prowadzić do sytuacji, w której ważne tematy będą zagubione wśród mniej istotnych nagrań. Takie podejścia mogą wynikać z przekonania, że uporządkowanie według prostych reguł wystarczy do zapewnienia przejrzystości, jednak w praktyce nie prowadzi to do optymalizacji dostępu do wiedzy, co jest kluczowym celem w systemach e-learningowych.
Pytanie 15

Skorowidz archiwalny nie stanowi

A. repertorium
B. indeks
C. sumariusz
D. katalog
Repertorium, indeks i sumariusz to formy, które w kontekście archiwów pełnią rolę narzędzi wyszukiwawczych, organizujących i klasyfikujących informacje w sposób umożliwiający ich efektywne przetwarzanie i odnajdywanie. Repertorium jest zorganizowanym zbiorem wpisów dotyczących dokumentów archiwalnych, który umożliwia śledzenie wszystkich jednostek w danym archiwum. Indeks z kolei stosuje systematyczne podejście do klasyfikacji, pozwalając na szybkie odnajdywanie informacji według różnych kryteriów, co jest kluczowe w procesie zarządzania dokumentacją. Sumariusz, z drugiej strony, to skrócony opis zawartości dokumentów, który ułatwia ich zrozumienie i identyfikację bez konieczności przeglądania całości materiałów. Typowym błędem myślowym jest mylenie funkcji katalogu z funkcją skorowidza. Katalogi są bardziej statyczne i służą głównie do prezentacji zasobów, podczas gdy repertoria, indeksy i sumariusze umożliwiają dynamiczne zarządzanie informacjami, co ma kluczowe znaczenie w archiwistyce i zarządzaniu dokumentami. Współczesne archiwa powinny opierać się na tych zasadach, by skutecznie zarządzać dużymi zbiorami informacji w zgodzie z międzynarodowymi standardami.
Pytanie 16

W archiwizacji elektronicznej formą przechowywania kopii zabezpieczającej dokumentację fotograficzną jest

A. skan.
B. negatyw.
C. mikrofilm.
D. kserokopia.
Wybór takich opcji jak negatyw, mikrofilm czy kserokopia do zabezpieczenia dokumentacji fotograficznej nie jest zbyt trafiony. Negatyw to przecież coś namacalnego, a nie elektronicznego. Potrzebuje specjalnego sprzętu, co sprawia, że nie jest za bardzo praktyczny w dzisiejszych czasach. Mikrofilm, no to też inna bajka — mimo że kiedyś był popularny, teraz dostęp do niego i wyszukiwanie informacji są dużo trudniejsze. Kserokopie? Też nie najlepiej, bo papier się z czasem psuje i zajmuje sporo miejsca. Dlatego lepiej postawić na skany, żeby nie martwić się o takie problemy. Technologia idzie do przodu i warto to wykorzystać, a skanowanie to krok w dobrą stronę przy archiwizacji.
Pytanie 17

Jakie elementy zawiera sygnatura archiwalna map, które nie są wszyte do akt?

A. składa się z numeru archiwum, skrótu nazwy zespołu oraz numeru pozycji inwentarzowej
B. zawiera datę uporządkowania oraz skrót nazwy zespołu
C. tworzy ją data przyjęcia mapy do archiwum oraz numer zespołu
D. obejmuje skrót nazwy archiwum i numer nabytku
Sygnatura archiwalna dla map, które nie są wszyte do akt, jest kluczowym elementem identyfikacyjnym, który umożliwia skuteczną klasyfikację oraz zarządzanie dokumentami w archiwach. Poprawna odpowiedź odnosi się do struktury sygnatury, która składa się z numeru archiwum, skrótu nazwy zespołu i numeru pozycji inwentarzowej. Taki system organizacji dokumentów jest zgodny z ogólnymi zasadami archiwizacji, które zalecają jednoznaczne identyfikowanie materiałów archiwalnych. Na przykład, numer archiwum identyfikuje konkretne archiwum, co jest kluczowe przy pracy z dużymi zbiorami dokumentów. Skrót nazwy zespołu pozwala szybko zidentyfikować pochodzenie dokumentu, a numer pozycji inwentarzowej wskazuje na konkretne miejsce w inwentarzu, co ułatwia lokalizację i dostęp do map. Zastosowanie takiej sygnatury jest szczególnie ważne w kontekście zachowania ciągłości informacji oraz umożliwienia skutecznego przeszukiwania zbiorów. Dobre praktyki archiwalne podkreślają, że każdy dokument powinien być opatrzony taką sygnaturą, aby zapewnić jego łatwą identyfikację i przetwarzanie w systemach informacji archiwalnej.
Pytanie 18

Całość materiałów pozostawionych przez aktotwórcę, bez względu na rodzaj nośnika i techniki ich utrwalania, to

A. zasób archiwalny
B. zespół archiwalny
C. inwentarz archiwalny
D. przewodnik archiwalny
Odpowiedzi takie jak inwentarz archiwalny, zasób archiwalny oraz przewodnik archiwalny nie oddają pełnej definicji całości materiałów spuścizny aktotwórcy. Inwentarz archiwalny to spis dokumentów wchodzących w skład zespołu archiwalnego, który zawiera szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych jednostek archiwalnych, ale nie stanowi całości spuścizny. Z kolei zasób archiwalny odnosi się do ogółu zespołów archiwalnych znajdujących się w danym archiwum, co także nie jest równoznaczne z całością aktotwórcy. Przewodnik archiwalny to natomiast dokumentacja pomocnicza, która ma na celu ułatwienie korzystania z zasobów archiwalnych, ale nie obejmuje samych materiałów. Wiele osób popełnia błąd myślenia, utożsamiając różne terminy, co prowadzi do zamieszania i nieporozumień w kontekście zarządzania dokumentacją. Aby poprawnie zrozumieć te pojęcia, ważne jest zapoznanie się z normami archiwalnymi oraz wytycznymi, które precyzują definicje i stosowanie tych terminów w praktyce archiwalnej.
Pytanie 19

Destrukt w kontekście fizycznej formy dokumentacji odnosi się do stanu

A. dobrego, bez ograniczeń w dostępie
B. złego, wymagającego działań konserwatora, bez możliwości udostępniania
C. dostatecznego, pozwalającego na ostrożne udostępnianie
D. bardzo dobrego, po konserwacji, bez ograniczeń w dostępie
Odpowiedź 'zły, wymagający ingerencji konserwatora, bez możliwości udostępniania' jest poprawna, ponieważ termin 'destrukt' w kontekście dokumentacji odnosi się do stanu, w którym materiał jest na tyle uszkodzony, że nie można go udostępniać do dalszego użytkowania. Takie dokumenty często wymagają natychmiastowej interwencji konserwatorskiej, aby zminimalizować dalsze uszkodzenia oraz chronić integralność informacji. W praktyce, podejście to jest zgodne z założeniami standardów zarządzania dokumentacją, takich jak ISO 9001, które podkreślają znaczenie ochrony zasobów informacyjnych. Na przykład, w archiwach, dokumenty w stanie destrukt wymagają specjalistycznego podejścia, które może obejmować digitalizację oraz zastosowanie technik konserwatorskich, aby umożliwić ich późniejsze wykorzystanie w formie cyfrowej. Ignorowanie stanu destrukt dokumentu może prowadzić do całkowitej utraty informacji oraz wartości historycznej, co jest niezgodne z praktykami archiwizacji i zarządzania wiedzą.
Pytanie 20

Dźwiękowych nagrań, które zostały zarejestrowane na analogowym nośniku, nie należy kwalifikować do cyfryzacji z powodu

A. częstotliwości udostępnień
B. jego artystycznej wartości
C. fizycznego stanu płyty
D. miejsca, w którym jest przechowywany
Analizując pozostałe odpowiedzi, warto zwrócić uwagę na ich niedokładności w kontekście cyfryzacji nagrań dźwiękowych. Wartość artystyczna nagrania nie powinna być podstawą do decyzji o cyfryzacji. Nawet najbardziej wartościowe artystycznie nagrania mogą ulegać degradacji, a ich zachowanie w formie cyfrowej jest kluczowe dla zachowania dziedzictwa kulturowego. Miejsce przechowywania jest istotne, a nie wartość artystyczna. Co więcej, częstotliwość udostępnień nagrania również nie jest czynnikiem determinującym jego cyfryzację. Nagrania, które rzadko są odtwarzane, mogą wymagać cyfryzacji z powodu ich fizycznego stanu, aby nie uległy one całkowitym zniszczeniu. Odniesienie się do stanu fizycznego płyty również nie jest właściwe. Chociaż stan nośnika ma znaczenie, to kluczowym aspektem jest jego przechowywanie, które bezpośrednio wpływa na jego trwałość. Myślenie, że wartość artystyczna lub częstotliwość udostępnień mogą decydować o procesie cyfryzacji jest błędne; należy skupić się przede wszystkim na technicznych i fizycznych aspektach przechowywania nośników.
Pytanie 21

Mapy, które tworzą serię wydawniczą, powinny być uporządkowane według

A. numerów map w serii
B. chronologicznej wydania
C. tematycznej wydania
D. oznaczeń numerów ewidencyjnych
Odpowiedź "chronologicznej wydania" jest prawidłowa, ponieważ mapy w serii wydawniczej powinny być uporządkowane według daty ich publikacji. Taki sposób organizacji umożliwia użytkownikom śledzenie zmian w danych geograficznych i tematach z biegiem czasu. Na przykład, w atlasie historycznym mapy mogą ilustrować rozwój terytorialny krajów, co jest kluczowe dla zrozumienia przeszłych wydarzeń. Ponadto, czasami wydawcy dołączają do map notatki chronologiczne, które pozwalają badaczom na analizowanie ewolucji danych w kontekście historycznym. Praktyczne zastosowanie tego podejścia w produkcji map obejmuje również zarządzanie zasobami i planowanie przestrzenne, gdzie chronologia wydania map może odzwierciedlać aktualność informacji, co jest istotne dla podejmowania decyzji w zakresie rozwoju urbanistycznego. W związku z tym, uznawanie chronologii wydania jako kluczowego kryterium porządkowania map jest zgodne z dobrymi praktykami w dziedzinie kartografii i geoinformacji.
Pytanie 22

Podczas skanowania dokumentu (w formacie A4 do A3) minimalna wartość rozdzielczości powinna wynosić

A. 250 dpi
B. 200 dpi
C. 150 dpi
D. 100 dpi
Wybór rozdzielczości 200 dpi (punktów na cal) jest zalecany przy skanowaniu rękopisów w formacie A4 do A3, ponieważ zapewnia odpowiednią jakość obrazu, umożliwiając jednocześnie zachowanie detali oraz klarowności tekstu. Przy tej rozdzielczości możliwe jest uzyskanie wyraźnych i czytelnych skanów, które są istotne w kontekście archiwizacji dokumentów oraz ich późniejszego wykorzystania, np. w publikacjach elektronicznych czy w druku. Standardowe praktyki w dziedzinie digitalizacji wskazują, że 200 dpi jest minimalną wartością dla dokumentów tekstowych, ponieważ niższe rozdzielczości, takie jak 150 dpi czy 100 dpi, mogą prowadzić do utraty detali, takich jak drobne czcionki czy skomplikowane ilustracje. To z kolei może wpływać na jakość reprodukcji i użyteczność dokumentu w przyszłości, przede wszystkim w kontekście jego analizy czy przetwarzania. Warto również zauważyć, że przy skanowaniu materiałów historycznych lub delikatnych rękopisów, wyższe rozdzielczości, takie jak 300 dpi, mogą być stosowane, aby zapewnić jeszcze większą precyzję, jednak dla standardowych zastosowań 200 dpi jest uważane za optymalne rozwiązanie.
Pytanie 23

W jaki sposób powinno się uporządkować w teczce dokumenty dotyczące zakończonych spraw, które były prowadzone w systemie kancelaryjnym dziennikowym?

A. Zgodnie z kolejnością wszczynania spraw
B. Zgodnie z datą dekretacji dokumentów
C. Zgodnie z instytucjami, które wysyłały dokumenty
D. Zgodnie z datą rejestracji dokumentów w kancelarii
Ułożenie akt według daty rejestracji pisma w kancelarii, instytucji wysyłającej pisma czy daty dekretacji nie jest optymalnym sposobem organizacji dokumentacji. Podejście to może prowadzić do nieefektywności w zarządzaniu sprawami. Uporządkowanie według daty rejestracji wprowadza zamieszanie, ponieważ różne sprawy mogą być rejestrowane w różnym czasie, co utrudnia odnalezienie powiązanych dokumentów. W praktyce oznacza to, że pracownik kancelarii, przeszukując dokumenty pod kątem konkretnej sprawy, może spędzać dużo czasu na szukaniu akt, zamiast móc z łatwością odnaleźć je w odpowiedniej kolejności. Uporządkowanie według instytucji wysyłających pisma również nie sprzyja efektywności, ponieważ sprawy dotyczące jednej instytucji mogą być rozproszone w różnych miejscach, co zniechęca do szybkiej obsługi i może prowadzić do pomyłek. Z kolei klasyfikacja według daty dekretacji, mimo że może wydawać się logiczna, nie odzwierciedla rzeczywistego przebiegu sprawy oraz jej kontekstu. W praktyce, takie podejście do organizacji dokumentacji jest sprzeczne z zasadami archiwizacji, które wskazują na konieczność utrzymania spójnego i logicznego porządku. W rezultacie, decydując się na te metody, można narazić się na ryzyko utraty ważnych informacji oraz spowodować niepotrzebne opóźnienia w obsłudze spraw, co może negatywnie wpłynąć na wizerunek instytucji oraz jej efektywność.
Pytanie 24

W jaki sposób powinien być zorganizowany spis teczek osobowych?

A. dowolny
B. alfabetyczny według działów organizacyjnych
C. alfabetyczny w ramach całego spisu
D. chronologiczny w oparciu o daty zakończenia pracy
Nieprawidłowe podejścia do organizacji spisu teczek osobowych mogą prowadzić do znacznych problemów w zarządzaniu dokumentacją. Spis alfabetyczny według komórek organizacyjnych mógłby na przykład wprowadzić chaos w sytuacji, gdy pracownicy mogą pracować w różnych działach w ramach swojej kariery. Tego typu podział uniemożliwia łatwe odnalezienie teczki pracownika, ponieważ nie ma jednolitego punktu odniesienia. Podobnie, spis chronologiczny według dat zwolnienia z pracy wprowadza dodatkowe zamieszanie; pracownik, który został zatrudniony w różnych okresach, miałby swoją teczkę rozproszoną w różnych miejscach, co nie tylko opóźniałoby dostęp do informacji, ale także mogłoby prowadzić do utraty ważnych dokumentów. Z kolei podejście dowolne, które nie narzuca żadnych zasad dotyczących porządku, jest wręcz zaprzeczeniem podstawowej idei organizacji dokumentów. Typowe błędy myślowe, które prowadzą do takich niepoprawnych wniosków, to brak uwzględnienia praktycznych aspektów użytkowania oraz znaczenia struktury w zarządzaniu dokumentacją. Właściwe zarządzanie dokumentami jest kluczowe dla efektywności pracy w każdej organizacji, a nieprzemyślane podejście do ich klasyfikacji może prowadzić do chaosu, błędów i niepotrzebnych opóźnień w procesach decyzyjnych.
Pytanie 25

Podczas tworzenia zbioru zdjęć, przypisanie tematowi lub pojedynczemu zdjęciu słowa kluczowego (słów kluczowych) mającego na celu ułatwienie użytkownikom znalezienia danego tematu, to

A. systematyzacja
B. inwentaryzacja
C. indeksowanie
D. konkordancja
Konkordancja, inwentaryzacja oraz systematyzacja to terminy, które mają swoje specyficzne znaczenie, ale nie odnoszą się bezpośrednio do procesu przypisywania haseł tematycznych do fotografii. Konkordancja zazwyczaj odnosi się do zestawienia słów lub fraz pojawiających się w tekście, co jest bardziej związane z analizą treści niż z organizacją zbiorów wizualnych. W kontekście fotografii, konkordancja nie ma zastosowania, ponieważ nie skupia się na ułatwieniu wyszukiwania obrazów, lecz na analizie tekstu. Inwentaryzacja dotyczy procesu spisania lub oszacowania zasobów, co również nie odnosi się do nadawania haseł, a raczej do zliczania i katalogowania obiektów w zbiorze. Chociaż inwentaryzacja może być częścią szerszego procesu zarządzania zasobami, sama w sobie nie ułatwia wyszukiwania obrazów. Systematyzacja natomiast odnosi się do organizacji zbiorów w logiczny sposób, ale nie zawiera elementu przypisywania haseł tematycznych, który jest kluczowy dla indeksowania. Często popełnianym błędem jest mylenie tych terminów i ich zastosowań, co prowadzi do nieprawidłowych wniosków o sposobie organizacji zasobów wizualnych.
Pytanie 26

W jakim celu przeprowadza się konserwację materiałów archiwalnych?

A. Dla estetycznej prezentacji w archiwum
B. W celu zabezpieczenia dokumentów przed dalszym niszczeniem
C. W celu zwiększenia wartości historycznej dokumentów
D. Aby poprawić czytelność dokumentów
Konserwacja materiałów archiwalnych jest niezwykle ważna. Podstawowym celem jest zabezpieczenie dokumentów przed dalszym niszczeniem. Materiały archiwalne są narażone na wiele czynników, które mogą przyspieszyć ich degradację, takich jak wilgoć, światło czy zanieczyszczenia. Proces konserwacji obejmuje różne techniki i metody, które mają na celu ochronę dokumentów na dłuższą metę. W praktyce oznacza to stosowanie odpowiednich opakowań, kontrolę warunków przechowywania oraz czasami naprawę uszkodzeń. Konserwacja jest kluczowa dla zachowania oryginalnych dokumentów dla przyszłych pokoleń. Dzięki temu archiwiści mogą mieć pewność, że materiały, które przechowują, będą dostępne dla naukowców, badaczy i ogółu społeczeństwa przez długie lata. Istnieją również określone standardy i dobre praktyki w zakresie konserwacji, które są stosowane na całym świecie, aby zapewnić spójność i skuteczność działań konserwatorskich.
Pytanie 27

Karty katalogowe dla dokumentacji technicznej, które znajdują się w archiwum inwestora, powinny być uporządkowane według

A. numerów porządkowych z księgi inwentarzowej
B. terminów zakończenia inwestycji
C. nazw przedsiębiorstw realizujących projekt
D. budowli, obiektów i branż
Chociaż odpowiedzi takie jak ułożenie kart katalogowych według nazw firm, dat ukończenia inwestycji czy kolejnych numerów z księgi inwentarzowej mogą wydawać się sensowne, w praktyce nie są optymalnymi metodami organizacji dokumentacji technicznej. Ułożenie według nazw firm realizujących projekt może prowadzić do trudności w dostępie do właściwych informacji, szczególnie w przypadku projektów realizowanych przez wiele firm lub w sytuacji, gdy zmieniają się wykonawcy. Również segregacja dokumentacji według dat ukończenia inwestycji nie sprzyja efektywnemu zarządzaniu informacjami, ponieważ nie uwzględnia potrzeb związanych z bieżącą eksploatacją obiektów. Takie podejście może skutkować chaosem informacyjnym, gdzie znajdowanie istotnych dokumentów może zająć znacznie więcej czasu, co jest nieefektywne. Z kolei system numeracji według księgi inwentarzowej, choć ma swoje miejsce w inwentaryzacji, nie dostarcza informacji kontekstowych potrzebnych do szybkiego odnalezienia dokumentacji związanej z konkretnymi projektami czy obiektami. Właściwe podejście do archiwizacji dokumentacji technicznej powinno skupiać się na jej praktycznym zastosowaniu i użyteczności, co w przypadku badanych odpowiedzi nie jest spełnione.
Pytanie 28

Zestaw akt, który jest zszyty i oprawiony zazwyczaj w półsztywny karton, określa się mianem

A. księgi
B. poszytu
C. wiązki
D. teczki
Termin 'poszyt' odnosi się do grupy dokumentów, które zostały zszyte i oprawione w sposób półsztywny, najczęściej w karton. Jest to standardowa praktyka w archiwizacji, która zapewnia zarówno ochronę, jak i łatwy dostęp do zbiorów. Poszyty są często wykorzystywane w instytucjach takich jak biblioteki, archiwa oraz biura, gdzie konieczne jest przechowywanie dokumentów w sposób uporządkowany i trwały. Oprawienie dokumentów w poszyt umożliwia ich długoterminowe przechowywanie oraz łatwą identyfikację dzięki etykietom lub numerom katalogowym na okładkach. Dodatkowo, poszyty są często stosowane do grupowania materiałów o podobnej tematyce, co sprzyja efektywnemu zarządzaniu informacjami. W kontekście dobrych praktyk archiwalnych, poszyty powinny być tworzone z materiałów odpornych na działanie czynników zewnętrznych, takich jak wilgoć czy światło, co znacznie wydłuża ich trwałość.
Pytanie 29

Zbiór wszelkich materiałów zarchiwizowanych, bez względu na nośnik oraz metody utrwalenia, stworzonych przez jednego twórcę na przestrzeni jego działalności, to

A. kolekcja.
B. zasób.
C. zbiór.
D. zespół.
Odpowiedzi takie jak 'zasób', 'zbiór' i 'kolekcja' nie do końca oddają to, o co chodzi w archiwizacji i zarządzaniu informacjami. Termin 'zasób' jest za szeroki, bo obejmuje wszystko, co można znaleźć, niezależnie od pochodzenia. W archiwum zasób może oznaczać pojedyncze dokumenty albo całe zbiory, a to może być mylące. 'Zbiór' z kolei zwykle dotyczy grupy materiałów w jednym miejscu, ale niekoniecznie mają one wspólną historię lub kontekst. Więc użycie tego słowa może prowadzić do nieporozumień, bo ignoruje powiązania między dokumentami. Odpowiedź 'kolekcja' odnosi się do różnych rzeczy, które mogą być gromadzone według różnych kryteriów, jak temat czy forma, ale nie skupia się na twórcy jako najważniejszym punkcie. To może prowadzić do fragmentaryzacji wiedzy o archiwaliach, a także do utraty kontekstu ich stworzenia. W tej dziedzinie kluczowe jest uchwycenie relacji między twórcą a jego dziełami, co jest podstawą każdej analizy i opisu zbiorów. Dlatego tak ważne jest, żeby używać precyzyjnych terminów, które rzeczywiście oddają naturę i strukturę archiwaliów.
Pytanie 30

Na zamieszczonym formularzu spisu zdawczo-odbiorczego ewidencjonowana jest dokumentacja

Lp.Sygnatura dokumentacji technicznejNazwa obiektu, lokalizacja i tytuł projektuBranżaStadiumIlość teczekNazwisko projektantaData zakończenia projektuUwagi
123456789

A. techniczna.
B. audiowizualna.
C. elektroniczna.
D. aktowa.
Dokumentacja techniczna, która jest ewidencjonowana na formularzu spisu zdawczo-odbiorczego, odgrywa kluczową rolę w procesach budowlanych i inżynieryjnych. Formularz ten jest zaprojektowany tak, aby zawierał istotne informacje dotyczące projektów, takie jak sygnatura dokumentacji, nazwa obiektu oraz lokalizacja. Ewidencjonowanie dokumentacji technicznej jest zgodne z najlepszymi praktykami w branży, zapewniając przejrzystość i organizację informacji niezbędnych do realizacji projektów budowlanych. Przykładowo, w projektach budowlanych, dokumentacja techniczna obejmuje rysunki konstrukcyjne, specyfikacje materiałowe oraz instrukcje montażu, co jest niezbędne dla wykonawców, aby mogli w sposób efektywny i zgodny z normami przeprowadzać prace. Stosowanie formularzy spisu zdawczo-odbiorczego do ewidencjonowania dokumentacji technicznej jest również wymagane przez przepisy prawa budowlanego, które nakładają obowiązki na inwestorów dotyczące archiwizacji dokumentacji projektowej. W praktyce, systematyczne zarządzanie dokumentacją techniczną pozwala na uniknięcie błędów i niejasności, co przyczynia się do sukcesu projektów budowlanych.
Pytanie 31

Jak często powinny być wykonywane przeglądy płyt CD zawierających dokumentację elektroniczną?

A. Każdego roku
B. Co sześć miesięcy
C. Co dwa lata
D. Co pięć lat
Przegląd płyt CD zawierających dokumentację elektroniczną co pięć lat jest zalecany zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzania informacją oraz standardami archiwizacji. Taki okres jest uzasadniony, ponieważ pozwala na regularne aktualizowanie informacji oraz zapewnienie, że dokumentacja pozostaje w odpowiedniej formie przez długi czas. W ciągu pięciu lat technologie mogą się zmieniać, a formaty plików mogą stać się przestarzałe, co sprawia, że konieczne jest ponowne sprawdzenie i, w razie potrzeby, migracja danych do nowszych nośników lub formatów. Przykładowo, organizacje często stosują ten cykl przeglądów, aby upewnić się, że ich dokumentacja jest zgodna z aktualnymi regulacjami prawnymi oraz wymaganiami branżowymi, takimi jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją. Regularne przeglądy pomagają także w identyfikacji i eliminacji nieaktualnych lub niepotrzebnych informacji, co przyczynia się do zwiększenia efektywności zarządzania danymi.
Pytanie 32

Co stanowi zwięzłe podsumowanie dokumentu?

A. regest
B. kapitularz
C. sumariusz
D. indeks
Indeks to narzędzie, które służy do lokalizacji informacji w dokumentach, ale nie jest tożsamy ze zwięzłym streszczeniem. Indeks zawiera zazwyczaj hasła i odniesienia do stron, na których można znaleźć konkretne informacje, co czyni go bardziej pomocnym w wyszukiwaniu szczegółowych danych, ale nie dostarcza ogólnego przeglądu treści dokumentu. Różnica ta może prowadzić do nieporozumień, jeśli ktoś myśli, że indeks w pełni zastępuje potrzebę zrozumienia całości materiału. Kapitularz to kolejny termin, który w kontekście dokumentów odnosi się do przypisania treści do poszczególnych rozdziałów, co również nie jest zwięzłym streszczeniem. Jest to bardziej strukturalne podejście do organizacji treści, które nie zapewnia uproszczonego obrazu całości. Sumariusz, podobnie jak regest, ma na celu streszczenie dokumentu, ale różni się od niego zakresem i szczegółowością. W praktyce, sumariusz często jest bardziej rozwinięty i zazwyczaj zawiera więcej informacji, co może wprowadzać w błąd, gdyż nie zawsze dostarcza kluczowych informacji w sposób skondensowany. Pojęcie regestu, jako formy zwięzłego opisu, jest kluczowe w kontekście archiwizacji i zarządzania informacjami, gdzie właściwe zrozumienie terminów i ich zastosowań jest niezbędne dla efektywnej pracy z dokumentami. Zrozumienie różnic pomiędzy tymi pojęciami jest istotne, aby uniknąć błędów w klasyfikacji i interpretacji dokumentacji, co jest niezbędne w każdym profesjonalnym środowisku związanym z obiegiem dokumentów.
Pytanie 33

Jaką jednostkę miary należy użyć do określenia rozmiaru zespołu archiwalnego?

A. metr bieżący
B. metr sześcienny
C. kilobajt
D. kilogram
Metrem bieżącym najlepiej określisz, ile miejsca potrzebujesz na zespół archiwalny. To jednostka długości, która w archiwistyce jest używana do szacowania wielkości dokumentów. Na przykład, jeśli masz 100 teczek, a każda zajmuje 1 metr bieżący, to razem będą potrzebować 100 metrów. Dzięki temu łatwiej zaplanujesz przestrzeń w archiwum. Takie podejście jest zresztą zgodne z tym, co zalecają profesjonaliści w tej branży. Warto dodać, że standardy takie jak ISO 15489 mówią o tym, jak istotne jest dobre zarządzanie przestrzenią dla wszystkich materiałów, które trzymasz.
Pytanie 34

Ile egzemplarzy powinno się przygotować przewodnik kartkowy dotyczący zbioru akt?

A. W dwóch egzemplarzach
B. W trzech egzemplarzach
C. W pięciu egzemplarzach
D. W czterech egzemplarzach
Wybór innej liczby egzemplarzy przewodnika kartkowego po zasobie akt, niż trzy, może wynikać z niepełnego zrozumienia roli tego dokumentu w systemie zarządzania informacją. Sporządzanie przewodnika w dwóch egzemplarzach może wydawać się wystarczające, jednak może prowadzić do sytuacji, w której jeden z egzemplarzy zostanie uszkodzony lub zgubiony, co uniemożliwi dostęp do kluczowych informacji. Z kolei pięć lub cztery egzemplarze, mimo że mogą wydawać się bardziej zabezpieczające, w rzeczywistości mogą wprowadzać zbędne komplikacje w zarządzaniu dokumentacją, takie jak trudności w koordynacji aktualizacji czy nadmiarowa biurokracja. W praktyce, zbyt duża liczba egzemplarzy zwiększa ryzyko rozbieżności w informacjach, co może prowadzić do nieporozumień oraz błędów w dalszym zarządzaniu zasobami. Kluczowe jest również zrozumienie, że przygotowanie przewodnika musi być zgodne z określonymi normami i standardami, które nakładają na archiwistów obowiązek efektywnego zarządzania dokumentacją. Niewłaściwe podejście do liczby egzemplarzy pociąga za sobą nie tylko proceduralne niedociągnięcia, ale także potencjalne problemy z dostępnością i przejrzystością informacji, które są fundamentem skutecznego archiwizowania.
Pytanie 35

Przydzielanie jednostkom archiwalnym zestawu archiwalnego układu kancelaryjnego (registraturalnego) to

A. systematyzacja dokumentacji
B. segregacja dokumentacji
C. kwalifikacja dokumentacji
D. inwentaryzacja dokumentacji
Kwalifikacja dokumentacji, chociaż istotna, odnosi się do procesu oceny wartości dokumentów i decyzji o ich dalszym przechowywaniu lub zniszczeniu, a nie do samego porządkowania. Z kolei inwentaryzacja dokumentacji to proces, który dotyczy spisywania i zliczania posiadanych materiałów archiwalnych, a więc również nie obejmuje działań związanych z ich systematyzowaniem. Segregacja dokumentacji może sugerować podział na różne grupy, lecz brakuje w niej strukturalnego podejścia charakterystycznego dla systematyzacji. Błędem myślowym jest mylenie tych terminów; systematyzacja wymaga bowiem bardziej zaawansowanego podejścia, które obejmuje organizację w kontekście przepływu informacji oraz ich użyteczności. W praktyce, każdy z tych procesów ma swoje miejsce, ale należy jasno rozróżniać ich cele i metody. Niewłaściwe przyporządkowanie może prowadzić do chaosu w archiwum oraz trudności w dostępie do potrzebnych informacji, co jest sprzeczne z zasadami efektywnego zarządzania dokumentacją w instytucjach archiwalnych.
Pytanie 36

W archiwach, określenie: stan fizyczny zachowania: dobry, sugeruje, że

A. dopuszcza się ostrożne udostępnianie
B. konieczna jest zgoda dyrektora na udostępnienie
C. jednostka może być udostępniana
D. jednostka nie może być udostępniana
Stwierdzenia zawarte w innych odpowiedziach opierają się na niepoprawnych założeniach dotyczących zarządzania materiałami archiwalnymi. Wymóg zgody dyrektora na udostępnienie jednostki nie jest uzasadniony w kontekście stanu fizycznego 'dobrego'. Tego typu zasady dotyczą zwykle materiałów, które są uszkodzone lub wymagają szczególnej ochrony, co nie ma miejsca w przypadku jednostek z dobrym stanem zachowania. Uznanie jednostki za niedostępne na podstawie jej stanu fizycznego wskazuje na błędne zrozumienie procedur archiwalnych. Dopuszczenie ostrożnego udostępniania także nie ma miejsca, jeśli jednostka jest w dobrym stanie, ponieważ nie ma ryzyka dalszego uszkodzenia czy utraty danych. Tego typu myślenie wskazuje na nieprawidłowe podejście do zarządzania zasobami archiwalnymi, gdzie zbyt duża ostrożność może prowadzić do ograniczenia dostępu do cennych informacji. Warto przypomnieć, że archiwa są powołane do zachowania i udostępniania dokumentacji dla społeczności, w związku z czym przyjęcie zasady, że jednostki o dobrym stanie fizycznym mogą być swobodnie udostępniane, jest kluczowe dla efektywnego zarządzania informacjami.
Pytanie 37

Jaką czynność należy przeprowadzić w archiwum państwowym po otrzymaniu prawidłowo uporządkowanego i zewidencjonowanego zbioru fotografii?

A. Skontrum
B. Brakowanie
C. Kwalifikacja
D. Uporządkowanie
Skontrum to kluczowa czynność w zarządzaniu archiwami, polegająca na weryfikacji stanu ewidencji zbiorów. Po przejęciu dobrze uporządkowanego i zewidencjonowanego zespołu fotografii, przeprowadzenie skontrum pozwala na potwierdzenie, że wszystkie elementy zbioru są zgodne z ewidencją oraz na identyfikację ewentualnych braków czy niezgodności. W praktyce skontrum polega na fizycznym porównaniu stanu zbioru z dokumentacją, co jest zgodne z zasadami dobrej praktyki archiwalnej, które zalecają regularne kontrole stanu zbiorów w celu zapewnienia ich integralności oraz bezpieczeństwa. Ważnym elementem skontrum jest również dokumentowanie wyników kontroli, co pozwala na dalsze zarządzanie zbiorami oraz podejmowanie decyzji dotyczących ich przechowywania i konserwacji. Przykładowo, w archiwum państwowym po przeprowadzeniu skontrum można zauważyć, które fotografie wymagają dodatkowej ochrony lub digitalizacji, co jest kluczowe w kontekście zachowania dziedzictwa kulturowego. Skontrum powinno być regularnie wykonywane, aby zapewnić, że zasoby archiwalne są w dobrym stanie oraz dostępne dla przyszłych pokoleń.
Pytanie 38

W zakładowym archiwum kluczowym dokumentem do ewidencji uporządkowanych aktów jest

A. spis zdawczo–odbiorczy
B. spis spraw
C. rejestr korespondencyjny
D. dziennik podawczy
Spis zdawczo-odbiorczy jest kluczowym dokumentem w archiwum zakładowym, który służy do ewidencjonowania akt przekazywanych do archiwum. Zawiera on szczegółowe informacje dotyczące przekazywanych dokumentów, w tym ich ilości, daty przekazania oraz stanu, co pozwala na skuteczne zarządzanie i kontrolowanie zasobów archiwalnych. Dzięki zastosowaniu spisu zdawczo-odbiorczego, organizacje mogą zapewnić zgodność z przepisami prawa, w tym z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach. Przykładem praktycznego zastosowania tego dokumentu jest proces przekazywania akt z jednostek organizacyjnych do archiwum, gdzie spis ten jest wykorzystywany do potwierdzenia odbioru dokumentów oraz ich przyszłego przetwarzania. Umożliwia to także łatwiejsze odnajdywanie i klasyfikowanie dokumentów, co jest zgodne z dobrą praktyką zarządzania informacją i archiwizacją. Dobrze prowadzony spis zdawczo-odbiorczy przyczynia się do efektywności procesów archiwizacji oraz zachowania integralności dokumentów.
Pytanie 39

Dokumenty o stałej wartości archiwalnej powinny być oznaczane symbolem

A. A
B. C
C. B5
D. B
Odpowiedź A jest prawidłowa, ponieważ dokumentacja o trwałej wartości archiwalnej powinna być oznaczona symbolami zgodnie z regulacjami prawnymi oraz standardami archiwalnymi. W Polsce, zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach, dokumenty o takiej wartości są klasyfikowane i archiwizowane w sposób, który zapewnia ich długotrwałe przechowywanie i łatwy dostęp. Oznaczenie dokumentu symbolem A wskazuje na jego szczególną wartość i potrzebę ochrony. Przykładem zastosowania tych zasad może być archiwizacja akt sądowych czy dokumentów osobowych, które muszą być przechowywane przez określony czas, a ich integralność oraz bezpieczeństwo są kluczowe dla osób, których dotyczą. Stosowanie właściwego oznaczenia pozwala na efektywne zarządzanie dokumentami oraz ich dalsze przetwarzanie według ustalonych procedur, co jest zgodne z dobrymi praktykami w dziedzinie archiwistyki.
Pytanie 40

Badanie oznaczeń pochodziących od twórcy archiwum, takich jak odciski pieczęci, to

A. identyfikacja przynależności zespołowej
B. ocena stanu zachowania zbioru (zespołu)
C. selekcja
D. organizacja
Odpowiedź "rozpoznanie przynależności zespołowej" jest prawidłowa, ponieważ odnosi się do procesu identyfikacji i klasyfikacji dokumentów w archiwum na podstawie ich źródła pochodzenia, co jest kluczowe dla zarządzania zasobami archiwalnymi. Identyfikacja przynależności zespołowej polega na ustaleniu, z jakiej instytucji lub osoby pochodzi dany zbiór dokumentów, co ma fundamentalne znaczenie dla zapewnienia ich właściwego kontekstu i wartości informacyjnej. Przykładem może być analiza odcisków pieczęci, które mogą dostarczyć informacji o autorze dokumentu, jego statusie prawnym oraz czasie powstania. Zgodnie z zasadami archiwistyki, takie rozpoznanie jest niezbędne do skutecznego systematyzowania zasobów oraz ich późniejszego udostępniania. W praktyce archiwalnej, stosowanie takich metod pozwala na utrzymanie porządku w zbiorach, co jest zgodne z międzynarodowymi standardami, jak ISAD(G) czy ISAAR(CPF), które podkreślają znaczenie kontekstu w dokumentacji archiwalnej.
Rozpocznij nowy egzamin
Powrót do strony głównej