Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Data rozpoczęcia: 3 maja 2025 15:33
Data zakończenia: 3 maja 2025 15:45

Egzamin zdany!

Wynik: 39/40 punktów (97,5%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Wskaź termin odnoszący się do działań archiwalnych zmierzających do przygotowania materiałów archiwalnych do udostępnienia?

A. Opracowanie archiwalne

B. Nadzór archiwalny

C. Brakowanie archiwalne

D. Zasób archiwalny

Opracowanie archiwalne to kluczowy proces w cyklu życia archiwaliów, który ma na celu przygotowanie dokumentów do ich udostępnienia dla użytkowników. Proces ten obejmuje m.in. klasyfikację, inwentaryzację, opis oraz digitalizację dokumentów. Przykładowo, w instytucjach publicznych, takich jak archiwa państwowe, każde archiwum musi być odpowiednio opracowane, aby spełniać wymagania dotyczące dostępności informacji oraz ochrony danych. Opracowanie archiwalne pozwala na uporządkowanie zasobów, co ułatwia zarówno pracownikom archiwum, jak i użytkownikom dostęp do interesujących ich informacji. W kontekście standardów, warto zauważyć, że Międzynarodowe Standardy Opisu Archiwalnego (ISAD(G)) oraz normy krajowe, takie jak PN-ISO 15489, określają zasady dokumentacji archiwalnej, co podkreśla znaczenie skrupulatnego opracowania archiwaliów. Wiedza na temat odpowiednich metod opracowania archiwalnego przyczynia się do efektywnego zarządzania zasobami oraz ich ochrony przed zniszczeniem.

Pytanie 2

Jakim terminem określa się zbiór uporządkowanych informacji, które są logicznie powiązane z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, a które ułatwiają ich wyszukiwanie, kontrolowanie, rozumienie oraz długoterminowe przechowywanie i zarządzanie?

A. Kwalifikatory

B. Identyfikatory

C. Formaty

D. Metadane

Metadane, to po prostu zbiór uporządkowanych informacji, które pomagają nam w łatwiejszym wyszukiwaniu i zarządzaniu danymi. W dokumentach metadane mogą zawierać takie rzeczy jak autor, data powstania, format pliku czy słowa kluczowe. To wszystko ma duże znaczenie, bo ułatwia archiwizację i udostępnianie informacji. Na przykład w systemach zarządzania dokumentami metadane są super przydatne do katalogowania i szybkiego znajdowania plików. A w bibliotekarstwie mamy różne standardy, takie jak Dublin Core czy MARC, które naprawdę pomagają w wymianie informacji między bibliotekami. Z mojego doświadczenia, kluczowe jest, żeby metadane były aktualizowane i stosowały jednolite formaty, bo to ma znaczenie dla długoterminowego przechowywania dokumentów.

Pytanie 3

Nazwy instytucji, firm, organizacji oraz innych podmiotów prawnych powinny być uwzględniane w spisach

A. instytucjonalnych

B. rzeczowych

C. osobowych

D. podmiotowych

Zaznaczenie odpowiedzi "rzeczowych" to dobry wybór! To dlatego, że indeksy rzeczowe są właśnie po to, żeby klasyfikować i porządkować różne info o rzeczach, zjawiskach i pojęciach, a więc też o urzędach, firmach, organizacjach czy osobach prawnych. Taki indeks ułatwia ludziom dotarcie do danych związanych z konkretnym tematem. Na przykład, gdy robimy katalogi czy bibliografie, to używanie indeksów rzeczowych jest standardem. Dzięki temu łatwiej wyszukać odpowiednie materiały. W bibliotece akademickiej możesz trafić na kategorie jak 'uczelnie' czy 'organizacje non-profit', co mega ułatwia szukać tego, czego się potrzebuje. Stosowanie standardów jak RDA czy ISBD również pokazuje, jak ważne są te indeksy w organizacji informacji, co jest kluczowe przy zarządzaniu wiedzą dziś.

Pytanie 4

Badanie oznaczeń pochodzących od autora zespołu archiwalnego, na przykład odcisków pieczęci, to

A. systematyzacja

B. rozpoznanie przynależności zespołowej

C. segregacja

D. sprawdzenie stanu zachowania zbioru (zespołu)

Odpowiedź "rozpoznanie przynależności zespołowej" jest prawidłowa, ponieważ odnosi się do procesu identyfikacji źródła pochodzenia dokumentów archiwalnych na podstawie ich oznaczeń, takich jak odciski pieczęci. W kontekście archiwistyki, skuteczne rozpoznanie przynależności zespołowej jest kluczowe dla właściwej klasyfikacji i przechowywania zbiorów. Przykładem zastosowania tej wiedzy jest analiza pieczęci na dokumentach historycznych, co może ujawnić informacje o organizacji, instytucji lub osobie, która je stworzyła. Dobrze przeprowadzona analiza pozwala na lepsze zrozumienie kontekstu powstania dokumentu, co jest niezbędne do jego późniejszego badania i wykorzystania. W praktyce archiwalnej, rozpoznanie przynależności zespołowej oparte jest na standardach takich jak ISAD(G), które podkreślają znaczenie dokładnego opisywania źródeł informacji oraz ich kontekstu, co sprzyja lepszej organizacji zbiorów i ich udostępnianiu w przyszłości.

Pytanie 5

Jakim układem powinny być uporządkowane dokumenty Stowarzyszenia Archiwistów Polskich?

A. Alfabetycznym

B. Chronologicznym

C. Funkcyjnym

D. Naukowym

Odpowiedź 'Funkcyjnego' jest poprawna, ponieważ archiwa powinny być zorganizowane według funkcji, które pełnią w organizacji. Taki układ umożliwia łatwe zarządzanie dokumentami, ich szybkie odnajdywanie oraz efektywne wykorzystanie zasobów archiwalnych. Przykładowo, w Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich akta mogą być uporządkowane w zależności od działalności stowarzyszenia, jak organizowanie wydarzeń, prowadzenie badań czy działalność edukacyjną. W praktyce klasyfikacja funkcyjna jest korzystna, gdyż pozwala na lepsze zrozumienie kontekstu dokumentów oraz ich związku z realizowanymi zadaniami. Ponadto, stosowanie układu funkcyjnego jest zgodne z najlepszymi praktykami archiwalnymi, które zalecają przyjęcie perspektywy funkcji i procesów w tworzeniu systemów archiwalnych. Dzięki temu archiwa mogą lepiej odpowiadać na potrzeby użytkowników oraz łatwiej dostosować się do zmieniających się warunków organizacyjnych.

Pytanie 6

Dla zbioru nagrań nie jest prowadzona

A. Dziennik wpływów

B. Skorowidz alfabetyczny autorów

C. Rejestr nabytków i ubytków

D. Katalog rzeczowy

Dziennik wpływów nie jest potrzebny, jeśli chodzi o nagrania. Jego głównym zadaniem jest rejestrowanie wszystkich materiałów, które wpływają do instytucji, jak książki czy różne dokumenty. Nagrania mają swój sposób ewidencji, używa się do tego innych systemów, na przykład katalogów rzeczowych albo skorowidzów alfabetycznych autorów. Katalog rzeczowy pomaga w klasyfikacji nagrań według tematów, co jest super dla tych, którzy szukają konkretnych treści. Z kolei skorowidz alfabetyczny autorów pomoże szybko znaleźć prace danej osoby. No i nie możemy zapomnieć o rejestrze nabytków i ubytków, który jest ważny, bo pozwala śledzić, co się zmienia w zbiorach. Tak że, brak dziennika wpływów dla nagrań jest całkowicie ok, bo są lepsze sposoby, żeby to ogarnąć w archiwach i bibliotekach.

Pytanie 7

Jakiej informacji nie dodaje się do opisu teczki aktowej?

A. Nazwa komórki.

B. Liczba spraw.

C. Nazwa teczki.

D. Daty skrajne.

Liczba spraw nie jest umieszczana w opisie teczki aktowej, ponieważ nie jest to istotny element identyfikacji lub zarządzania dokumentami. Opis teczki powinien koncentrować się na elementach, które umożliwiają jej szybkie zidentyfikowanie i skatalogowanie. Tytuł teczki, daty skrajne oraz nazwa komórki organizacyjnej są kluczowe dla zrozumienia treści i kontekstu spraw zawartych w teczce. Przykładowo, tytuł teczki może wskazywać na temat sprawy, a daty skrajne informują o okresie, którego dotyczą zgromadzone materiały. W praktyce, dokumenty są często klasyfikowane według tytułów i dat, co ułatwia ich późniejsze przeszukiwanie i archiwizację. Warto również zaznaczyć, że zgodnie z zasadami archiwizacji, brak umieszczania liczby spraw w opisie teczki pozwala na lepsze zarządzanie dokumentacją, eliminując możliwość nieporozumień w przypadku, gdy liczba spraw może się zmieniać.

Pytanie 8

Jaką jednostką inwentarzową posługujemy się w dokumentacji kartograficznej?

A. schemat organizacyjny

B. operat geodezyjny

C. matryca topograficzna

D. atlas geograficzny

Atlas geograficzny stanowi jednostkę inwentarzową w kontekście dokumentacji kartograficznej, ponieważ jest zbiorem map, które przedstawiają różne aspekty geografii danego obszaru. W przeciwieństwie do innych dokumentów, atlas jest uporządkowanym zbiorem graficznym, który może być łatwo przeszukiwany i używany w różnych zastosowaniach, takich jak planowanie przestrzenne, badania naukowe, a także edukacja. Przykładowo, w urbanistyce atlasy geograficzne są nieocenione przy projektowaniu infrastruktury, a także w analizach środowiskowych, ponieważ dostarczają istotnych informacji o ukształtowaniu terenu, zagospodarowaniu przestrzennym oraz zasobach naturalnych. W kontekście standardów branżowych, atlasy geograficzne mogą być tworzone zgodnie z normami ISO, które określają wymagania dotyczące jakości danych geograficznych, co zapewnia ich wiarygodność i użyteczność w praktycznych zastosowaniach.

Pytanie 9

Mapy będące częścią serii wydawniczej powinny być uporządkowane

A. na podstawie jednostek obszarowych

B. według daty przyjęcia do archiwum

C. na podstawie kryterium zasięgu terytorialnego

D. zgodnie z kolejnością ich wydania

Odpowiedź, że mapy stanowiące serię wydawniczą należy uporządkować w kolejności ich wydania, jest prawidłowa, ponieważ taka klasyfikacja pozwala na zachowanie chronologii i kontekstu historycznego. W kontekście archiwizacji i bibliotekoznawstwa, ważne jest, aby dokumenty, w tym mapy, były zorganizowane w sposób umożliwiający łatwe śledzenie ich rozwoju oraz zmian, które mogły zachodzić w czasie. Uporządkowanie według daty wydania umożliwia badaczom i użytkownikom odnalezienie konkretnych map w kontekście ich powstania i związanych z nimi wydarzeń historycznych. Przykładowo, kolekcje map historycznych, które dokumentują rozwój terytorialny czy zmiany polityczne, stają się bardziej zrozumiałe i użyteczne, gdy są uporządkowane chronologicznie. W praktyce, takie podejście jest zgodne z najlepszymi praktykami w dziedzinie zarządzania zasobami informacyjnymi, które kładą nacisk na przydatność i dostępność informacji.

Pytanie 10

Podstawowym dokumentem ewidencyjnym uporządkowanych akt jest

A. inwentarz kartkowy

B. inwentarz książkowy

C. spis zdawczo-odbiorczy

D. indeks rzeczowy

Spis zdawczo-odbiorczy stanowi kluczowy dokument w procesie ewidencji uporządkowanych akt, służący do udokumentowania przekazania i odbioru określonych zbiorów dokumentów. Jest to formalne narzędzie, które potwierdza, że określone materiały zostały przekazane z jednej jednostki organizacyjnej do drugiej, co jest niezbędne dla zachowania ciągłości i przejrzystości w zarządzaniu dokumentacją. W praktyce, spis ten jest szczególnie ważny w instytucjach publicznych oraz w firmach, gdzie dbałość o dokumentację ma kluczowe znaczenie dla audytów i kontroli. Dzięki niemu możliwe jest szybkie ustalenie, kto odpowiada za dany zbiór akt, co ułatwia identyfikację zagubionych lub nieprawidłowo zarchiwizowanych dokumentów. Standardy archiwizacyjne, takie jak normy ISO i wytyczne krajowe, zalecają stosowanie spisów zdawczo-odbiorczych jako elementu dobrych praktyk w zarządzaniu dokumentacją, co podkreśla ich znaczenie w procesie ewidencyjnym.

Pytanie 11

Ile egzemplarzy powinno się przygotować przewodnik kartkowy dotyczący zbioru akt?

A. W czterech egzemplarzach

B. W pięciu egzemplarzach

C. W trzech egzemplarzach

D. W dwóch egzemplarzach

Sporządzanie przewodnika kartkowego po zasobie akt w trzech egzemplarzach jest uznawane za najlepszą praktykę w zakresie zarządzania dokumentacją. Taki standard bazuje na potrzebie zapewnienia odpowiedniego dostępu do informacji dla różnych użytkowników oraz instytucji. Przewodnik ten, jako kluczowy dokument w archiwistyce, powinien być dostępny w formie papierowej oraz elektronicznej, co umożliwia elastyczne korzystanie z zasobów. Przykładowo, jeden egzemplarz można zarezerwować dla głównego archiwum, drugi dla działu obsługi klienta, a trzeci dla współpracujących instytucji, co w praktyce ogranicza ryzyko utraty dostępu do ważnych informacji. Dodatkowo, zgodnie z wytycznymi Europejskiego Archiwum, takie podejście wspiera transparentność i efektywność w zarządzaniu aktami, co przyczynia się do lepszego wykorzystania zasobów archiwalnych. Biorąc pod uwagę te aspekty, sporządzanie przewodnika w trzech egzemplarzach jest optymalne dla zapewnienia ciągłości informacji oraz współpracy między różnymi jednostkami organizacyjnymi.

Pytanie 12

Nośniki danych informatycznych przekazywane do archiwum zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. dotyczącego instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz zasad organizacji i funkcjonowania archiwów zakładowych powinny być poddawane przeglądowi oraz tworzeniu kopii zapasowej nie rzadziej niż co

A. 12 lat

B. 10 lat

C. 7 lat

D. 5 lat

Odpowiedź, że przegląd powinien być co 5 lat, jest całkiem ok. To, co mówi rozporządzenie z 2011 roku, zwraca uwagę na konieczność regularnych przeglądów nośników informatycznych, które są przekazywane do archiwum. Co pięć lat możemy wykryć różne problemy, na przykład jakieś uszkodzenia fizyczne czy degradację danych. Wyobraź sobie firmę, która archiwizuje ważne umowy czy raporty finansowe – gdyby nie robiła tych przeglądów, mogłoby się okazać, że coś poszło nie tak i dane przepadły. Wiele organizacji ma różne polityki zarządzania danymi, a audyty stanu danych to część tego wszystkiego. To wszystko mieści się w ramach dobrych praktyk i norm ISO 15489, które mówią, jak zarządzać dokumentacją. To, że przeglądy odbywają się regularnie, to klucz do zachowania integralności danych.

Pytanie 13

Należy uzupełnić opis teczki aktowej o daty skrajne, które mogą być dzienne lub miesięczne dla

A. protokołów z posiedzeń ciał kolegialnych

B. materiałów roboczych dotyczących rocznych planów działalności

C. raportów rocznych

D. korespondencji związanej z współpracą międzyresortową

Odpowiedź dotycząca protokołów posiedzeń ciał kolegialnych jest poprawna, ponieważ zgodnie z obowiązującymi normami archiwizacji dokumentacji, teczki aktowe powinny zawierać dzienne lub miesięczne daty skrajne dla tego rodzaju dokumentów. Protokoły posiedzeń są kluczowym elementem dokumentacji instytucjonalnej, zawierającym szczegółowe ustalenia, decyzje oraz przebieg obrad. Uzupełnienie ich o daty skrajne ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz jej późniejsze przeszukiwanie. Przykładowo, jeśli protokół dotyczy zebrania z dnia 15 czerwca 2023 roku, to w teczce aktowej jako daty skrajne powinny być wskazane: 01.06.2023 (początek miesiąca) oraz 30.06.2023 (koniec miesiąca). Takie podejście jest zgodne z dobrymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją, które rekomendują prowadzenie ewidencji opartej na czasie, co zwiększa efektywność organizacyjną i pozwala na łatwiejszy dostęp do informacji.

Pytanie 14

Należy zorganizować materiały statystyczne

A. zgodnie z formatem

B. według ich rodzajów

C. zgodnie z alfabetem

D. według spisu spraw

Odpowiedź 'według ich rodzajów' jest prawidłowa, ponieważ uporządkowanie materiałów statystycznych w oparciu o ich typy pozwala na łatwiejsze ich przeszukiwanie i analizowanie. W praktyce, materiały statystyczne mogą obejmować różne kategorie, takie jak dane demograficzne, dane ekonomiczne, dane środowiskowe i inne klasyfikacje tematyczne. Uporządkowanie według rodzajów pozwala użytkownikom szybko znaleźć interesujące ich informacje, co jest kluczowe w analizie danych, gdzie czas jest często ograniczony. Dobre praktyki w zarządzaniu danymi zalecają stosowanie systemów klasyfikacji, które ułatwiają dostęp do informacji i ich interpretację. Na przykład, w instytucjach zajmujących się badaniami społecznymi, dane są często zorganizowane według tematów badawczych, co umożliwia analitykom łatwe odnalezienie odpowiednich materiałów. Tego typu podejście wspiera także zgodność z międzynarodowymi standardami, takimi jak ISO 9001, które podkreślają znaczenie efektywnego zarządzania informacjami.

Pytanie 15

Ile lat od daty utworzenia, dokumenty elektroniczne powinny być przekazywane do archiwum państwowego?

A. Po 25 latach

B. Po 5 latach

C. Po 15 latach

D. Po 10 latach

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, dokumenty elektroniczne powinny być przechowywane przez okres 10 lat, po czym są przekazywane do archiwum państwowego. Taki okres wynika z wymogów dotyczących zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych oraz z zasad archiwizacji, które mają na celu zapewnienie dostępności i ochrony informacji przez odpowiedni czas. Przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego po upływie 10 lat ma na celu ich dalsze zabezpieczenie i umożliwienie dostępu dla przyszłych pokoleń oraz zapewnienie zgodności z regulacjami prawnymi, które mogą się zmieniać. Przykładem zastosowania tej zasady może być archiwizacja e-maili związanych z działalnością instytucji publicznych, które po upływie określonego czasu mogą być przekazywane do archiwum, gdzie są zachowane jako część historii administracyjnej. Warto dodać, że prawidłowe archiwizowanie dokumentów elektronicznych jest kluczowe w kontekście ochrony danych osobowych oraz zgodności z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO).

Pytanie 16

Termin kopiowania nagrań na nowy nośnik w celu ich ochrony, należy liczyć od daty

A. ostatniego zapisu egzemplarza archiwalnego nagrania

B. przekazania nagrania do archiwum państwowego

C. pierwszego nagrania na taśmie

D. zakończenia porządkowania nagrania

Odpowiedź, iż termin przegrywania nagrań na nowy nośnik w celu ich zabezpieczenia należy liczyć od daty ostatniego zapisu egzemplarza archiwalnego nagrania, jest prawidłowa zgodnie z zasadami archiwizacji i ochrony danych. Uznaje się, że ostatni zapis stanowi moment, w którym materiał jest uznawany za kompletny i ostateczny. W praktyce oznacza to, że wszelkie zmiany, poprawki czy aktualizacje powinny być zakończone przed przystąpieniem do procesu archiwizacji. Po zakończeniu zapisywania, nagranie powinno być zabezpieczone przed dalszymi zmianami, co umożliwia zachowanie jego autentyczności i integralności. W kontekście archiwizacji, np. w instytucjach kultury, takich jak muzea czy archiwa państwowe, ważne jest, by prowadzić dokładną dokumentację dat i czasów zapisów, co stanowi kluczowy element zgodności z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. Odpowiedni proces przechowywania nagrań stanowi fundament dla zapewnienia ich długoterminowej dostępności i wykorzystania.

Pytanie 17

Zespół dokumentów stworzonych przez jedną kancelarię, która nie przeszła zmian organizacyjnych, powinien być określany mianem zespołu archiwalnego?

A. otwartym

B. złożonym

C. prostym

D. martwym

Odpowiedź "prosty" jest poprawna, ponieważ termin ten odnosi się do zespołu archiwalnego składającego się z dokumentów wytworzonych przez jedną kancelarię, które nie podlegały żadnym zmianom organizacyjnym. W archiwistyce zespół archiwalny prosty charakteryzuje się jednolitością źródłową, co oznacza, że wszystkie dokumenty pochodzą z tego samego miejsca i są powiązane ze sobą tematycznie oraz chronologicznie. Istotne jest, że brak zmian organizacyjnych umożliwia łatwiejsze zarządzanie dokumentami, ich klasyfikację oraz udostępnianie. Przykładem mogą być akta sprawy rozwodowej prowadzone w jednej kancelarii prawnej, które zachowują swoją integralność i są przechowywane razem jako spójny zespół. W praktyce, klasyfikacja dokumentów w zespole archiwalnym prostym ułatwia nie tylko proces archiwizacji, ale również późniejsze wyszukiwanie i analizowanie danych, co jest zgodne z najlepszymi praktykami zarządzania dokumentami.

Pytanie 18

Organizacja materiałów archiwalnych w formie elektronicznej polega na przyporządkowaniu do każdego zarejestrowanego dokumentu

A. translatorów

B. metadanych

C. interfejsów

D. algorytmu

Udzielona odpowiedź "metadanych" jest prawidłowa, ponieważ metadane to kluczowe informacje opisujące zawartość, kontekst oraz cechy dokumentów w archiwizacji cyfrowej. Przypisanie metadanych do każdego ewidencjonowanego dokumentu pozwala na ich efektywne zarządzanie, wyszukiwanie i klasyfikację. Dzięki metadanym można szybko zidentyfikować typ dokumentu, datę jego powstania, autora oraz inne istotne informacje. W praktyce, metadane są używane w wielu systemach zarządzania dokumentami (DMS) oraz w archiwizacji, gdzie standardy takie jak Dublin Core czy METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) pomagają w organizacji i wymianie danych. Przykładowo, w instytucjach publicznych przypisanie metadanych zgodnych z przepisami prawa umożliwia audyt oraz zachowanie ścieżki dostępu do informacji w przypadku ewentualnych kontroli. Właściwe zarządzanie metadanymi zwiększa również interoperacyjność systemów informatycznych, co jest niezwykle istotne w dobie cyfryzacji i współpracy międzyorganizacyjnej.

Pytanie 19

Jednostką ewidencyjną dla materiałów audiowizualnych jest

A. jeden nośnik, bez względu na to, czy nagranie jest kompletne

B. jedno opakowanie zawierające nośniki, niezależnie od ich ilości

C. jeden wspólny autor dla grupy nagrań, niezależnie od liczby nośników

D. jedno nagranie, niezależnie od liczby nośników

Jednostką inwentarzową dla dokumentacji audiowizualnej jest jedno nagranie bez względu na liczbę nośników, co oznacza, że klasyfikacja i ewidencjonowanie materiałów audiowizualnych opiera się na treści nagrania, a nie na fizycznym nośniku. W praktyce oznacza to, że niezależnie od tego, czy nagranie znajduje się na jednym nośniku, czy jest rozdzielone na kilka różnych nośników, traktujemy je jako jedną jednostkę inwentarzową. Takie podejście jest zgodne z normami archiwalnymi oraz dobrymi praktykami w zarządzaniu zasobami informacyjnymi, które kładą nacisk na treść jako kluczowy element dokumentacji. W przypadku dokumentacji multimedialnej, istotne jest, aby w ewidencji skupić się na archiwizacji treści, co ułatwia przyszłe wyszukiwanie i zarządzanie tymi zasobami. Przykładowo, jeśli mamy film podzielony na kilka odcinków, które są przechowywane na różnych nośnikach, ewidencja powinna odnosić się do całego filmu jako jednego dzieła, co pozwala na lepsze zrozumienie jego kontekstu oraz łatwiejsze zarządzanie materiałem.

Pytanie 20

W archiwizacji elektronicznej formą przechowywania kopii zabezpieczającej dokumentację fotograficzną jest

A. mikrofilm.

B. kserokopia.

C. negatyw.

D. skan.

Skan to właściwie sposób na zamienienie papierowych dokumentów na ich cyfrowe wersje. Dzięki temu można je trzymać w komputerze i łatwiej do nich dotrzeć, a także są bardziej bezpieczne przed zniszczeniem. Gdy skanujemy zdjęcia, zachowujemy detale, które mogą być ważne, szczególnie dla archiwów. No i dobrze pamiętać, że według standardu ISO 19005-1:2005, są ustalone zasady, które mówią, jak prawidłowo archiwizować dokumenty w formacie PDF/A. To wszystko sprawia, że skany są lepsze, bo zajmują mniej miejsca i są tańsze w utrzymaniu niż np. mikrofilmy czy tradycyjne papierowe archiwa.

Pytanie 21

Na zamieszczonym formularzu spisu zdawczo-odbiorczego ewidencjonowana jest dokumentacja

Lp.	Sygnatura dokumentacji technicznej	Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuł projektu	Branża	Stadium	Ilość teczek	Nazwisko projektanta	Data zakończenia projektu	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8	9

A. techniczna.

B. audiowizualna.

C. elektroniczna.

D. aktowa.

Dokumentacja techniczna, która jest ewidencjonowana na formularzu spisu zdawczo-odbiorczego, odgrywa kluczową rolę w procesach budowlanych i inżynieryjnych. Formularz ten jest zaprojektowany tak, aby zawierał istotne informacje dotyczące projektów, takie jak sygnatura dokumentacji, nazwa obiektu oraz lokalizacja. Ewidencjonowanie dokumentacji technicznej jest zgodne z najlepszymi praktykami w branży, zapewniając przejrzystość i organizację informacji niezbędnych do realizacji projektów budowlanych. Przykładowo, w projektach budowlanych, dokumentacja techniczna obejmuje rysunki konstrukcyjne, specyfikacje materiałowe oraz instrukcje montażu, co jest niezbędne dla wykonawców, aby mogli w sposób efektywny i zgodny z normami przeprowadzać prace. Stosowanie formularzy spisu zdawczo-odbiorczego do ewidencjonowania dokumentacji technicznej jest również wymagane przez przepisy prawa budowlanego, które nakładają obowiązki na inwestorów dotyczące archiwizacji dokumentacji projektowej. W praktyce, systematyczne zarządzanie dokumentacją techniczną pozwala na uniknięcie błędów i niejasności, co przyczynia się do sukcesu projektów budowlanych.

Pytanie 22

Jakie znaczenie ma dla jednostki archiwalnej określenie: stan fizyczny zachowania: dobry?

A. Jednostka może być udostępniana

B. Wymagana jest zgoda dyrektora na udostępnianie

C. Jednostka nie może być udostępniana

D. Dozwolone jest ostrożne udostępnianie

Zaznaczenie odpowiedzi 'Jednostka może być udostępniana' jest jak najbardziej w porządku. Kiedy mamy do czynienia z określeniem 'stan fizyczny zachowania: dobry', to oznacza, że te materiały archiwalne nie mają żadnych uszkodzeń ani degradacji. Takie jednostki można spokojnie udostępniać użytkownikom. Moim zdaniem, to dobrze, że zasady ochrony i konserwacji zbiorów archiwalnych pozwalają na maksymalizację dostępu do zasobów, o ile to nie zagraża ich integralności. Przykład? Dokumenty prawne w dobrym stanie mogą być używane w badaniach naukowych lub edukacyjnych. Przy tym wszystkim ważne, żeby były odpowiednio przechowywane, np. w kontrolowanej temperaturze i wilgotności, co pomoże im przetrwać długie lata.

Pytanie 23

Podczas klasyfikacji dokumentacji filmowej do odpowiedniego działu rzeczowego nie bierze się pod uwagę

A. nazwy filmu

B. zakresu czasowego

C. sygnatury filmu

D. spisu treści filmu

Sygnatura filmu, choć istotna dla identyfikacji i archiwizacji dokumentacji, nie odgrywa kluczowej roli w procesie kwalifikacji filmów do odpowiednich działów rzeczowych. Kwalifikacja dokumentacji filmowej bazuje na merytorycznej analizie treści filmu, jego tytułu oraz zakresu chronologicznego. Regest treści filmu dostarcza niezbędnych informacji na temat jego zawartości, co umożliwia przypisanie go do odpowiedniego działu tematycznego. Tytuł filmu stanowi pierwszy punkt odniesienia, który często odzwierciedla tematykę lub gatunek dzieła. Zakres chronologiczny z kolei pozwala na klasyfikację filmów w kontekście historycznym, co jest szczególnie istotne w archiwizacji materiałów filmowych. W praktyce, właściwe przypisanie filmów do działów ułatwia późniejsze wyszukiwanie oraz umożliwia efektywną organizację zasobów w instytucjach kultury oraz archiwach filmowych.

Pytanie 24

Jak określa się zorganizowany zbiór nośników danych w informatyce, który zawiera dokumentację w wersji elektronicznej?

A. Skład chronologiczny

B. Skład informatycznych nośników danych

C. Rzeczowy skład dokumentów

D. Zbiór usystematyzowanych dokumentów

Poprawna odpowiedź to "Skład informatycznych nośników danych", ponieważ termin ten odnosi się do zorganizowanego zbioru danych przechowywanych w formie elektronicznej. W kontekście zarządzania informacją, skład informatycznych nośników danych jest kluczowy dla efektywnego przechowywania, przetwarzania oraz archiwizacji informacji. W praktyce, tego rodzaju skład jest stosowany w instytucjach, które muszą zarządzać dużymi ilościami danych, na przykład w firmach zajmujących się badaniami naukowymi, gdzie różnorodne dane są przechowywane na nośnikach cyfrowych. Zgodnie z dobrymi praktykami branżowymi, organizacje powinny stosować standardy, takie jak ISO 27001, aby zapewnić bezpieczeństwo i integralność danych w takich zbiorach. Ponadto, efektywne zarządzanie składami informatycznych nośników danych przyczynia się do szybszego dostępu do informacji oraz redukcji ryzyka utraty danych, co jest niezbędne w dobie cyfryzacji.

Pytanie 25

W jaki sposób powinien być zorganizowany spis teczek osobowych?

A. dowolny

B. alfabetyczny według działów organizacyjnych

C. chronologiczny w oparciu o daty zakończenia pracy

D. alfabetyczny w ramach całego spisu

Odpowiedź "alfabetyczny w obrębie całego spisu" jest prawidłowa, ponieważ spis teczek osobowych powinien być uporządkowany w sposób, który umożliwia łatwe i szybkie odnajdywanie informacji. Porządek alfabetyczny w obrębie całego spisu zapewnia przejrzystość i organizację, co jest szczególnie ważne w kontekście administracji kadrowej oraz zarządzania dokumentacją. Przykładem praktycznego zastosowania tego podejścia jest sytuacja, gdy pracownik działu HR musi szybko zlokalizować teczkę konkretnego pracownika; alfabetyczne uporządkowanie pozwala na efektywne przeszukiwanie. Dodatkowo, zgodnie z standardami zarządzania dokumentacją, takimi jak ISO 9001, zachowanie systematyczności i porządku w dokumentach wpływa pozytywnie na jakość zarządzania procesami. Umożliwia to nie tylko łatwe odnajdywanie informacji, ale również efektywne audyty i kontrole, które są nieodłącznym elementem zarządzania zgodnością z przepisami prawa pracy.

Pytanie 26

Czym jest sygnatura archiwalna?

A. Datą i miejscem powstania dokumentu, które są używane do jego identyfikacji

B. Sygnaturą prawną dokumentu, która odnosi się do jego legalności

C. Numerem porządkowym w dokumentacji wewnętrznej instytucji

D. Unikalnym identyfikatorem przypisanym do jednostki archiwalnej

Sygnatura archiwalna to kluczowy element w zarządzaniu dokumentacją archiwalną. Jest to unikalny identyfikator przypisany do konkretnej jednostki archiwalnej, który pozwala na jej jednoznaczną identyfikację w ramach zbiorów archiwalnych. W praktyce oznacza to, że każda jednostka archiwalna, taka jak teczka czy dokument, posiada swoją własną sygnaturę, która umożliwia szybkie i skuteczne odnalezienie jej w zasobach archiwalnych. Sygnatury są szczególnie istotne w dużych archiwach, gdzie liczba przechowywanych dokumentów może być ogromna. Dzięki systemowi sygnatur możliwa jest nie tylko efektywna organizacja pracy archiwistów, ale również szybki dostęp do konkretnych materiałów przez badaczy i inne osoby korzystające z archiwum. Sygnatury archiwalne są często stosowane w połączeniu z dodatkowymi systemami klasyfikacji, które umożliwiają bardziej szczegółowe grupowanie materiałów według tematów, dat czy innych kryteriów. W ten sposób sygnatura archiwalna staje się fundamentalnym narzędziem w profesjonalnym zarządzaniu archiwami, zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi.

Pytanie 27

Jakie kryterium jest odpowiednie do klasyfikacji map górniczych?

A. Etap planowania

B. Kolejność publikacji

C. Typ wydobywanego minerału

D. Typ sektora górniczego

Rodzaj wydobywanego minerału jest kluczowym kryterium przy porządkowaniu map górniczych, ponieważ różne minerały mają specyficzne wymagania dotyczące eksploatacji, technologii wydobycia oraz przetwarzania. W praktyce, mapa górnicza skupiająca się na danym rodzaju minerału powinna zawierać informacje o jego występowaniu, jakości, metodach wydobycia oraz aktualnych projektach górniczych. Na przykład, w przypadku węgla kamiennego, mapy te mogą uwzględniać nie tylko lokalizację złóż, ale także infrastrukturę transportową i obszary wymagające rekultywacji. Z kolei dla minerałów metalicznych, takich jak miedź czy złoto, istotne są różne metody przetwarzania surowców oraz ich wpływ na środowisko. Użycie takiego kryterium porządkowania sprzyja efektywniejszemu zarządzaniu zasobami mineralnymi oraz planowaniu eksploatacji, co jest zgodne z międzynarodowymi standardami w zakresie zarządzania zasobami naturalnymi, takimi jak standardy wprowadzone przez Międzynarodową Radę Górniczą.

Pytanie 28

Nośniki danych przekazywane z magazynu nośników do archiwum firmowego powinny być uporządkowane

A. alfabetycznie

B. chronologicznie

C. rodzajami

D. formatami

Kiedy przekazujesz nośniki cyfrowe do archiwum, warto to zrobić w porządku chronologicznym. Dlaczego? Bo dzięki temu łatwiej jest później odnaleźć dane, a także zrozumieć, jak przebiegał rozwój projektu. Na przykład, jak archiwizujesz dokumentację, to takie podejście pozwala szybko zobaczyć, co działo się z projektem w czasie. To po prostu dobra praktyka, bo porządek w dokumentach to klucz do ich późniejszego wyszukiwania i audytów. Tutaj przydają się też standardy ISO 15489, które mówią o organizacji dokumentów, żeby wspierały ich późniejsze wykorzystanie. Chronologiczne porządkowanie jest super ważne, bo pozwala także na łatwe pozbywanie się starych danych, co jest zgodne z przepisami.

Pytanie 29

Określ typ dokumentu, którego opis zewnętrzny powinien być uzupełniony o wskazanie nośnika informacji?

A. Papierowy

B. Pergaminowy

C. Elektroniczny

D. Audiowizualny

Wybranie odpowiedzi dotyczącej dokumentów elektronicznych, papierowych lub audiowizualnych pokazuje, że można się pogubić w tym, jak klasyfikujemy różne dokumenty i nośniki. Dokumenty elektroniczne są w formie cyfrowej, przechowywane na różnych nośnikach, jak dyski twarde czy chmury, co sprawia, że są łatwe do przechowywania i szybkiego dostępu. Ale ich opis nie jest taki sam jak w przypadku pergaminu, który jest materiałem fizycznym. Z kolei dokumenty papierowe są generalnie mniej trwałe od pergaminowych i mogą szybciej ulegać zniszczeniu przez warunki atmosferyczne czy chemiczne. A dokumenty audiowizualne, takie jak filmy czy nagrania dźwiękowe, mają jeszcze inną charakterystykę i też wymagają określenia technologii zapisu. Problemy w tej odpowiedzi wynikają z mylenia różnych typów nośników i ich właściwości, co prowadzi do błędnych wniosków. Ważne jest, żeby zrozumieć, że każdy typ dokumentu ma swoje unikalne cechy, co wpływa na sposób zapisu i przechowywania.

Pytanie 30

Zespół dokumentów, powstały w wyniku pasji jego autora, można zdefiniować jako

A. zbiorem

B. spuścizną

C. kolekcją

D. kancelarią

Termin "kolekcja" odnosi się do grupy archiwaliów, które zostały zgromadzone przez osobę z powodu jej zainteresowań hobbystycznych. Kolekcje są zazwyczaj wynikiem osobistych pasji, a ich składniki mogą obejmować różnorodne przedmioty, takie jak znaczki, monety, meble, dzieła sztuki czy dokumenty. W ramach archiwistyki, kolekcje są istotne, ponieważ ich twórcy często dbają o to, aby były one odpowiednio przechowywane i udostępniane innym zainteresowanym. Przykładem mogą być archiwa osób, które dokumentują swoje życie przez zbieranie pamiątek, takich jak fotografie czy listy. W przeciwieństwie do kancelarii, która odnosi się do dokumentów formalnych i oficjalnych, kolekcje są bardziej osobiste i subiektywne. W standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G) czy ISO 15489, podkreśla się znaczenie dokumentowania kontekstu powstawania kolekcji, co umożliwia przyszłym badaczom zrozumienie ich wartości kulturowej i historycznej.

Pytanie 31

Dokumentację aktową klasyfikuje się na podstawie

A. jednolitego rzeczowego wykazu akt

B. wykazu symboli komórek organizacyjnych

C. preliminarza budżetowego

D. regulaminu organizacyjnego

Klasyfikacja dokumentacji aktowej opiera się na jednolitym rzeczowym wykazie akt, który jest kluczowym narzędziem w zarządzaniu dokumentacją w instytucjach publicznych oraz prywatnych. Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) to szczegółowy zbiór kategorii dokumentów, który umożliwia systematyzację, archiwizację i dostępność akt. Przykładowo, w urzędach państwowych, wykaz ten pozwala na szybkie zidentyfikowanie rodzaju dokumentów, ich okresu przechowywania oraz sposobu ich archiwizacji. Dzięki JRWA, pracownicy mają jednolite wytyczne dotyczące klasyfikacji i zarządzania dokumentami, co sprzyja efektywności pracy oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Dobre praktyki branżowe wskazują, że prawidłowa klasyfikacja dokumentów jest fundamentem dla sprawnego zarządzania informacją oraz ochrony danych osobowych. Warto również zaznaczyć, że JRWA jest zgodny z wytycznymi zawartymi w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, co podkreśla jego znaczenie w kontekście legalności i organizacji dokumentacji.

Pytanie 32

Która zasada archiwalna uwzględnia związki między materiałami archiwalnymi wchodzącymi w skład zespołu archiwalnego i określa jednocześnie niepodzielność tego zespołu?

A. Wolnej proweniencji

B. Przynależności zespołowej

C. Wspólnego dziedzictwa

D. Przynależności terytorialnej

Zasada przynależności zespołowej to naprawdę ważny temat w archiwistyce. Mówi o tym, jak istotne jest, aby materiały archiwalne były przechowywane razem, bo tylko wtedy zachowujemy ich kontekst i sens. Wyobraź sobie, że archiwizujesz dokumenty konkretnej instytucji. Jeśli wszystkie akta są w jednym miejscu, to łatwiej analizować, co ta instytucja robiła w danym czasie. No i to wszystko jest zgodne z międzynarodowymi standardami, jak ISO 15489, które mówią o tym, jak ważne jest gromadzenie dokumentacji w taki sposób, by odzwierciedlała jej pierwotny kontekst. W sumie, zachowanie przynależności zespołowej pomaga nie tylko w badaniach, ale też ułatwia zarządzanie wiedzą w archiwach.

Pytanie 33

Który z wymienionych znaków identyfikacyjnych archiwaliów należy do cech zewnętrznych przy opracowywaniu zespołu?

A. Pieczątka własnościowa

B. Nagłówek dokumentu

C. Pieczątka osoby podpisującej dokument

D. Znak sprawy

Pieczątka własnościowa jest kluczowym elementem rozpoznawczym archiwaliów, który zalicza się do cech zewnętrznych przy opracowaniu zespołu. Jest to znak identyfikujący, który potwierdza pochodzenie dokumentu oraz jego właściciela. W praktyce archiwalnej pieczątki własnościowe mają fundamentalne znaczenie dla ustalenia kontekstu i autentyczności dokumentów. Na przykład, pieczątka instytucji lub osoby prywatnej może dostarczyć informacji o miejscu przechowywania akt, co jest niezbędne do prowadzenia badań nad historią organizacji. Dobre praktyki archiwalne zalecają dokładne dokumentowanie wszelkich cech zewnętrznych, w tym pieczątek, w celu zachowania integralności zbiorów i umożliwienia przyszłym badaczom analizy materiałów. Umożliwia to również efektywne zarządzanie dokumentacją oraz opracowanie odpowiednich strategii konserwatorskich, co podkreśla znaczenie pieczątki własnościowej w archiwistyce.

Pytanie 34

Zapis dźwięku w formie mechanicznej na analogowym nośniku lub w postaci elektronicznej na cyfrowym nośniku to rodzaj dokumentacji

A. dźwiękowa

B. elektroniczna

C. aktowa

D. technologiczna

Odpowiedź "dźwiękowa" jest właściwa, ponieważ dokumentacja dźwiękowa odnosi się do wszelkiego rodzaju zapisów dźwięku, zarówno na nośnikach analogowych, jak i cyfrowych. Mechaniczny zapis dźwięku, na przykład na płytach winylowych, oraz elektroniczny zapis dźwięku na cyfrowych nośnikach, takich jak pliki WAV czy MP3, są formami dokumentacji dźwiękowej. W praktyce, dokumentacja dźwiękowa jest niezbędna w wielu dziedzinach, jak archiwizacja, produkcja muzyczna, czy badania naukowe. Zgodnie z międzynarodowymi standardami archiwizacji, dokumentacja dźwiękowa powinna być tworzona z zachowaniem wysokiej jakości próbkowania i bit rate, co zapewnia odpowiednią jakość reprodukcji dźwięku. Przykładem zastosowania dokumentacji dźwiękowej może być archiwizacja koncertów, gdzie audio jest nagrywane i przechowywane dla przyszłych pokoleń. Również w branży mediów, dokumentacja dźwiękowa jest kluczowa dla produkcji radiowych i telewizyjnych, zapewniając, że nagrania są właściwie zarchiwizowane i dostępne w odpowiednich formatach.

Pytanie 35

Fizyczne oddzielenie z całego zbioru i umieszczenie na osobnych regałach poszczególnych grup archiwalnych to

A. segregacja dokumentacji

B. klasyfikacja dokumentacji

C. systematyzacja dokumentacji

D. kwalifikacja dokumentacji

Segregacja dokumentacji to kluczowy proces w zarządzaniu archiwum, polegający na fizycznym wydzieleniu i uporządkowaniu zespołów archiwalnych na odrębnych regałach. Działanie to ma na celu nie tylko zwiększenie efektywności w dostępie do dokumentów, ale również ich ochronę przed uszkodzeniem czy zagubieniem. Przykładem praktycznym może być archiwizacja dokumentów finansowych, gdzie segregacja może obejmować wydzielenie faktur, umów i innych dokumentów zgodnie z typem i czasem przechowywania. W branży archiwalnej stosuje się standardy takie jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), które zalecają segregację jako podstawowy krok w tworzeniu opisu zasobów archiwalnych. Dzięki segregacji, archiwa są bardziej zorganizowane, co przyspiesza proces wyszukiwania i zabezpiecza integralność danych, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w dziedzinie zarządzania informacjami.

Pytanie 36

W jakich jednostkach określa się jakość cyfrowych kopii zapasowych dokumentacji papierowej?

A. pdf

B. dpi

C. dpc

D. dtp

Odpowiedź 'dpi' (dots per inch) jest poprawna, ponieważ jest to jednostka miary stosowana do określenia rozdzielczości obrazu w kontekście skanowania lub cyfrowego przetwarzania dokumentów. W przypadku cyfrowych kopii papierowych, wyższa wartość dpi oznacza lepszą jakość obrazu, co jest kluczowe dla zachowania czytelności i detali dokumentów. Na przykład, skanowanie dokumentu w rozdzielczości 300 dpi jest standardem dla archiwizacji i reprodukcji, zapewniającą czytelność tekstu oraz ostrość grafik. W branży archiwizacji dokumentów, standardy takie jak ISO 19005-1 dotyczące elektronicznego archiwizowania podkreślają znaczenie wysokiej jakości skanowania, co bezpośrednio wiąże się z zastosowaniem odpowiednich ustawień dpi. Praktyczne zastosowanie tej wiedzy pozwala na zapewnienie, że cyfrowe kopie będą nie tylko zgodne z wymogami prawnymi, ale również użyteczne w długoterminowym przechowywaniu i udostępnianiu dokumentów.

Pytanie 37

Po ponownym zorganizowaniu zespołu aktowego w celu skojarzenia wcześniejszych sygnatur z nowymi, co należy przygotować?

A. indeks

B. konkordancję

C. skorowidz

D. wykaz

Konkordancja to narzędzie, które służy do powiązania różnych sygnatur, zapewniając jednocześnie łatwy dostęp do informacji na temat ich związków. Przygotowanie konkordancji jest szczególnie istotne w kontekście archiwizacji i zarządzania dokumentacją, gdzie istnieje potrzeba odnalezienia dawnych sygnatur w nowym systemie oznaczeń. Przykładem zastosowania konkordancji może być biblioteka, gdzie stare kategorie książek są przekształcane w nowy system klasyfikacji. W takim przypadku, konkordancja może zawierać zarówno starą, jak i nową sygnaturę książki, co ułatwia pracownikom odnalezienie publikacji. Dobre praktyki w tworzeniu konkordancji zalecają stosowanie czytelnych formatów oraz dokładnych opisów, co minimalizuje ryzyko pomyłek i pozwala na efektywniejsze zarządzanie zasobami. Ponadto, konkordancja powinna być regularnie aktualizowana, aby odzwierciedlała wszelkie zmiany w systemie klasyfikacji, co jest kluczowe w zachowaniu integralności bazy danych.

Pytanie 38

Jaki typ dokumentu, w jego opisie zewnętrznym, powinien być wzbogacony o wskazanie nośnika danych?

A. Elektroniczny

B. Papierowy

C. Audiowizualny

D. Pergaminowy

Odpowiedź "elektroniczny" jest poprawna, ponieważ w kontekście dokumentacji ważne jest, aby określić nośnik informacji, co w przypadku dokumentów elektronicznych oznacza format, w jakim są one przechowywane i udostępniane. Dokumenty elektroniczne mogą być zapisywane w różnych formatach, takich jak PDF, DOCX, czy HTML, co wpływa na sposób ich przetwarzania i dostępności. Określenie nośnika informacji jest kluczowe z perspektywy zarządzania danymi, archiwizacji oraz przestrzegania norm ochrony danych osobowych, takich jak RODO. W praktyce, organizacje muszą stosować standardy dotyczące przechowywania i zabezpieczania dokumentów elektronicznych, aby zapewnić ich integralność oraz dostępność. Dobre praktyki branżowe zalecają również regularną aktualizację formatów, aby uniknąć problemów związanych z niekompatybilnością systemów, co jest istotne w kontekście długoterminowego przechowywania informacji. Warto również zauważyć, że dokumenty elektroniczne mogą być poddawane różnym procesom automatyzacji, co zwiększa efektywność zarządzania dokumentacją.

Pytanie 39

Nie da się ustalić przynależności zespołowej jednostki archiwalnej na podstawie

A. opisu teczki aktowej

B. znaku akt

C. kategorii archiwalnej

D. spisu spraw

Kategoria archiwalna to kluczowy element klasyfikacji i zarządzania dokumentacją archiwalną. Oznacza ona grupę dokumentów, które mają podobne cechy, takie jak cel, forma, czy kontekst ich powstania. Przynależność zespołowa jednostki archiwalnej jest ściśle związana z jej funkcją w organizacji oraz z układem dokumentów w archiwum. W praktyce, na podstawie kategorii archiwalnej nie można jednak określić przynależności do konkretnego zespołu archiwalnego, ponieważ ta przynależność może być determinowana przez inne czynniki, takie jak struktura organizacyjna jednostki, kontekst powstania dokumentów czy ich historyczne znaczenie. Przykładowo, różne dokumenty mogą należeć do tej samej kategorii archiwalnej, ale być częścią różnych zespołów archiwalnych, co sprawia, że analiza przynależności wymaga szerszego kontekstu niż sama kategoria archiwalna. W standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), podkreśla się znaczenie kontekstu w opisie jednostek archiwalnych, co wskazuje na potrzebę uwzględnienia wielu aspektów przy analizie przynależności zespołowej.

Pytanie 40

Który z poniższych dokumentów jest uznawany za materiał archiwalny?

A. Bilet autobusowy

B. Paragon ze sklepu

C. Rozkład jazdy

D. Akt notarialny

Akt notarialny jest jednym z najważniejszych dokumentów uznawanych za materiał archiwalny. Jego znaczenie wynika z faktu, że stanowi on oficjalne potwierdzenie czynności prawnej dokonanej w obecności notariusza, który działa jako osoba zaufania publicznego. Zawiera szczegółowe informacje o stronach umowy, przedmiocie transakcji oraz wszelkich warunkach, które zostały uzgodnione. W kontekście archiwistyki, dokument taki ma wartość historyczną, prawną i dowodową. Akty notarialne przechowywane są w archiwach przez długi czas, ponieważ mogą być potrzebne do potwierdzenia praw własności, spadków czy innych kwestii prawnych. Dla archiwistów istotne jest, aby takie dokumenty były odpowiednio opisane i zabezpieczone, aby mogły służyć przyszłym pokoleniom jako wiarygodne źródło informacji o przeszłych wydarzeniach i transakcjach. W praktyce, akty notarialne są często wykorzystywane w badaniach genealogicznych, analizach historycznych czy rozstrzyganiu sporów prawnych. Dlatego zachowanie ich integralności i dostępności jest tak istotne dla całego systemu prawnego i historycznego dziedzictwa.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej