Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik prac biurowych
Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Data rozpoczęcia: 21 maja 2025 11:00
Data zakończenia: 21 maja 2025 11:15

Egzamin zdany!

Wynik: 20/40 punktów (50,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Gdy dwa podpisy znajdują się na piśmie, to informację o załącznikach umieszcza się

A. pod treścią pisma po prawej stronie

B. pod treścią pisma po lewej stronie

C. pod podpisem umieszczonym po prawej stronie

D. pod podpisem umieszczonym po lewej stronie

Umieszczanie informacji o załącznikach w niewłaściwy sposób, jak na przykład pod tekstem pisma po prawej stronie, może prowadzić do nieporozumień i braku klarowności w komunikacji. Takie podejście może powodować, że istotne informacje staną się mniej widoczne dla odbiorcy, co jest szczególnie problematyczne w kontekście formalnych dokumentów, gdzie przejrzystość i porządek są kluczowe. W przypadku podpisów złożonych przez dwie osoby, umieszczenie informacji o załącznikach pod tekstem pisma po prawej stronie nie jest zgodne z ustalonymi praktykami. To może również sugerować, że załączniki są mniej ważne, co jest błędnym założeniem, ponieważ często mają one kluczowe znaczenie dla zrozumienia treści pisma. Również umieszczanie informacji pod podpisem złożonym po prawej stronie wprowadza zamieszanie, gdyż w kontekście dokumentów, podpisy z reguły znajdują się w górnej części strony, co powinno być przestrzegane zgodnie z zasadami układu dokumentu. W rezultacie, niewłaściwe umiejscowienie tej informacji może prowadzić do błędnych interpretacji i nieefektywnej komunikacji między stronami. Utrzymanie zgodności z ustalonymi normami i praktykami dokumentalnymi jest kluczowe dla profesjonalizmu i efektywności w obiegu informacji.

Pytanie 2

Jakie składniki znajdują się w jednolitym rzeczowym wykazie akt?

A. Znak referenta, symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne z wykazu akt

B. Numer porządkowy pisma, data wysyłki korespondencji, treść wysłanej korespondencji, numer sprawy

C. Numer porządkowy pisma, data otrzymania korespondencji, treść otrzymanej korespondencji, znak referenta

D. Symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne, oznaczenie kategorii archiwalnej

Wybór odpowiedzi, która nie zawiera symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego ani oznaczenia kategorii archiwalnej, to poważny błąd w kwestii zarządzania aktami. Owszem, data czy treść dokumentu są ważne, ale same w sobie nie wystarczą do skutecznej klasyfikacji. Ignorowanie tych podstawowych zasad organizacji dokumentów może doprowadzić do niezłego bałaganu. Na przykład, bez symbolu klasyfikacyjnego, pracownicy będą mieli spore problemy ze znalezieniem potrzebnych akt, co na pewno wpłynie na wydajność pracy. Niewłaściwe podejście do archiwizacji może narazić organizację na ryzyko związane z błędnym przechowywaniem dokumentów, a to może prowadzić do łamania przepisów o ochronie danych osobowych. Dodatkowo, brak oznaczenia kategorii archiwalnej sprawia, że nie da się skutecznie zarządzać cyklem życia dokumentów, co jest kluczowe, by wszystko było zgodne z prawem. Dlatego warto stosować JRWA z wszystkimi potrzebnymi elementami, żeby uniknąć problemów.

Pytanie 3

Jakie dokumenty w obiegu handlowym są obecne w fazie dostawy towaru?

A. Zamówienie oraz awizo

B. Zamówienie oraz faktura

C. Awizo i faktura

D. Awizo i propozycja

Awizo i faktura to kluczowe dokumenty, które towarzyszą dostawie towaru w korespondencji handlowej. Awizo jest informacją dla odbiorcy o wysłanym towarze, zawierającą szczegóły takie jak numer przesyłki, data dostawy oraz inne istotne dane, które umożliwiają identyfikację przesyłki. Jest to praktyczny dokument, który uprzedza odbiorcę o nadchodzącej dostawie, co pozwala mu na odpowiednie przygotowanie się do jej przyjęcia. Faktura natomiast to dokument potwierdzający sprzedaż towaru, zawierający informacje o cenie, ilości oraz warunkach płatności. W świetle przepisów podatkowych, faktura jest niezbędna do rozliczeń VAT oraz ewidencji przychodów. Użycie tych dokumentów w praktyce handlowej jest zgodne z normami i dobrymi praktykami w obszarze logistyki oraz zarządzania łańcuchem dostaw, co przyczynia się do efektywności operacyjnej i transparentności transakcji.

Pytanie 4

Pracownik - referent w dziale kadr w danej jednostce organizacyjnej przesyła informację o nawiązanej umowie o pracę z nowym pracownikiem do referenta w dziale płac. Jak wygląda kierunek przepływu informacji w opisanym przypadku?

A. Ukośny

B. Pionowy w dół

C. Poziomy

D. Pionowy w górę

Twoja odpowiedź jest jak najbardziej trafna! W opisywanej sytuacji, referent działu kadr naprawdę przekazuje informacje do referenta działu płac, a obie te osoby są na tym samym poziomie w organizacji. W zarządzaniu informacją, ten poziomy przepływ jest mega istotny, bo dobrze działa, gdy różne działy ze sobą współpracują. Gdy dział kadr wymienia dane o umowach z działem płac, to dzięki temu wszystko jest dobrze naliczone i zgodne z przepisami prawa pracy. W komunikacji wewnętrznej ważne jest, żeby te informacje były przekazywane prosto i jasno, co pomaga uniknąć błędów i nieporozumień. W końcu, gdy pracownicy wiedzą, jak wygląda ich wynagrodzenie i warunki zatrudnienia, to są bardziej zadowoleni z pracy. Jasna komunikacja na tym poziomie naprawdę poprawia funkcjonowanie całej organizacji!

Pytanie 5

Kto jest odpowiedzialny za utrzymanie bezpieczeństwa i higieny pracy w danej jednostce organizacyjnej?

A. Ekspert ds. bhp.

B. Pracodawca.

C. Osoba zatrudniona.

D. Pracownik społeczny inspektor

Pracodawca jest osobą, która zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy ponosi najwyższą odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) w jednostce organizacyjnej. Zgodnie z Kodeksem pracy, to pracodawca ma obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, co obejmuje zarówno odpowiednie wyposażenie miejsca pracy, jak i organizację pracy w sposób minimalizujący ryzyko wypadków. Przykładem może być wdrożenie systemu zarządzania BHP, który pozwala na systematyczne identyfikowanie i eliminowanie zagrożeń, jak również przeprowadzanie regularnych szkoleń dla pracowników dotyczących zasad bezpieczeństwa. Pracodawca powinien również prowadzić dokumentację dotyczącą szkoleń, ocen ryzyka oraz wypadków przy pracy, co jest zgodne z normami ISO 45001, które stanowią standard dla systemów zarządzania BHP. Praktyczne zastosowanie tych zasad pozwala na stworzenie kultury bezpieczeństwa w organizacji, co przyczynia się do mniejszej liczby wypadków i poprawy efektywności operacyjnej.

Pytanie 6

Gdy sekretarka jest w trakcie rozmowy telefonicznej z przełożonym, to tą rozmowę zakończy

A. sekretarka

B. osoba, która rozpoczęła połączenie

C. przełożony

D. osoba, która przyjęła połączenie

Podczas analizy błędnych odpowiedzi, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów. W przypadku, gdy mówimy o osobie, która odebrała połączenie, można zauważyć, że w sytuacji z przełożonym nie zawsze to ona kontroluje zakończenie rozmowy. Często zdarza się, że osoba odbierająca telefon jedynie nawiązuje kontakt, a dalszy przebieg rozmowy prowadzi inna osoba, która posiada większą władzę decyzyjną. Natomiast wybór sekretarki jako odpowiedzi może wydawać się logiczny, jednak sekretarka pełni zazwyczaj rolę wspierającą i nie jest osobą decyzyjną, co powoduje, że to nie ona powinna kończyć rozmowę. W odniesieniu do odpowiedzi mówiącej o osobie, która zainicjowała połączenie, błąd ten polega na błędnym założeniu, że inicjator rozmowy zawsze ma prawo ją zakończyć. W praktyce, w hierarchii organizacyjnej, to przełożony często decyduje o momencie, w którym rozmowa dobiega końca. Dlatego podejście to ignoruje zasady hierarchii i etykiety biznesowej. Błędne koncepcje w tym kontekście mogą prowadzić do nieporozumień w komunikacji wewnętrznej, co jest szczególnie istotne w dużych organizacjach, gdzie efektywność komunikacji ma kluczowe znaczenie dla realizacji celów.

Pytanie 7

W małych i średnich przedsiębiorstwach zadania związane z administracją oraz obsługą sekretarską wykonują sekretariaty

A. indywidualne

B. uniwersalne

C. obsługowe

D. departamentowe

Odpowiedź 'uniwersalne' jest poprawna, ponieważ sekretariaty w małych i średnich firmach pełnią różnorodne funkcje, które mogą obejmować zadania zarówno administracyjne, jak i organizacyjne. Sekretariaty uniwersalne są elastyczne i potrafią dostosować się do potrzeb firmy, co jest kluczowe w dynamicznych warunkach rynkowych. Przykłady takich zadań obejmują zarządzanie korespondencją, organizację spotkań, a także wsparcie w zakresie administracji biurowej. W praktyce, sekretariat uniwersalny może obsługiwać zarówno klientów zewnętrznych, jak i współpracowników, co zwiększa efektywność komunikacji w firmie. Zgodnie z dobrymi praktykami branżowymi, aby skutecznie pełnić funkcję uniwersalnego sekretariatu, personel powinien być wszechstronnie wykształcony i posiadać umiejętności z zakresu zarządzania czasem, obsługi programów biurowych oraz rozwiązywania problemów. W obliczu rosnącej konkurencji, elastyczność i zdolność do szybkiego przystosowania się do zmieniających się wymagań rynku stają się kluczowymi atutami każdej organizacji.

Pytanie 8

Jakiej funkcji menedżerskiej dotyczy kreowanie przyjaznej atmosfery, która mobilizuje pracowników do realizacji konkretnych zadań?

A. Kontrolowania

B. Organizowania

C. Planowania

D. Motywowania

Funkcja motywowania jest kluczowym elementem zarządzania, który koncentruje się na tworzeniu sprzyjającej atmosfery i zachęcaniu pracowników do podejmowania określonych działań. Motywacja pracowników ma na celu zwiększenie ich zaangażowania oraz satysfakcji z wykonywanych zadań, co przekłada się na lepszą wydajność i efektywność całego zespołu. Przykładami działań motywacyjnych mogą być wprowadzenie programów premiowych, organizowanie szkoleń czy budowanie kultury feedbacku, która docenia osiągnięcia pracowników. Istnieją standardy, takie jak model motywacji Herzberga, który rozróżnia czynniki motywujące i higieniczne. Zastosowanie tych zasad w praktyce pozwala menedżerom lepiej zrozumieć, co wpływa na motywację ich zespołów. Dzięki skutecznemu motywowaniu, organizacje mogą nie tylko zminimalizować rotację pracowników, ale również zwiększyć innowacyjność oraz zdolność do adaptacji w zmieniającym się otoczeniu biznesowym.

Pytanie 9

Jaki skrót powinien wykorzystać kierownik podczas dekretacji dokumentu, jeśli zamierza zachować ostateczną decyzję w tej sprawie?

A. aa.

B. p.r.

C. m.a.

D. p.m.

Skróty 'p.m.', 'p.r.' i 'aa.' mogą wprowadzać w błąd, ponieważ każdy z nich ma specyficzne znaczenie, które nie odnosi się do kontekstu zachowania decyzji przez kierownika. Skrót 'p.m.' oznacza 'prywatnie do wiadomości', co sugeruje, że dokument jest kierowany do osoby, ale nie wymaga podjęcia jakiejkolwiek decyzji. Użycie tego skrótu w sytuacji, w której kierownik ma zamiar rozstrzygnąć sprawę samodzielnie, byłoby niewłaściwe, ponieważ nie oddaje charakteru odpowiedzialności decyzyjnej. Skrót 'p.r.' oznacza 'proszę rozpatrzyć', co zazwyczaj wskazuje na to, że pisma wymagają zewnętrznego rozpatrzenia lub opinii, co również nie pasuje do sytuacji, w której kierownik ma pełną kontrolę nad finalnym wynikiem. Z kolei 'aa.' to skrót od 'akceptacja awizowana', co sugeruje, że dokument został zaakceptowany do dalszego procedowania, ale niekoniecznie wskazuje na to, że kierownik ma zamiar podjąć decyzję na tym etapie. Takie błędne interpretacje skrótów mogą prowadzić do nieporozumień w zespole oraz opóźnień w procesach decyzyjnych, dlatego kluczowe jest zrozumienie i odpowiednie stosowanie terminologii w obiegu dokumentów.

Pytanie 10

Dokumenty, które po pięciu latach przechowywania w archiwum, powinny zostać poddane przeglądowi przez eksperta, który zdecyduje o ich dalszym przechowywaniu lub zniszczeniu, powinny być oznaczone symbolem

A. Bc5

B. B5

C. AS

D. BES

Wybór innych symboli, takich jak B5, Bc5 czy AS, może wynikać z błędnego zrozumienia zasad archiwizacji dokumentów. Symbol B5 sugeruje, że dokumenty powinny być przechowywane przez pięć lat, jednak nie zawiera informacji o konieczności ich przeglądu przez specjalistę, co jest kluczowym elementem procesu selekcji dokumentów. Brak tego aspektu prowadzi do potencjalnego gromadzenia zbędnych dokumentów, co z kolei zwiększa koszty przechowywania oraz może stwarzać ryzyko utraty istotnych informacji. Podobnie, wybór Bc5 może wynikać z mylnego założenia, że sam proces przechowywania przez pięć lat wystarczy, aby zapewnić zgodność z regulacjami prawnymi, co jest niewystarczające. Z kolei symbol AS nie odnosi się do procedur przeglądu dokumentów, przez co może prowadzić do niewłaściwego zarządzania danymi, w tym do zjawiska "zatrzymania dokumentów", czyli gromadzenia ich bez odpowiedniej analizy. W praktyce, ignorowanie potrzeby konsultacji z ekspertem przy podejmowaniu decyzji o przyszłości dokumentów może prowadzić do naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych oraz zwiększonego ryzyka utraty istotnych informacji. Dlatego kluczowe jest przestrzeganie standardów zarządzania dokumentacją, które uwzględniają zarówno czas przechowywania, jak i konieczność przeglądu przez wykwalifikowany personel.

Pytanie 11

Jaki sposób zapisu daty w dokumencie jest zgodny z aktualnymi normami dotyczącymi redagowania pism urzędowych?

A. 20 maja 2023 roku

B. 13 maj 2023 rok

C. 16-V-2023 r.

D. 17.V.2023 r.

Zapis daty "20 maja 2023 roku" jest jak najbardziej na miejscu. To zgodne z tym, co trzeba w pismach urzędowych. Użycie pełnych nazw miesięcy i roczników sprawia, że tekst jest znacznie bardziej czytelny i formalny, co jest bardzo ważne, zwłaszcza w oficjalnych dokumentach. Poza tym, słowo "roku" też dodaje jasności, bo nie ma wątpliwości co do daty. Warto pamiętać, że w takich sprawach, jak wnioski czy inne urzędowe pisma, zapisywanie daty w jednoznaczny sposób jest kluczowe, żeby potem nie było sytuacji, że coś źle zrozumiemy. Różne instytucje, jak kancelarie prawne czy urzędy, też to podkreślają, bo precyzyjność w dokumentach się naprawdę liczy. Przy okazji, trzymanie się tych standardów ułatwia całe życie papierkowe, zarówno w archiwizacji, jak i obiegu dokumentów.

Pytanie 12

Podaj właściwą sekwencję tworzenia dokumentu według norm biurowych?

A. Projekt dokumentu, aprobata, czystopis

B. Pomysł dokumentu, czystopis, podpis

C. Projekt dokumentu, czystopis, aprobata

D. Pomysł dokumentu, kopia, czystopis

Wybór innej odpowiedzi wskazuje na niezrozumienie podstawowych zasad tworzenia dokumentów w kontekście biurowości. W przypadku pierwszej odpowiedzi, 'Koncepcja pisma, czystopis, podpis', pominięcie etapu aprobaty jest istotnym błędem. Aprobata jest kluczowym elementem w zapewnieniu, że dokument został właściwie oceniony i zatwierdzony przed jego finalizacją. Bez tego etapu, istnieje ryzyko, że czystopis może zawierać błędy lub niezgodności, co może prowadzić do nieporozumień lub błędnych decyzji. Druga odpowiedź, 'Koncepcja pisma, kopia, czystopis', również nie uwzględnia procesu zatwierdzania. Kopia jest zazwyczaj używana po stworzeniu czystopisu, a nie przed, co może sugerować, że dokument nie przeszedł przez odpowiednie etapy oceny. W trzeciej odpowiedzi, 'Projekt pisma, czystopis, aprobata', następuje zamiana kolejności, co jest sprzeczne z uznawanymi praktykami. Każdy prawidłowy proces biurowy powinien kończyć się aprobatą przed stworzeniem ostatecznej wersji dokumentu. Tego rodzaju nieprawidłowości mogą prowadzić do chaosu w dokumentacji oraz obniżenia jakości komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej organizacji. Znajomość i przestrzeganie tych reguł jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentami w każdym biurze.

Pytanie 13

Jak nazywa się struktura organizacyjna firmy, w której działami zarządzają specjaliści, a pracownicy podlegają więcej niż jednemu menedżerowi?

A. liniowo-sztabowa

B. funkcjonalna

C. liniowa

D. macierzowa

Struktura funkcjonalna jest jednym z najczęściej stosowanych modeli organizacyjnych w przedsiębiorstwach. Charakteryzuje się podziałem na działy, które specjalizują się w określonych funkcjach, takich jak marketing, finanse czy produkcja. Kluczowym aspektem tej struktury jest to, że pracownicy podlegają nie tylko swojemu bezpośredniemu przełożonemu, ale również innym kierownikom, co sprzyja współpracy między działami i pozwala na lepsze wykorzystanie wiedzy specjalistycznej. Przykładem zastosowania struktury funkcjonalnej mogą być firmy technologiczne, w których inżynierowie, specjaliści ds. marketingu i sprzedaży pracują wspólnie nad projektem, a każdy z nich wnosi swoje unikalne kompetencje. Taki podział sprzyja efektywności pracy oraz umożliwia koncentrację na specjalizacji, co jest zgodne z najlepszymi praktykami zarządzania. Ponadto, w strukturze funkcjonalnej łatwiej jest wprowadzać standardy operacyjne i procedury, co sprzyja utrzymaniu wysokiej jakości świadczonych usług lub produktów.

Pytanie 14

Sekretariat, który występuje w małych i średnich przedsiębiorstwach oraz wykonuje funkcje kancelarii ogólnej i obsługuje administracyjno-techniczne zadania kierowników, nazywamy sekretariatem

A. uniwersalnym

B. działowym

C. osobistym

D. konferencyjnym

Sekretariat uniwersalny to struktura, która w małych i średnich przedsiębiorstwach pełni funkcję wszechstronną, obsługującą różnorodne zadania związane z administracją i organizacją pracy. Tego typu sekretariat zajmuje się m.in. koordynacją działań biurowych, zarządzaniem dokumentacją oraz wsparciem technicznym dla kierowników. Kluczowym atutem sekretariatu uniwersalnego jest jego elastyczność oraz zdolność do dostosowywania się do zmieniających się potrzeb firmy. Przykładowo, w małej firmie sekretariat uniwersalny może sprawować kontrolę nad kalendarzem spotkań, organizować podróże służbowe oraz dbać o prawidłowe obiegi dokumentów. Ponadto, zgodnie z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania biurem, taki sekretariat często pełni rolę punktu kontaktowego dla klientów, co zwiększa efektywność komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Warto zaznaczyć, że w dobie zdalnej pracy rola sekretariatu uniwersalnego zyskuje na znaczeniu, ponieważ skuteczne zarządzanie biurem staje się kluczowe dla utrzymania sprawności operacyjnej przedsiębiorstwa.

Pytanie 15

W jednostce organizacyjnej przyjmowanie poczty oraz jej sortowanie, rejestrowanie i przekazywanie do odpowiednich stanowisk pracy oraz działów, powinno mieć miejsce

A. w dziale fakturowania

B. w dziale planowania

C. w kancelarii

D. w biurze kadr

Odpowiedź "w kancelarii" jest prawidłowa, ponieważ kancelaria pełni rolę centralnego punktu w organizacji, gdzie przyjmowana jest korespondencja oraz jej sortowanie i ewidencjonowanie. Kancelaria jest odpowiedzialna za zarządzanie dokumentami, co obejmuje nie tylko ich przyjmowanie, ale także klasyfikację, archiwizację i zapewnienie ich dostępności dla odpowiednich działów i pracowników. Przykładem zastosowania tego podejścia jest wprowadzenie systemu obiegu dokumentów, który umożliwia śledzenie każdego dokumentu od momentu przyjęcia do jego ostatecznego zamknięcia. Zgodnie z dobrymi praktykami organizacyjnymi, prowadzenie ewidencji korespondencji w kancelarii pozwala na zwiększenie efektywności pracy, minimalizację ryzyka zagubienia dokumentów oraz szybsze ich odnajdywanie, co jest niezbędne w kontekście audytów i zapewnienia zgodności z przepisami prawa. Ponadto, kancelaria powinna być wyposażona w odpowiednie narzędzia informatyczne, które wspierają zarządzanie dokumentami, umożliwiając ich elektroniczne archiwizowanie oraz udostępnianie, co jest zgodne z nowoczesnymi standardami zarządzania informacją.

Pytanie 16

Co powinien zrobić pracownik biurowy, aby odblokować niszczarkę w sytuacji, gdy papier utknął w szczelinie wejściowej?

A. Odłączyć urządzenie od zasilania, a następnie usunąć papier ze szczeliny wejściowej

B. Wcisnąć klawisz stop, a następnie opróżnić pojemnik

C. Odłączyć urządzenie od zasilania, a następnie wcisnąć klawisz cofania

D. Wcisnąć klawisz cofania, następnie wyciągnąć papier ze szczeliny wejściowej

W przypadku zacięcia papieru w niszczarce, odłączenie urządzenia od zasilania może wydawać się logicznym krokiem, jednak nie jest to rozwiązanie najbardziej efektywne. Przyciśnięcie klawisza cofania jest kluczowym działaniem, które powinno być wykonane przed jakimkolwiek odłączeniem zasilania, ponieważ pozwala na bezpieczne usunięcie zaciętego papieru bez ryzyka uszkodzenia mechanizmu. Odłączenie zasilania może prowadzić do dodatkowych problemów, takich jak zablokowanie mechanizmu, co może utrudnić proces usuwania papieru. Ponadto, opcja opróżnienia kosza po naciśnięciu klawisza stop nie ma wpływu na zacięty papier i nie rozwiąże problemu. Dodatkowo, niektóre modele niszczarek mogą nie mieć funkcji stop, więc opieranie się na tym rozwiązaniu jest błędne. Klawisz cofania w większości nowoczesnych niszczarek działa jako standardowa funkcjonalność, która ma na celu ułatwienie usuwania zacięć, co czyni go najbezpieczniejszym i najskuteczniejszym sposobem na rozwiązanie tego problemu. Ważne jest, aby użytkownicy zdawali sobie sprawę z procedur obsługi i przeszkolenia w zakresie bezpiecznego korzystania z urządzeń biurowych, aby unikać typowych błędów, które mogą prowadzić do uszkodzenia sprzętu lub jego niewłaściwego użytkowania.

Pytanie 17

Rodzaj blankietu korespondencyjnego, który ma stałe nadruki oraz powiększone pole nagłówkowe, to blankiet typu

A. BR

B. BZ

C. BU

D. BB

Typ blankietu korespondencyjnego BU, znanego jako Blankiet Ujednolicony, często jest mylony z BR, ale różnią się one dość mocno przeznaczeniem i wyglądem. Blankiety BU są stosowane wtedy, gdy jednolite standardy nie są takie kluczowe, przez co są mniej formalne. Oznaczenie BZ dotyczy blankietów, które także nie mają tych stałych nadruków i dużego pola nagłówkowego, przez co nie nadają się zbytnio do oficjalnej korespondencji. Typ BB, zwany Blankietem Biurowym, też nie ma tych cech, które są dla BR charakterystyczne. Często przez mylenie tych rodzajów można wprowadzić zamieszanie w dokumentacji, a to może skutkować nieporozumieniami w komunikacji. Zrozumienie różnic między tymi typami blankietów i ich zastosowań jest ważne, żeby wszystko w biurze szło sprawnie i firma nie traciła na wizerunku. Jak ktoś tego nie łapie, można łatwo podjąć błędne decyzje w komunikacji, co wpłynie na efektywność pracy i zadowolenie klientów czy partnerów.

Pytanie 18

Kierownik, pragnąc zachować ostateczne prawo do podjęcia decyzji w sprawie, umieszcza na dokumencie skrót

A. m.a.

B. m.p.

C. p.m.

D. p.r.

Wybór innych skrótów, takich jak "p.m.", "p.r." czy "m.p.", wskazuje na niedostateczne zrozumienie struktury i kontekstu dokumentacji formalnej. Skrót "p.m." oznacza "przyjmuję do wiadomości", co sugeruje jedynie informowanie o zapoznaniu się z dokumentem, ale nie obejmuje zgody na jego treść. W praktyce oznacza to, że osoba zatwierdzająca nie wyraża ostatecznego stanowiska w sprawie, co może prowadzić do niepewności w obrębie organizacji. Skrót "p.r." z kolei jest stosowany w niektórych kontekstach do oznaczenia "przykro mi", co jest zupełnie nieodpowiednie w formalnym obiegu dokumentów. Natomiast "m.p." oznacza "moje podpisy" i również nie wskazuje na ostateczną decyzję. Wybór tych skrótów często wynika z błędnego założenia, że wszystkie z nich mają podobne znaczenie, co nie jest prawdą. Kluczowym aspektem zarządzania dokumentacją jest precyzyjne rozumienie terminologii, co pozwala uniknąć nieporozumień i zapewnia płynność procesów decyzyjnych. Stosowanie niewłaściwych skrótów w dokumentach prowadzi do chaosu i może negatywnie wpływać na wizerunek organizacji oraz jej efektywność.

Pytanie 19

Jakiego urządzenia należy użyć, aby chronić powierzchnię dokumentu przed wpływem wilgoci oraz promieniowaniem UV?

A. Gilotyny

B. Bindownicy

C. Laminatora

D. Trymera

Odpowiedzi typu bindownica, gilotyna czy trymer nie pasują do tematu ochrony dokumentów przed szkodliwymi rzeczami jak wilgoć czy promieniowanie UV, bo każde z tych urządzeń ma inne zastosowanie. Przykładowo, bindownica łączy kartki papieru w jedną całość, co jest ok, jeśli robisz broszury, ale nie chroni dokumentów przed wilgocią. Tak więc, dokumenty mogą się psuć. Gilotyna to narzędzie do cięcia papieru, ale też nie zabezpiecza niczego. Jej rola to jedynie obcinanie papieru do odpowiednich rozmiarów. No i trymer, mimo że przydatny do przycinania, nie ma nic wspólnego z ochroną dokumentów. Kiedy mówisz o zabezpieczaniu druku, powinno się korzystać z najlepszych praktyk, które mówią, że laminowanie to dobry sposób na ochronę przed uszkodzeniami, wilgocią czy promieniowaniem UV. Więc użycie bindownicy, gilotyny czy trymera w tym kontekście to częsty błąd, który bierze się z niezrozumienia ich funkcji.

Pytanie 20

Sprzęt, który pozwala na zapis danych oraz wyłączenie komputera stacjonarnego w sytuacji nagłego zaniku zasilania, to

A. zasilacz UPS

B. zewnętrzny dysk twardy

C. serwer

D. przenośna pamięć USB

Pamięć USB, serwer i dysk twardy zewnętrzny to sprzęty, które służą do przechowywania danych, ale nie zajmują się zasilaniem w razie braku prądu. Pamięć USB to fajny nośnik, który pozwala na przenoszenie plików między urządzeniami, ale nie zasila komputera ani nie chroni pracy, gdy energia znika. Serwer to większa maszyna do zarządzania danymi w sieci, ale też potrzebuje stałego zasilania, żeby działać. Zewnętrzny dysk twardy? Podobnie jak USB, tylko przechowuje dane, a nie zasila inne urządzenia. Można się pomylić myśląc, że wszystkie zewnętrzne sprzęty to też źródła energii. Żeby nie stracić danych, potrzebne są odpowiednie rozwiązania jak UPS, które są do tego stworzone. Takie urządzenia spełniają swoje konkretne funkcje, więc warto wiedzieć, co dokładnie kupujemy, gdy chodzi o zarządzanie sprzętem w IT.

Pytanie 21

W jaki sposób powinny być uporządkowane akta spraw zakończonych wewnątrz teczki aktowej?

A. Według kolejności spisu spraw, zaczynając od ostatniego numeru na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie

B. Według kolejności spisu spraw, poczynając od ostatniego numeru, a w obrębie spraw tematycznie

C. Według kolejności spisu spraw, zaczynając od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw tematycznie

D. Według kolejności spisu spraw, zaczynając od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie

Odpowiedź ta jest prawidłowa, ponieważ uporządkowanie akt spraw zakończonych zgodnie z kolejnością spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a wewnątrz spraw chronologicznie, jest zgodne z przyjętymi standardami archiwizacji dokumentów. Tego typu porządek ułatwia szybkie odnalezienie informacji oraz zapewnia logiczny i przejrzysty system archiwizacji. Przykładowo, jeśli mamy do czynienia z dużą ilością spraw, uporządkowanie ich chronologicznie w ramach danego numeru sprawy pozwala na łatwe śledzenie postępów w danej sprawie, a także szybsze odnalezienie potrzebnych dokumentów w przyszłości. W praktyce, archiwizacja zgodna z tymi zasadami jest standardem w wielu instytucjach publicznych i prywatnych, co zwiększa efektywność pracy oraz zgodność z przepisami prawa dotyczącymi przechowywania dokumentów. Warto również pamiętać, że organizacja akt według jasnych kryteriów wpływa na bezpieczeństwo informacji oraz ułatwia audyty i kontrole. Zastosowanie takiego systemu przyczynia się do lepszego zarządzania informacją oraz minimalizuje ryzyko zagubienia ważnych dokumentów.

Pytanie 22

Jakie jest zadanie narady?

A. wymiana idei oraz doświadczeń

B. omówienie oraz akceptacja raportów

C. przedstawienie i przedyskutowanie aktualnych problemów

D. prezentacja referatów oraz dyskusja

Wybór odpowiedzi, która mówi o 'przedstawieniu i zatwierdzeniu sprawozdań', pokazuje, że nie całkiem rozumiesz, czym jest narada. Chociaż zatwierdzanie sprawozdań ma swoje znaczenie, to nie jest główny cel narady. Czasem można myśleć, że narada to tylko formalność związana z zatwierdzaniem dokumentów, a tak nie jest. W praktyce narady powinny być bardziej elastyczne i skupiać się na aktualnych problemach, co z kolei pozwala na lepszą koordynację i szybsze podejmowanie decyzji. Jeśli wybierzesz odpowiedź o 'prezentacji referatów i dyskusji', wskazuje to na to, że uważasz, iż narada to tylko jednostronne przekazywanie informacji, a tak nie powinno być. Powinny sprzyjać interakcji i wymianie myśli, a nie tylko monotonemu przedstawianiu tematów. A odpowiedź o wymianie poglądów pomija kluczowy element omawiania aktualnych problemów, co jest niezbędne, żeby działać skutecznie. W efekcie nieefektywne narady, które koncentrują się na sprawozdawczości, mogą frustrować uczestników i marnować czas. Kluczowy błąd to widzenie narady jako formalnego wydarzenia, zamiast jako okazji do kreatywnego rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji w grupie.

Pytanie 23

Jakiego rodzaju promocji dotyczy aktywność firmy polegająca na zapraszaniu dziennikarzy oraz przedstawicieli lokalnych władz na ceremonię otwarcia nowego oddziału?

A. Public relations

B. Promocja sprzedaży

C. Sprzedaż osobista

D. Reklama

Sprzedaż osobista to bezpośrednie interakcje przedstawicieli firmy z klientami, mające na celu przekonanie ich do zakupu produktu lub usługi. W przypadku otwarcia nowej filii, sprzedaż osobista nie jest głównym celem. Kluczowym błędem w tym rozumieniu jest mylenie działań promocyjnych z nastawieniem na sprzedaż. Reklama, z drugiej strony, polega na płatnym umieszczaniu komunikatów w mediach, aby dotrzeć do szerokiego grona odbiorców. Choć reklama może być częścią strategii promocyjnej, otwarcie nowej filii skupia się na budowaniu relacji i zaufania, a nie na bezpośredniej sprzedaży. Promocja sprzedaży odnosi się do krótkoterminowych działań mających na celu zwiększenie sprzedaży, takich jak zniżki czy oferty specjalne. Choć mogą być użyteczne, nie są one odpowiednie w kontekście otwarcia, które ma na celu stworzenie długotrwałych relacji z mediami i lokalną społecznością. Dlatego mylenie tych pojęć prowadzi do nieporozumień w zakresie strategii marketingowej i komunikacyjnej firmy. Zrozumienie różnic między tymi pojęciami jest kluczowe dla efektywnego planowania działań promocyjnych oraz utrzymania spójności w komunikacji z otoczeniem.

Pytanie 24

Model aranżacji przestrzeni biurowej, który polega na umieszczeniu biur w formie kuli, gdzie każdy pracownik dysponuje swoim stanowiskiem, a poszczególne miejsca pracy są od siebie oddzielone, na przykład przeszklonymi ściankami, jest modelem

A. halowym

B. hot desking

C. rotundowym

D. korytarzowym

Koncepty podane w odpowiedziach niepoprawnych, takie jak hot desking, halowe czy korytarzowe, odzwierciedlają różne podejścia do organizacji przestrzeni biurowej, ale nie odpowiadają na specyfikę systemu rotundowego. Hot desking opiera się na elastycznym przydzielaniu stanowisk pracy, co oznacza, że pracownicy nie mają przypisanych stałych biurek, co może prowadzić do dezorganizacji i braku prywatności, w przeciwieństwie do rotundowego podejścia, które zapewnia wydzielone miejsca pracy. Halowy system rozplanowania lokalu biurowego oznacza otwartą przestrzeń, w której pracownicy są rozproszeni, co często skutkuje gorszą koncentracją i zakłóceniami. Ostatni z błędnych terminów, korytarzowy, odnosi się do układu, gdzie biura są umiejscowione wzdłuż korytarzy, co może ograniczać interakcje między pracownikami. Te podejścia mogą być mniej efektywne, ponieważ nie sprzyjają współpracy i mogą prowadzić do spadku efektywności pracy. Warto zrozumieć, że efektywne projektowanie przestrzeni biurowej powinno uwzględniać zarówno indywidualne potrzeby pracowników, jak i praktyki sprzyjające współpracy, co najlepiej realizuje system rotundowy. Typowe błędy myślowe w ocenie tych podejść obejmują mylenie elastyczności z funkcjonalnością oraz ignorowanie znaczenia prywatności i komfortu w pracy."

Pytanie 25

Akapit w dokumentach brajlowskich, który zaczyna się od wcięcia, jest formatowany w ten sposób, że pierwsza linia zaczyna się od

A. piątego znaku, następne – od drugiego

B. trzeciego znaku, następne – od drugiego

C. piątego znaku, następne – od pierwszego

D. trzeciego znaku, następne – od pierwszego

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
W dokumentach brajlowskich akapit rozpoczyna się od trzeciego znaku, podczas gdy kolejne linie zaczynają się od pierwszego znaku. Takie formatowanie jest zgodne z zasadami stosowanymi w pisaniu w systemie Braille'a, co ułatwia czytelność i nawigację w tekście. W praktyce oznacza to, że dla użytkowników piszących przy pomocy brajlowskich maszyn do pisania lub programów komputerowych, ważne jest, aby stosować odpowiednie wcięcia, które są standardem w publikacjach brajlowskich. Odpowiednie formatowanie akapitów nie tylko sprzyja lepszemu odbiorowi tekstu, ale także zapewnia zgodność z normami dotyczącymi dostosowań i dostępności dla osób niewidomych. Warto również zwrócić uwagę na inne aspekty związane z pisaniem w Braille'u, takie jak interpunkcja i rozdzielanie akapitów, które również mają swoje specyficzne zasady, aby zapewnić pełną zrozumiałość przekazu.

Pytanie 26

Jakie działanie powinno zostać podjęte, jeśli dokument biurowy zawiera błąd przed jego wysłaniem?

A. Dokument powinien zostać zniszczony

B. Dokument powinien zostać wysłany bez zmian

C. Dokument powinien zostać wysłany z adnotacją o błędzie

D. Dokument powinien zostać poprawiony i ponownie sprawdzony

Wysłanie dokumentu z błędem bez żadnych zmian może wydawać się szybkim rozwiązaniem, ale w rzeczywistości jest to nieodpowiedzialne podejście, które może prowadzić do poważnych konsekwencji. Dokumenty biurowe często pełnią ważne funkcje informacyjne lub prawne, więc zawierająca je błędy mogą prowadzić do nieporozumień lub utraty zaufania. Zniszczenie dokumentu z błędem jest również nieodpowiednie, ponieważ może prowadzić do utraty ważnych informacji lub opóźnień w procesach biznesowych. Zamiast tego, poprawienie błędu i ponowne sprawdzenie dokumentu jest najlepszym podejściem. Wysłanie dokumentu z adnotacją o błędzie nie rozwiązuje problemu, ponieważ odbiorca nadal otrzymuje dokument zawierający błędy, co może wpłynąć na jego postrzeganie firmy. Profesjonalizm wymaga, aby dokumenty były wolne od błędów przed ich wysłaniem. Każda z tych niepoprawnych metod podejścia do błędów w dokumentach biurowych ignoruje podstawową zasadę - dokumentacja powinna być dokładna, starannie przygotowana i wolna od błędów. Właściwe zarządzanie dokumentacją to nie tylko obowiązek, ale także element budowania profesjonalnego wizerunku firmy.

Pytanie 27

Koperta powinna być zaopatrzona w pieczęć nagłówkową firmy

A. w centralnej części szerokości po lewej stronie

B. w prawym górnym rogu

C. w centralnej części szerokości po prawej stronie

D. w lewym górnym rogu

Umieszczenie pieczęci nagłówkowej firmy w lewym górnym rogu koperty jest zgodne z ustalonymi standardami oraz praktykami w zakresie korespondencji biznesowej. Takie położenie pieczęci zapewnia łatwe zidentyfikowanie nadawcy już na pierwszy rzut oka, co jest kluczowe w kontekście formalnej komunikacji. W przypadku dokumentów prawnych, finansowych czy handlowych, właściwe oznaczenie nadawcy ma na celu zwiększenie przejrzystości oraz profesjonalizmu w kontaktach z klientami i kontrahentami. Zgodnie z ogólnymi zasadami etykiety biznesowej, lewy górny róg jest tradycyjnie miejscem, w którym umieszczane są dane nadawcy, co ułatwia ich identyfikację. Przykładowo, w przypadku wysyłania ofert handlowych lub umów, dobrze zorganizowana korespondencja z wyraźnym oznaczeniem firmy buduje pozytywny wizerunek organizacji oraz może wpływać na decyzje odbiorcy. Warto również pamiętać, że zgodność z normami i praktykami branżowymi w zakresie formatowania dokumentów jest istotna dla zachowania profesjonalizmu i wiarygodności firmy.

Pytanie 28

Aplikacja, która umożliwia powiększenie obrazu prezentowanego na ekranie komputera, to

A. Windows-Eyes

B. NVDA

C. Jaws

D. ZoomText

ZoomText to naprawdę fajny program, który świetnie wspiera osoby z problemami ze wzrokiem. Dzięki niemu można powiększyć wszystko, co mamy na ekranie. Co więcej, można też zmieniać kolory tła i tekstu, co działa świetnie, jeżeli ktoś ma trudności z odróżnieniem barw. Fajne w tym programie jest to, że jego poziom powiększenia można dostosować do własnych potrzeb, co na pewno ułatwia przeglądanie różnych rzeczy – dokumentów, stron internetowych czy cokolwiek innego, co jest wizualne. ZoomText też trzyma się różnych standardów dostępności, więc jest naprawdę doceniany przez ludzi z niepełnosprawnościami. No i ta funkcja lupy, co pozwala na powiększenie konkretnych fragmentów ekranu – mega przydatne, kiedy trzeba przeczytać mały tekst. Uważam, że dzięki tym wszystkim możliwościom, ZoomText można uznać za narzędzie, które znacznie poprawia komfort korzystania z komputera i wspiera niezależność osób z ograniczeniami wzrokowymi.

Pytanie 29

Cechami charakterystycznymi struktury organizacyjnej płaskiego przedsiębiorstwa, która umożliwia zbliżenie kierownictwa do pracowników oraz klientów, są

A. szeroka rozpiętość kierowania i mała liczba szczebli zarządzania

B. wąska rozpiętość kierowania i mała liczba szczebli zarządzania

C. szeroka rozpiętość kierowania oraz duża liczba szczebli zarządzania

D. wąska rozpiętość kierowania z dużą liczbą szczebli zarządzania

Prawidłowa odpowiedź to duża rozpiętość kierowania i mała liczba szczebli zarządzania, co jest charakterystyczne dla płaskiej struktury organizacyjnej. W takim modelu zarządzania, kierownictwo ma możliwość bezpośredniego kontaktu z pracownikami, co sprzyja efektywnej komunikacji i szybszemu podejmowaniu decyzji. W porównaniu do struktur hierarchicznych, płaskie organizacje eliminują zbędne szczeble zarządzania, co z kolei redukuje biurokrację. Przykładem zastosowania tej struktury mogą być start-upy technologiczne, gdzie zespół składa się z małej liczby osób, co pozwala na innowacyjność i elastyczność w działaniu. W praktyce, taka struktura sprzyja również aktywnemu zaangażowaniu pracowników, ponieważ mają oni większy wpływ na podejmowane decyzje oraz są bliżej klientów, co pozwala lepiej zrozumieć ich potrzeby. Wspierają to również standardy zarządzania, takie jak Agile, które promują płaskie struktury w celu szybszego reagowania na zmiany rynkowe.

Pytanie 30

Do podstawowych zadań sekretarki należy

A. realizacja kontroli zamówień handlowych

B. konfiguracja oprogramowania biurowego

C. przełączanie rozmów telefonicznych

D. serwisowanie sprzętu biurowego

Łączenie rozmów telefonicznych jest kluczowym obowiązkiem sekretarki, który odgrywa istotną rolę w efektywnym zarządzaniu komunikacją w biurze. Sekretarka często stanowi pierwszy punkt kontaktowy dla klientów i partnerów biznesowych, dlatego umiejętność płynnego łączenia rozmów jest niezbędna. W praktyce polega to na przyjmowaniu połączeń, identyfikowaniu ich celu i odpowiednim kierowaniu do właściwej osoby lub działu. Dobrze zorganizowane łączenie rozmów zapobiega nieporozumieniom oraz zapewnia sprawny przepływ informacji, co jest zgodne z zasadami dobrej praktyki biurowej. Przykładowo, jeśli klient dzwoni z pytaniem o status zamówienia, sekretarka powinna umieć szybko zidentyfikować, czy sprawa dotyczy działu sprzedaży, a następnie przekazać rozmowę do odpowiedniego pracownika. Właściwe łączenie rozmów wpływa również na wizerunek firmy, budując jej profesjonalizm oraz skuteczność w komunikacji.

Pytanie 31

Dyrektor zwraca się do kierownika działu kadr o sporządzenie zestawienia nieobecności pracowników. Kierownik zleca przygotowanie tego raportu specjaliście z działu kadr. Opisana forma komunikacji stanowi przykład przepływu informacji

A. pionowej w górę

B. pionowej w dół

C. poziomej

D. nieformalnej

Odpowiedź 'pionowej w dół' jest poprawna, ponieważ opisuje hierarchiczny przepływ informacji w organizacji. W przedstawionej sytuacji dyrektor, będący na wyższym szczeblu, zleca zadanie kierownikowi działu kadr, który jest jego bezpośrednim podwładnym. Kierownik następnie deleguje to zadanie specjaliście, który jest na jeszcze niższym poziomie hierarchicznym. Taki model komunikacji odzwierciedla zasady efektywnego zarządzania, gdzie informacje i polecenia przekazywane są z góry na dół w strukturze organizacyjnej. Przykładem może być sytuacja w firmie, gdzie menedżerowie opracowują cele strategiczne, a następnie przekazują je swoim zespołom do realizacji. Prawidłowe zarządzanie powiązane z tym przepływem informacji zapewnia efektywność operacyjną i wspiera pracowników w osiąganiu zakładanych wyników. Istotne jest, by wszyscy członkowie zespołu rozumieli swoje rolę w tym procesie, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi.

Pytanie 32

Jak ustawienie krzeseł i stołów na zebraniu jest uzależnione?

A. od liczby uczestników oraz charakteru zebrania

B. od ilości przerw w trakcie zebrania

C. od tematyki zebrania

D. od czasu trwania zebrania

Wybór odpowiedniego ustawienia krzeseł i stołów podczas zebrania jest kluczowy dla zapewnienia efektywnej komunikacji i interakcji w grupie. Zależność ta wynika przede wszystkim z liczby uczestników oraz rodzaju zebrania. W przypadku dużych grup, zaleca się ustawienie w klasie lub w formie stołów pod kątem, co sprzyja lepszemu widzeniu się nawzajem oraz ułatwia dyskusję. Natomiast przy mniejszych spotkaniach, ustawienie okrągłe lub w formie podkowy może być bardziej efektywne, ponieważ sprzyja to swobodnej wymianie myśli. Dobre praktyki w zakresie organizacji spotkań sugerują, że przed każdym zebraniem warto przeanalizować cele spotkania oraz interakcje, które powinny mieć miejsce. Na przykład, na spotkaniu kreatywnym, gdzie wymagana jest burza mózgów, ustawienie krzeseł w okręgu może znacznie zwiększyć zaangażowanie uczestników. Warto także zauważyć, że różne rodzaje zebrań, takie jak szkolenia, prezentacje czy sesje robocze, wymagają odmiennych układów, aby w pełni wykorzystać potencjał grupy i osiągnąć zamierzone cele.

Pytanie 33

Kopertownica to urządzenie biurowe, które służy do

A. otwierania oraz wyciągania dokumentów z kopert

B. naliczania wartości opłaty pocztowej

C. drukowania oraz adresowania kopert

D. składania kartek i pakowania ich do kopert

Kopertownica to zaawansowane urządzenie biurowe, które służy do składania kartek i pakowania ich do kopert. Jest to istotny element w procesie korespondencji masowej, szczególnie w biurach zajmujących się dużą ilością dokumentacji. W praktyce, kopertownice umożliwiają automatyzację procesu, co znacznie zwiększa wydajność pracy. Standardowe modele potrafią składać różne formaty papieru i dostosowywać się do specyfikacji kopert, co eliminuje potrzebę ręcznego składania i pakowania. Zastosowanie kopertownic pozwala także na oszczędność czasu oraz redukcję kosztów pracy, co jest szczególnie ważne w dużych przedsiębiorstwach, gdzie skala operacji wymaga efektywnych metod obiegu dokumentów. Warto również wspomnieć, że nowoczesne kopertownice mogą być zintegrowane z systemami zarządzania dokumentami, co dodatkowo poprawia organizację i kontrolę nad wychodzącą korespondencją. W kontekście dobrych praktyk, operatorzy powinni regularnie serwisować urządzenia, aby zapewnić ich niezawodność i długotrwałe działanie.

Pytanie 34

Jaki dokument jest tworzony w celu udokumentowania przebiegu obowiązkowego zebrania pracowników?

A. Zawiadomienie o zebraniu

B. Pismo przewodnie

C. Protokół zebrania

D. Listę obecności

Protokół zebrania jest kluczowym dokumentem, który formalizuje przebieg i ustalenia podjęte podczas zebrania pracowników. Sporządzenie protokołu jest ważne nie tylko z punktu widzenia organizacji pracy, ale także w kontekście zgodności z przepisami prawa pracy oraz standardami zarządzania. Protokół powinien zawierać datę, miejsce, uczestników oraz porządek obrad, a także szczegółowy opis omawianych tematów i podjętych decyzji. Dobrze sporządzony protokół może stanowić istotny dowód w przypadku sporów lub nieporozumień. W praktyce, protokół z zebrania może być również używany jako materiał do analizy efektywności spotkań oraz jako baza do planowania kolejnych działań. Warto pamiętać, że zgodnie z dobrymi praktykami, protokół powinien być zatwierdzony przez uczestników zebrania i przechowywany w dokumentacji firmy, co umożliwia późniejsze odniesienie się do omawianych kwestii.

Pytanie 35

Krótki dokument handlowy, który informuje o nadaniu i przyjęciu towarów, nosi nazwę

A. awizo

B. faktura

C. zamówienie

D. oferta

Awizo to dokument informacyjny, który odgrywa kluczową rolę w procesie logistycznym i handlowym. Jego głównym celem jest powiadomienie odbiorcy o nadchodzącej wysyłce towarów lub ich odbiorze. Awizo jest wykorzystywane w różnych branżach, w tym w sprzedaży detalicznej i hurtowej, a także w transporcie towarów. Zawiera istotne informacje, takie jak data wysyłki, szczegóły dotyczące towaru oraz miejsce odbioru, co pozwala na właściwe zaplanowanie logistyczne. W praktyce, w momencie przekazywania awizo, odbiorca ma możliwość przygotowania się na przyjęcie towaru, co wpływa na efektywność całego procesu dostawy. Zgodnie z dobrymi praktykami branżowymi, awizo powinno być wysyłane z odpowiednim wyprzedzeniem, aby odbiorca mógł podjąć niezbędne kroki, takie jak zorganizowanie transportu czy sprawdzenie dostępności magazynowej. Warto pamiętać, że awizo w sensie prawnym nie jest dokumentem transportowym jak list przewozowy, ale jego rola informacyjna jest nieoceniona w budowaniu relacji handlowych i sprawnej wymiany towarów.

Pytanie 36

W którym z podanych dokumentów kierownik placówki definiuje wszystkie kwestie dotyczące obiegu pism?

A. W instrukcji kancelaryjnej

B. W instrukcji archiwalnej

C. W regulaminie pracy

D. W jednolitym rzeczowym wykazie akt

Odpowiedzi związane z instrukcją archiwalną i jednolitym rzeczowym wykazem akt są niewłaściwe, ponieważ te dokumenty służą innym celom niż regulacja obiegu pism. Instrukcja archiwalna skupia się głównie na zasadach przechowywania i porządkowania dokumentów po ich zakończeniu w procesie obiegu; definiuje, jakie dokumenty powinny być archiwizowane, przez jak długi czas i w jaki sposób powinny być zabezpieczone. W związku z tym, nie dostarcza ona szczegółowych wytycznych dotyczących obiegu pism w trakcie ich aktywności. Z kolei jednolity rzeczowy wykaz akt to narzędzie, które służy do klasyfikacji i opisania akt w sposób umożliwiający ich identyfikację oraz wyszukiwanie, ale nie reguluje bezpośrednio procesów obiegu dokumentów. Regulamin pracy, z drugiej strony, odnosi się do zasad organizacji pracy w danej jednostce, a nie do specyficznych procedur związanych z obiegiem dokumentów. W praktyce, osoby mylące te dokumenty mogą nie rozumieć, że każdy z nich pełni unikalną rolę w systemie zarządzania dokumentacją i że ignorowanie właściwego podejścia do obiegu pism może prowadzić do chaosu organizacyjnego oraz naruszeń przepisów prawa.

Pytanie 37

Sekcja księgowości posiada dokumenty, które nie zostały przez nią stworzone, ale otrzymane z działu kadr. Jaką kategorię archiwalną powinna otrzymać ta dokumentacja?

A. Bc

B. A

C. B5

D. BE

Wybór innych kategorii archiwalnych dla dokumentacji otrzymanej z działu kadr może prowadzić do nieporozumień związanych z właściwym zarządzaniem dokumentami. Na przykład, kategoria B5, która obejmuje dokumenty poddane obiegu wewnętrznemu, nie ma zastosowania w tym kontekście, ponieważ dokumentacja kadrowa nie jest wytwarzana przez dział księgowości, a jedynie przekazywana. Z kolei kategoria A, która zazwyczaj dotyczy dokumentów o najwyższej wartości archiwalnej, może być mylnie utożsamiana z dokumentami kadrowymi, ale takie podejście jest błędne, ponieważ dokumenty te muszą być klasyfikowane zgodnie z ich źródłem oraz przeznaczeniem. Kategoria BE z kolei dotyczy dokumentów, które podlegają szczególnym regulacjom prawnym lub bezpieczeństwa, co również nie pasuje do dokumentacji kadrowej przekazanej do księgowości. Prawidłowa klasyfikacja jest kluczowa z punktu widzenia ochrony danych osobowych oraz zgodności z przepisami prawa, co podkreśla znaczenie ścisłego przestrzegania procedur archiwizacji. Niezrozumienie tych kategorii oraz ich zastosowania może prowadzić do niewłaściwego zarządzania dokumentacją oraz potencjalnych problemów prawnych.

Pytanie 38

W jakim systemie kancelaryjnym dokonuje się rejestracji spraw w oparciu o rzeczowy wykaz akt?

A. Bezdziennikowym

B. Dziennikowym

C. Dwudziennikowym

D. Jednodziennikowym

Odpowiedź bezdziennikowa jest prawidłowa, ponieważ w tym systemie kancelaryjnym stosuje się rejestrowanie spraw według rzeczowego wykazu akt, co oznacza, że sprawy są klasyfikowane według określonych kategorii tematycznych. W praktyce umożliwia to zorganizowane, systematyczne zarządzanie dokumentacją bez konieczności prowadzenia tradycyjnego dziennika spraw. Taki sposób klasyfikacji spraw jest szczególnie korzystny w instytucjach, które obsługują dużą liczbę akt, ponieważ ułatwia szybkie wyszukiwanie i odnajdywanie informacji. Na przykład, w urzędach administracji publicznej, gdzie obieg dokumentów musi być przejrzysty i zgodny z regulacjami prawnymi, system bezdziennikowy pozwala na efektywne zarządzanie sprawami poprzez przyporządkowanie ich do odpowiednich kategorii, co zwiększa efektywność pracy oraz minimalizuje ryzyko zagubienia dokumentów. To podejście jest zgodne z dobrymi praktykami w zarządzaniu informacją oraz standardami archiwizacji dokumentów, które zalecają utrzymanie porządku i spójności w klasyfikacji akt.

Pytanie 39

Firma planuje wprowadzenie nowego produktu na rynek i chce pozyskać nowych inwestorów w celu zebrania funduszy. Na spotkaniu z potencjalnymi inwestorami powinno się zaprezentować

A. zapytanie o ofertę

B. notatkę służbową

C. biznesplan przedsięwzięcia

D. ofertę sprzedaży

Wybór notatki służbowej jako narzędzia do prezentacji nowego produktu inwestorom jest nieodpowiedni, ponieważ notatka ta ma charakter wewnętrzny i nie jest przeznaczona do formalnej prezentacji przed potencjalnymi udziałowcami. Notatki służbowe są zazwyczaj używane do komunikacji wewnętrznej w zespole, aby przekazać informacje lub ustalenia, co nie wystarcza do przedstawienia kompleksowego i strategicznego planu rozwoju firmy. Z kolei zapytanie o ofertę służy do pozyskiwania informacji od dostawców lub innych firm, a nie do przedstawiania wizji i strategii rozwoju własnego przedsięwzięcia. Jest to dokument, który ma na celu uzyskanie ofert cenowych, co w kontekście pozyskiwania inwestorów nie jest zastosowaniem odpowiednim ani profesjonalnym. Oferta sprzedaży natomiast dotyczy sprzedaży produktów lub usług i nie obejmuje wszystkich istotnych aspektów biznesowych, takich jak analiza rynku, strategia operacyjna czy prognozy finansowe. Tego rodzaju dokumenty są bardziej skoncentrowane na transakcjach handlowych niż na długoterminowym rozwoju firmy i przyciąganiu inwestycji. Dlatego kluczowe jest, aby przedsiębiorstwo przedstawiło inwestorom kompleksowy biznesplan, który nie tylko prezentuje produkt, ale także jego miejsce na rynku oraz strategie, które firma zamierza wdrożyć, aby osiągnąć sukces.

Pytanie 40

Dokumentem, który zawiera dokładne ustalenia dotyczące obszaru działalności jednostki, podziału zadań, kompetencji oraz obowiązków, a także odpowiedzialności osób pełniących funkcje kierownicze i zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy, jest

A. regulamin organizacyjny

B. regulamin rady nadzorczej

C. regulamin pracy

D. regulamin zarządu

Wybór regulaminu zarządu, regulaminu pracy czy regulaminu rady nadzorczej jako odpowiedzi na to pytanie jest błędny. Każdy z tych dokumentów ma inne zadania w organizacji. Regulamin zarządu dotyczy zasad działania organu zarządzającego, określa jego kompetencje i jak podejmowane są decyzje, ale nie zajmuje się działaniem całej jednostki. Regulamin pracy koncentruje się na zasadach zatrudnienia, czasu pracy i obowiązków pracowników. Z kolei regulamin rady nadzorczej odnosi się do zasad funkcjonowania tego organu oraz nadzoru nad działalnością zarządu, ale też nie reguluje działania jednostki. Wybór złego dokumentu może sporo namieszać w kwestii odpowiedzialności. Ważne, żeby znać różnice między tymi regulaminami, bo to może pomóc uniknąć nieporozumień i jakichś nieefektywności w pracy zespołu.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej