Wyniki egzaminu

Nowy egzamin
Informacje o egzaminie:
  • Zawód: Technik archiwista
  • Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
  • Data rozpoczęcia: 22 maja 2025 21:35
  • Data zakończenia: 22 maja 2025 21:47

Egzamin zdany!

Wynik: 30/40 punktów (75,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!
Facebook
X.com
LinkedIn
Szczegółowe wyniki:
Pytanie 1

Jakie jest główne zadanie archiwisty przy organizowaniu dokumentów?

A. Zachowanie ich dostępności i ochrony
B. Przeprowadzanie audytów finansowych
C. Tworzenie nowych dokumentów
D. Prowadzenie szkoleń z obsługi komputera
Kluczowym zadaniem archiwisty jest zapewnienie dostępności i ochrony dokumentów. To rola nie tylko administracyjna, ale także strategiczna. Archiwista musi zadbać o to, by dokumenty były łatwo dostępne dla osób uprawnionych, ale jednocześnie chronione przed nieautoryzowanym dostępem i zniszczeniem. W praktyce oznacza to implementację systemów zarządzania dokumentacją, które umożliwiają szybkie wyszukiwanie dokumentów oraz zabezpieczenie ich w formie cyfrowej i fizycznej. Archiwista powinien znać standardy takie jak ISO 15489 dotyczący zarządzania dokumentacją oraz korzystać z nowoczesnych narzędzi do zarządzania archiwami. Ważne jest również, aby archiwista uwzględniał cykl życia dokumentu, od momentu jego utworzenia, przez użytkowanie, aż po archiwizację i ewentualne zniszczenie. Moim zdaniem, odpowiednie zarządzanie dokumentami jest nie tylko dobrą praktyką, ale też koniecznością w każdej organizacji, która chce działać efektywnie i spełniać wymogi prawne.
Pytanie 2

Jakie dokumenty powinny być zarchiwizowane w pierwszej kolejności?

A. Dokumenty o najniższej wartości archiwalnej.
B. Dokumenty osobiste pracowników.
C. Dokumenty o najwyższej wartości archiwalnej.
D. Dokumenty nieaktualne.
Dokumenty o najwyższej wartości archiwalnej są kluczowe do zarchiwizowania w pierwszej kolejności, ponieważ często zawierają informacje o istotnej wartości historycznej, prawnej czy administracyjnej dla organizacji. Przechowywanie takich dokumentów zgodnie z najlepszymi praktykami archiwizacji zapewnia, że w razie potrzeby można je łatwo odnaleźć i że będą one dostępne dla przyszłych pokoleń. Przykłady takich dokumentów to umowy długoterminowe, dokumenty założycielskie firmy, czy też ważne korporacyjne decyzje. Wartość archiwalna dokumentu zależy od jego zawartości i kontekstu, w jakim powstał, co sprawia, że identyfikacja takich dokumentów wymaga zrozumienia ich znaczenia dla organizacji. Działania te są zgodne z zasadami zarządzania danymi i dokumentacją, które promują efektywne i zgodne z prawem zarządzanie zasobami informacyjnymi.
Pytanie 3

Ile zestawień powinna przygotować jednostka organizacyjna zajmująca się spisami dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu o symbolach B, BE i Bc?

A. Jeden
B. Trzy
C. Cztery
D. Dwa
Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za spisy dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu, powinna sporządzić trzy spisy: jeden dla dokumentów oznaczonych symbolem B, drugi dla dokumentów oznaczonych symbolem BE, a trzeci dla dokumentów oznaczonych symbolem Bc. Każdy z tych symboli oznacza inny poziom ważności i procedury związane z brakowaniem dokumentów, co jest zgodne z regulacjami prawnymi oraz standardami archiwizacji. Dokumenty oznaczone symbolem B to dokumenty, które należy przechowywać przez określony czas, a następnie je zniszczyć. Dokumenty z symbolem BE mogą być przechowywane, ale także mogą być poddane natychmiastowemu brakowaniu w przypadku, gdy nie są już potrzebne. Z kolei dokumenty oznaczone symbolem Bc to dokumenty, które charakteryzują się szczególnym traktowaniem w kontekście brakowania, co oznacza, że wymagają dodatkowej analizy przed ich zniszczeniem. Sporządzanie oddzielnych spisów dla tych kategorii dokumentacji jest kluczowe dla zachowania porządku i zgodności z przepisami dotyczącymi zarządzania dokumentacją.
Pytanie 4

Który symbol klasyfikacyjny należy wpisać w miejscu oznaczonym znakiem zapytania?

Jednolity rzeczowy wykaz akt – fragment
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczenie kategorii archiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego
123456
(…)
14Szkolenie i doskonalenie zawodowe
140Zasady i programy szkolenia i doskonaleniaA
141Szkolenia organizowane we własnym zakresieB10
15Dyscyplina pracy
150Czas pracy
1500Dowody obecności w pracyB3
1501Absencje w pracyB3
1502Zestawienia zwolnień lekarskichB5
?Ewidencja czasu pracyB3
16Sprawy socjalno-bytowe pracownikówB5
17Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna
170Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze
1700Umowy ubezpieczenioweB10
1701Deklaracje pracowników o przystąpieniu do ubezpieczeniaB10
(…)

A. 1702
B. 1603
C. 1503
D. 1410
Odpowiedź 1503 jest na pewno trafna, bo pasuje do hasła 'Ewidencja czasu pracy' w Jednolitym rzeczowym wykazie akt. To jest część grupy 150, która dotyczy czasu pracy, więc to logiczne, że po 1500, 1501 i 1502 następny powinien być 1503. Tego typu klasyfikacja to naprawdę ważna rzecz w organizacji dokumentów, zarówno w instytucjach publicznych, jak i prywatnych, bo dzięki temu wszystko jest jasne i poukładane. Z mojego doświadczenia wiem, że warto regularnie przeglądać i aktualizować klasyfikacje, żeby były zgodne z aktualnymi przepisami. Użycie symbolu takiego jak 1503 zdecydowanie ułatwia wszelkie poszukiwania dokumentów i zarządzanie czasem pracy w organizacji.
Pytanie 5

Jednolity wykaz akt rzeczowy nie zawiera

A. oznaczenia kategorii archiwalnej
B. hasła klasyfikacyjnego
C. wytycznych w sprawie profilaktyki i konserwacji akt
D. symboli klasyfikacyjnych
Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) jest kluczowym dokumentem w zarządzaniu dokumentacją w jednostkach organizacyjnych. Jego celem jest klasyfikacja i systematyzacja akt, co ułatwia późniejsze zarządzanie nimi, archiwizację oraz dostępność. Wytyczne w sprawie profilaktyki i konserwacji akt nie są częścią JRWA, gdyż dokument ten koncentruje się na aspektach klasyfikacyjnych. Na przykład, w JRWA znajdują się hasła klasyfikacyjne oraz symbole klasyfikacyjne, które odnoszą się do konkretnej grupy dokumentów, a także oznaczenia kategorii archiwalnej, co wskazuje na stopień ważności oraz sposób przechowywania akt. W praktyce, jednostki organizacyjne wykorzystują JRWA do planowania i przeprowadzania systematycznych przeglądów akt, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania informacją i archiwizacji. Wiedza o tym, jakie informacje znajdują się w JRWA, jest niezbędna dla pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją, aby mogli efektywnie wypełniać swoje obowiązki oraz przestrzegać przepisów prawa dotyczących ochrony danych.
Pytanie 6

W obrębie teczki aktowej dokumenty należy uporządkować

A. alfabetycznie według spraw, a w ramach spraw chronologicznie
B. w następstwie spisu spraw zaczynając od numeru 1 na szczycie teczki, a wewnątrz spraw chronologicznie
C. zgodnie z numerami w rejestrze korespondencji
D. na podstawie dat wpływu, począwszy od najstarszej do najnowszej daty
Niepoprawne odpowiedzi przedstawiają różne podejścia, które odbiegają od najlepszych praktyk w zakresie archiwizacji dokumentów. Ułożenie akt alfabetycznie, jak sugeruje jedna z odpowiedzi, może być użyteczne w kontekście katalogowania dokumentów, lecz nie sprawdzi się w przypadku, gdy dostęp do akt musi opierać się na chronologii spraw. W wielu sytuacjach kluczowe jest odnalezienie dokumentu według numeru sprawy, co znacznie przyspiesza proces wyszukiwania, dlatego porządek alfabetyczny nie jest zalecany. Podobnie, układanie akt według dat wpływu, zaczynając od najstarszych, może prowadzić do zamieszania, szczególnie gdy sprawy są złożone i wymagają analizy w kontekście ich numeracji. Warto także zauważyć, że układanie dokumentów zgodnie z numerami z rejestru korespondencji skupia się na innym aspekcie, który nie uwzględnia struktury poszczególnych spraw. Tego typu podejścia mogą wprowadzać chaos informacyjny i opóźnienia w dostępie do istotnych danych. To dlatego kluczowe jest przestrzeganie standardów archiwizacji, które promują uporządkowane i logiczne podejście do zarządzania dokumentacją, co ma kluczowe znaczenie dla efektywności organizacyjnej.
Pytanie 7

Który z zapisów powinno się umieścić w kolumnie nr 1 (Nr spisu) zamieszczonego wykazu spisów zdawczo- odbiorczych?

Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Nr spisuData przyjęcia aktNazwa komórki przekazującej aktaLiczbaUwagi
poz. spisuteczek
123456
(…)

A. 435
B. 435/1
C. DC.435.1.2022
D. DC.435
Odpowiedź "435" jest poprawna, ponieważ zgodnie z zasadami sporządzania wykazów spisów zdawczo-odbiorczych, kolumna nr 1 powinna zawierać numer porządkowy spisu. Numer ten powinien być jednoznaczny i prosty, co w pełni odzwierciedla odpowiedź "435". W praktyce, stosowanie numerów porządkowych bez dodatkowych oznaczeń ułatwia ich identyfikację i redukuje ryzyko błędów przy odnajdywaniu dokumentacji w przyszłości. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji spisów zdawczo-odbiorczych jest istotne z punktu widzenia zgodności z przepisami prawnymi oraz standardami zarządzania dokumentacją, takimi jak ISO 9001. Utrzymanie jasnego i zrozumiałego systemu numeracji wpływa także na efektywność pracy w organizacjach, szczególnie w kontekście archiwizacji i ewentualnych audytów. Dlatego, aby zapewnić wysoką jakość i wiarygodność dokumentów, warto przestrzegać zasad dotyczących prostoty i jednoznaczności numeracji.
Pytanie 8

W tradycyjnym systemie spis spraw w części dotyczącej całości spisu nie zawiera

A. symbolu klasyfikacyjnego z zestawienia akt
B. informacji o referencie prowadzącym sprawę
C. hasła klasyfikacyjnego umieszczonego w wykazie akt
D. oznaczenia jednostki organizacyjnej
Odpowiedź wskazująca, że spis spraw prowadzony w systemie tradycyjnym nie zawiera danych referenta prowadzącego sprawę, jest poprawna. W tradycyjnych spisach spraw, szczególnie w kontekście archiwizacji i dokumentacji, istotne jest, aby skupić się na aspektach klasyfikacji i organizacji dokumentów. Zgodnie z dobrą praktyką, spis powinien zawierać hasła klasyfikacyjne oraz symbole klasyfikacyjne, które są niezbędne do prawidłowego katalogowania i odnajdywania dokumentów w archiwum. Przykładowo, hasło klasyfikacyjne pozwala na przyporządkowanie sprawy do określonej kategorii tematycznej, a symbol klasyfikacyjny umożliwia szybsze wyszukiwanie. Natomiast dane referenta prowadzącego sprawę, chociaż mogą być istotne w kontekście zarządzania sprawami, nie są zazwyczaj ujawniane w spisie spraw, aby zminimalizować ryzyko naruszenia prywatności oraz w celu zapewnienia większej przejrzystości w obiegu dokumentów. W związku z tym, spis spraw nie zawiera tych danych jako elementu standardowej praktyki archiwizacyjnej.
Pytanie 9

Który z poniższych dokumentów określa zasady przekazywania dokumentacji z jednostek organizacyjnych instytucji?

A. Instrukcja archiwalna
B. Regulamin organizacyjny
C. Instrukcja kancelaryjna
D. Regulamin pracy
Wybór odpowiedzi innych niż instrukcja archiwalna często prowadzi do nieporozumień związanych z regulacjami dotyczącymi dokumentacji. Regulamin pracy zajmuje się przede wszystkim zasadami zatrudnienia, warunkami pracy oraz obowiązkami pracowników. Nie odnosi się bezpośrednio do kwestii przechowywania dokumentacji, a tym samym nie może być stosowany jako źródło wytycznych w kontekście archiwizacji. Z kolei instrukcja kancelaryjna, chociaż ma duże znaczenie w kontekście obiegu dokumentów, skupia się głównie na procedurach związanych z rejestracją, obiegiem i archiwizowaniem dokumentów w trakcie ich funkcjonowania w organizacji. Nie dostarcza jednak szczegółowych wytycznych dotyczących samego przekazywania dokumentacji do archiwum. Regulamin organizacyjny definiuje strukturę i organizację jednostki, w tym podział obowiązków, ale nie reguluje procedur archiwizacyjnych. W praktyce, wybór niewłaściwego dokumentu jako źródła regulacji dotyczącej archiwizacji może prowadzić do chaosu w zarządzaniu dokumentacją, co z kolei może skutkować nieprzestrzeganiem przepisów prawa dotyczących ochrony danych oraz potencjalnymi konsekwencjami prawnymi. Warto zauważyć, że właściwe zrozumienie roli i funkcji poszczególnych dokumentów regulacyjnych jest kluczowe dla skutecznego zarządzania zasobami informacyjnymi w każdej organizacji.
Pytanie 10

Materiały archiwalne należy umieszczać w teczkach zgodnie

A. z oznaczeniami klasyfikacyjnymi z wykazu akt
B. z kolejnością spraw ujętych w spisie spraw
C. z numerami z ewidencji korespondencji
D. z grupami rzeczowymi stworzonych akt
Odpowiedzi, które sugerują układanie materiałów według grup rzeczowych wytworzonych akt, numerów z rejestru korespondencji czy symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt, mogą wydawać się atrakcyjne, ale w rzeczywistości są nieprawidłowe w kontekście standardów archiwizacji. Grupy rzeczowe mogą być pomocne w pewnych kontekstach, ale nie powinny stanowić podstawowego kryterium organizacji akt. Przykładowo, dokumenty mogą należeć do różnych grup rzeczowych, ale ich usystematyzowanie powinno zawsze opierać się na spisie spraw, aby uniknąć chaosu informacyjnego. Używanie numerów z rejestru korespondencji jako podstawy do układania akt również prowadzi do zamieszania, ponieważ rejestr ten ma na celu śledzenie przepływu dokumentów, a nie ich klasyfikację czy archiwizację. W związku z tym, opieranie się jedynie na numeracji z rejestru może skutkować trudnościami w odnalezieniu potrzebnych informacji. Symbole klasyfikacyjne mogą mieć swoje zastosowanie w określonych sytuacjach, lecz nie powinny być stosowane jako jedyny sposób organizacji materiałów archiwalnych. Niezrozumienie tego aspektu może prowadzić do poważnych błędów w zarządzaniu dokumentacją. Właściwe układanie akt zgodnie z kolejnością spraw zarejestrowanych w spisie spraw to kluczowa zasada, która zapewnia porządek i bezpieczeństwo informacji, co jest niezbędne w każdym systemie archiwalnym.
Pytanie 11

Ile egzemplarzy powinno się przygotować dla spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum zakładowego?

A. W trzech egzemplarzach
B. W dwóch egzemplarzach
C. W pięciu egzemplarzach
D. W czterech egzemplarzach
Odpowiedzi wskazujące na liczbę egzemplarzy inną niż cztery często wynikają z niepełnego zrozumienia roli spisu zdawczo-odbiorczego w procesie archiwizacji. Sporządzanie takiego spisu w dwóch czy trzech egzemplarzach może wydawać się wystarczające, jednak nie uwzględnia pełnej funkcjonalności, jaką ma cztery egzemplarze. Dwa egzemplarze mogłyby prowadzić do problemów z identyfikacją odpowiedzialności za materiały, co może skutkować ich zgubieniem lub nieprawidłowym zarządzaniem. Podobnie, trzy egzemplarze zmniejszają przejrzystość procesu, co jest kluczowe w kontekście audytów i ewentualnych weryfikacji przez instytucje nadzorujące. W przypadku pięciu egzemplarzy, mogą pojawić się niejasności co do tego, który z nich jest właściwym dokumentem, co wprowadza dodatkowe zamieszanie. Takie podejście nie tylko zwiększa ryzyko pomyłek, ale także obniża efektywność zarządzania dokumentacją. W kontekście archiwizacji, każda jednostka musi mieć jasno określone zasady dotyczące sporządzania spisów, a cztery egzemplarze to standard uznawany w praktykach archiwalnych, który zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa i rzetelności w obiegu dokumentów. Nieprzestrzeganie tych standardów może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno w kontekście prawnym, jak i organizacyjnym.
Pytanie 12

Jakie z poniższych zadań nie należy do zbioru archiwalnego?

A. Tworzenie spisów zdawczo – odbiorczych dla akt przekazywanych z działów
B. Zgromadzenie i zabezpieczenie przechowywanej dokumentacji oraz jej ewidencjonowanie
C. Organizacja dokumentów przechowywanych z wcześniejszych lat w odpowiednim stanie
D. Usuwanie dokumentacji z archiwum zakładowego w sytuacji wznowienia sprawy w danym dziale
Dobra robota z wyborem odpowiedzi o wypełnianiu spisów zdawczo-odbiorczych! To naprawdę ważny proces w archiwizacji, bo bez tego trudno byłoby śledzić dokumenty. Spisy zdawczo-odbiorcze to takie potwierdzenie, że coś zostało przekazane, a to przydaje się, gdy potrzebujesz znaleźć jakieś akta. Na przykład, gdy dział HR wysyła dokumenty do archiwum, taki spis to prawdziwe zabezpieczenie, że wszystko poszło jak należy. Fajnie jest też trzymać kopie tych spisów, żeby mieć je pod ręką na przyszłość. Zarządzanie dokumentami w archiwum ma znaczenie nie tylko na teraz, ale także przy przyszłych audytach, więc warto o tym pamiętać. I trzeba pilnować, żeby te procesy były aktualne, bo przepisy się zmieniają, a my musimy za tym nadążyć.
Pytanie 13

Który dokument określa zasady obiegu dokumentów w jednostce organizacyjnej?

A. Polityka bezpieczeństwa
B. Kodeks etyczny
C. Instrukcja kancelaryjna
D. Regulamin pracy
Instrukcja kancelaryjna to kluczowy dokument w każdej jednostce organizacyjnej, który precyzyjnie opisuje zasady postępowania z dokumentacją. To coś jak przewodnik po tym, jak powinny być obsługiwane wszystkie dokumenty - od momentu ich stworzenia, przez różne etapy obiegu, aż po archiwizację lub zniszczenie. Dzięki instrukcji kancelaryjnej pracownicy dokładnie wiedzą, jak postępować z dokumentami, co minimalizuje ryzyko popełniania błędów oraz zwiększa efektywność pracy biurowej. Ważne jest, aby instrukcja była regularnie aktualizowana, aby odpowiadała aktualnym potrzebom jednostki oraz zmieniającym się przepisom prawa. Moim zdaniem, posiadanie dobrze opracowanej instrukcji kancelaryjnej jest fundamentem skutecznego zarządzania dokumentacją, co w dłuższej perspektywie przekłada się na lepszą organizację pracy całej jednostki. W praktyce, dobrze zorganizowany obieg dokumentów ułatwia odnajdywanie potrzebnych informacji, co może być kluczowe w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji.
Pytanie 14

Dokumenty, które są poddawane archiwalnej ekspertyzie w celu określenia ich wartości oraz kwalifikacji, oznacza się

A. symbolem DE
B. symbolem AE
C. symbolem BE
D. symbolem CE
Odpowiedź oznaczona symbolem BE jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z polskimi standardami archiwalnymi, dokumenty, które mają być poddane ekspertyzie archiwalnej w celu oceny ich wartości i ustalenia kwalifikacji, muszą być klasyfikowane jako materiały wymagające szczegółowej analizy. W praktyce oznacza to, że archiwa publiczne i instytucje zarządzające dokumentami używają symbolu BE, aby jednoznacznie wskazać, że dany dokument wymaga wnikliwej oceny oraz może być przedmiotem dalszych działań archiwalnych. Przykładem mogą być dokumenty instytucji publicznych, które są składane do archiwum po zakończeniu ich okresu przydatności, jednak z powodu ich znaczenia dla przyszłych badań, należy przeprowadzić ich ocenę. Taka klasyfikacja jest kluczowa zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym oraz o archiwach, która definiuje zasady obiegu dokumentów oraz ich ochrony.
Pytanie 15

Generalną zgodę dla jednostki organizacyjnej na zniszczenie całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej fragmentu wydaje

A. Dyrektor Archiwum Państwowego w Warszawie
B. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
C. Dyrektor Archiwum Akt Nowych
D. Dyrektor Narodowego Archiwum Cyfrowego
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych jest organem odpowiedzialnym za nadzór nad systemem archiwalnym w Polsce, co obejmuje również wydawanie zgód na brakowanie dokumentów. Zgoda generalna na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej lub jej części jest istotnym procesem, który zapewnia, że dokumenty, które nie mają wartości archiwalnej, mogą być usunięte zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i regulacjami. Przykładem zastosowania tej zgody jest sytuacja, w której jednostka organizacyjna, po przeprowadzeniu analizy zgodności dokumentacji z kryteriami archiwizacji, stwierdza, że pewne dokumenty mogą być zniszczone. W takim przypadku, uzyskanie zgody Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jest kluczowe, aby uniknąć nieprawidłowości i zapewnić prawidłowe zarządzanie dokumentami. W praktyce, organizacje powinny regularnie przeglądać swoje zbiory dokumentów oraz stosować się do wytycznych archiwalnych, co jest zgodne z dobrą praktyką zarządzania informacją i archiwizacją w instytucjach publicznych.
Pytanie 16

W jaki sposób należy oznaczać teczki aktowe w archiwum?

A. Według koloru okładki
B. Zgodnie z datą wpływu dokumentu
C. Za pomocą symboli klasyfikacyjnych zgodnych z przyjętym systemem klasyfikacji
D. Według alfabetycznej kolejności nazwisk
Oznaczanie teczek aktowych za pomocą symboli klasyfikacyjnych jest fundamentalnym elementem organizacji archiwum. Systemy klasyfikacyjne, takie jak np. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA), są stosowane w celu ujednolicenia i ułatwienia zarządzania dokumentacją. Dzięki takim symbolom można szybko zidentyfikować dokumenty według ich kategorii, tematyki czy źródła, co znacznie usprawnia proces wyszukiwania oraz archiwizacji. Standardy te są istotne nie tylko w kontekście efektywnego zarządzania zasobami, ale także ze względu na wymagania prawne dotyczące przechowywania dokumentacji. Moim zdaniem, korzystanie z takiego systemu jest nieodzowne w profesjonalnym prowadzeniu archiwum i pozwala na uniknięcie chaosu w dokumentacji. Ponadto, dobrze zorganizowane archiwum wspiera również proces audytów wewnętrznych i zewnętrznych, co z kolei przyczynia się do lepszego funkcjonowania całej organizacji.
Pytanie 17

Podanie o zgodę na brakowanie musi zawierać

A. deklarację o zakończeniu okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej i o utracie jej wartości, w tym dowodowej, dla organu lub jednostki, które ją wytworzyły lub zgromadziły
B. wykaz dokumentacji niearchiwalnej planowanej do zniszczenia oraz informację o wprowadzonych zmianach organizacyjnych w danej jednostce
C. lista spisów przewidzianych do zniszczenia i extract ze statutu i regulaminu organizacyjnego
D. protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz dokument z ostatniej kontroli przeprowadzonej przez odpowiednie archiwum państwowe
Wnioski o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej muszą być precyzyjne i zawierać istotne informacje, które potwierdzają zasadność ich niszczenia. Propozycje takie jak spis dokumentacji czy wykazy spisów do zniszczenia, choć mogą wydawać się odpowiednie, nie dostarczają pełnego kontekstu dotyczącego upływu okresu przechowywania i wartości dokumentów. Spis dokumentacji niearchiwalnej, po pierwsze, nie odnosi się bezpośrednio do kwestii obowiązujących norm czasowych, co jest kluczowe w procesie brakowania. Warto zauważyć, że każda jednostka organizacyjna ma obowiązek przestrzegania terminów przechowywania, które są ściśle regulowane. Z kolei wyciąg ze statutu czy regulaminu organizacyjnego nie dostarcza konkretnej informacji dotyczącej wartości dokumentacji i nie jest wystarczający, aby uzasadnić jej brakowanie. Protokół oceny dokumentacji również nie jest wystarczającym dowodem na to, że materiały utraciły swoją wartość dowodową; ostateczna decyzja o ich brakowaniu powinna opierać się na kompleksowej analizie, w tym również na oświadczeniach o upływie okresu przechowywania. Typowym błędem myślowym jest założenie, że zbiór dokumentów, który nie jest już używany, można po prostu zniszczyć bez uprzedniej analizy jego historii i wartości. Takie podejście może narazić jednostkę na utratę istotnych informacji i konsekwencje prawne związane z niewłaściwym zarządzaniem dokumentacją.
Pytanie 18

Podstawowym narzędziem ewidencyjno-informacyjnym w archiwum zakładowym są

A. spisy akt usuniętych.
B. spisy zdawczo-odbiorcze dokumentów przekazywanych z jednostek organizacyjnych.
C. karty udostępniania materiałów w archiwum.
D. spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego.
Spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych z komórek organizacyjnych stanowią kluczowy element ewidencji i zarządzania dokumentacją w archiwum zakładowym. Te spisy pomagają w monitorowaniu i dokumentowaniu procesu przekazywania akt, co jest zgodne z zasadami dobrej praktyki archiwalnej. Dzięki nim archiwiści mają jasny przegląd zasobów, które zostały już przekazane, a także mogą łatwo zidentyfikować, jakie dokumenty są w danej chwili w archiwum. Przykładowo, gdy jednostka organizacyjna przekazuje akta do archiwum, powinna sporządzić spis zdawczo-odbiorczy, który zawiera szczegółowe informacje o przekazanych dokumentach, takie jak numery akt, daty, czy opis zawartości. W ten sposób archiwum może skutecznie zarządzać swoimi zbiorami, a także zapewnić dostępność dokumentów dla przyszłych użytkowników. Ponadto, spisy te stanowią ważny element audytu, pozwalając na weryfikację zgodności przekazania dokumentów z polityką zarządzania dokumentacją w instytucji.
Pytanie 19

Ile egzemplarzy powinno być przygotowanych dla spisu zdawczo-odbiorczego dokumentów niearchiwalnych przekazywanych do archiwum zakładowego?

A. W dwóch egzemplarzach
B. W czterech egzemplarzach
C. W trzech egzemplarzach
D. W jednym egzemplarzu
Odpowiedź, że spis zdawczo-odbiorczy dla dokumentacji niearchiwalnej przekazywanej do archiwum zakładowego powinien być sporządzony w trzech egzemplarzach, jest poprawna zgodnie z obowiązującymi przepisami i praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją. Trzy egzemplarze pozwalają na zachowanie odpowiedniej ilości kopii dla wszystkich stron zaangażowanych w proces przekazywania dokumentów. Zazwyczaj jeden egzemplarz pozostaje u osoby przekazującej, drugi w archiwum zakładowym, a trzeci dla odbiorcy, co pozwala na skuteczne monitorowanie i kontrolowanie archiwizacji. Taki układ zapewnia również możliwość weryfikacji i odtworzenia dokumentacji w przypadku jakichkolwiek kontrowersji dotyczących procesu przekazywania. Praktyki te są zgodne z wytycznymi wielu instytucji zajmujących się archiwizacją oraz normami ISO, które podkreślają znaczenie rzetelności oraz dostępności dokumentacji. W praktyce, stosowanie trzech egzemplarzy nie tylko wspiera transparentność operacyjną, ale również minimalizuje ryzyko utraty ważnych informacji.
Pytanie 20

Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. akta spraw, które zostały zakończone, mogą być przechowywane w jednostce organizacyjnej przez maksymalnie

A. 2 lata
B. 3 lata
C. 4 lata
D. 5 lat
Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r., teczki akt spraw zakończonych powinny być przechowywane w komórkach organizacyjnych przez okres 2 lat. To podejście ma na celu zapewnienie efektywności zarządzania dokumentacją oraz spełnienie wymogów ustawowych. W praktyce oznacza to, że po zakończeniu sprawy, wszystkie dokumenty związane z danym przypadkiem powinny być gromadzone i przechowywane przez ten określony czas, aby w razie potrzeby można było do nich sięgnąć, na przykład w przypadku odwołań lub kontroli. Dobrą praktyką jest systematyczne przeglądanie tych dokumentów, aby upewnić się, że są kompletne i właściwie zorganizowane, co ułatwia późniejsze ich wykorzystanie lub archiwizację. Takie działania są zgodne z ogólnymi standardami zarządzania dokumentacją oraz z zasadami dobrej praktyki w obszarze administracji publicznej, która dąży do efektywności oraz przejrzystości w działaniach.
Pytanie 21

Jakiego obszaru nie reguluje instrukcja kancelaryjna?

A. Przyjmowania, otwierania oraz kontrolowania przesyłek
B. Zarządzania dokumentacją oraz jej ewidencjonowaniem
C. Rejestrowania spraw oraz sposobu ich dokumentacji
D. Zatwierdzania, podpisywania i wysyłania pism
W kontekście instrukcji kancelaryjnej pojawiają się różnorodne aspekty związane z obiegiem dokumentów, które mogą prowadzić do nieścisłości w interpretacji jej zapisów. Wymienione odpowiedzi, takie jak rejestracja spraw, akceptacja pism oraz przyjmowanie przesyłek, są integralnymi elementami procesu kancelaryjnego. Rejestracja spraw dotyczy dokumentowania działań oraz stanu spraw w obiegu, co jest kluczowe dla transparentności i audytowalności procesów. Akceptacja i podpisywanie pism są z kolei istotnymi krokami w legalizowaniu dokumentów, zapewniając ich ważność i skuteczność prawną. Przyjmowanie przesyłek wiąże się natomiast z odpowiedzialnością za obieg informacji, co ma kluczowe znaczenie dla sprawnego działania instytucji. Błąd w interpretacji zakresu tematycznego instrukcji kancelaryjnej może prowadzić do zaniedbań w obiegu dokumentów, co w konsekwencji wpływa na efektywność organizacyjną. Warto zatem zrozumieć, że wszystkie te elementy są ze sobą powiązane i pełnią istotne funkcje w kontekście zarządzania dokumentacją, a nieprawidłowe ich zrozumienie może prowadzić do istotnych nieprawidłowości w pracy kancelarii.
Pytanie 22

Jaką kategorię nadaje się dokumentacji niearchiwalnej, która musi przejść ekspertyzę archiwalną?

A. BD
B. BE
C. BC
D. BA
Odpowiedź 'BE' jest poprawna, ponieważ zgodnie z obowiązującymi regulacjami archiwalnymi, dokumentacja niearchiwalna podlegająca ekspertyzie archiwalnej jest klasyfikowana w tej kategorii. Kategoria ta odnosi się do materiałów, które nie są archiwalne, ale z uwagi na ich znaczenie i wartość informacyjną wymagają szczegółowej analizy i oceny. Ekspertyza archiwalna jest kluczowym procesem w zarządzaniu dokumentacją, ponieważ pozwala na zdefiniowanie, które z dokumentów zasługują na dłuższe przechowywanie, a które mogą zostać zniszczone. Przykładem mogą być dokumenty związane z decyzjami administracyjnymi, które, choć niearchiwalne, mogą mieć wpływ na przyszłe działania instytucji. Warto zaznaczyć, że klasyfikacja BE jest zgodna z normami opisanymi w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach, co podkreśla jej znaczenie w praktyce archiwalnej.
Pytanie 23

Jaką klasę, według wykazu rzeczowego dokumentów, mają akta kadrowe?

A. B50
B. BE50
C. B25
D. BE25
Błędne odpowiedzi mogą wynikać z nieporozumień dotyczących klasyfikacji akt osobowych. Odpowiedzi takie jak B25, BE25 oraz B50 nie są zgodne z obowiązującymi standardami w zakresie zarządzania dokumentacją pracowniczą. Kategoria B25, na przykład, jest często stosowana do dokumentów mniej istotnych z perspektywy prawa pracy, takich jak dokumentacja pomocnicza. W przeciwnym razie BE25 odnosi się do innej klasyfikacji, która nie obejmuje akt osobowych, co może prowadzić do ich niewłaściwego przechowywania oraz utraty ważnych informacji. Z kolei kategoria B50, mimo że może wydawać się bliska, nie odnosi się bezpośrednio do akt osobowych, co może skutkować nieprzestrzeganiem przepisów regulujących przechowywanie danych osobowych. Wszelkie błędne klasyfikacje mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, a także kłopotów w trakcie audytów. Właściwe rozumienie i stosowanie klasyfikacji akt osobowych jest niezbędne, aby uniknąć problemów z niezgodnością oraz zminimalizować ryzyko związane z ochroną danych osobowych. Użytkownicy powinni być świadomi, że każdy element dokumentacji musi być odpowiednio zaklasyfikowany zgodnie z jego przeznaczeniem i znaczeniem, aby zapewnić sprawne zarządzanie dokumentami w organizacji.
Pytanie 24

Rozmieszczenie akt na półkach w magazynie archiwum zakładowego odpowiada kolejności pozycji

A. w spisie spraw
B. w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych
C. w spisie zdawczo-odbiorczym
D. w spisie teczek akt
Odpowiedź 'w spisie zdawczo-odbiorczym' jest prawidłowa, ponieważ ten dokument stanowi kluczowy element w procesie zarządzania archiwum zakładowym. Spis zdawczo-odbiorczy to zestawienie, które szczegółowo dokumentuje przekazanie akt z jednej jednostki do drugiej, co jest niezbędne dla zapewnienia integralności i przejrzystości w obiegu dokumentów. W praktyce, spis ten zawiera informacje o poszczególnych teczkach, ich numerach, daty przekazania oraz osoby odpowiedzialne za ich odbiór. Właściwe zorganizowanie akt na regale w magazynie archiwum zgodnie z tym spisem umożliwia łatwe odnalezienie potrzebnych dokumentów oraz skuteczną kontrolę nad ich stanem. Dobre praktyki w zakresie archiwizacji podkreślają znaczenie prawidłowego prowadzenia spisów zdawczo-odbiorczych, co przyczynia się do efektywności pracy archiwistów oraz zachowania porządku w przechowywaniu informacji.
Pytanie 25

Ile spisów dokumentacji powinna przekazać jednostka organizacyjna występująca do archiwum państwowego z prośbą o wyrażenie zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami B, BE i BC?

A. Cztery spisy
B. Dwa spisy
C. Jeden spis
D. Trzy spisy
Odpowiedź, że jednostka organizacyjna powinna dołączyć 3 spisy dokumentacji, jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami archiwizacji. W przypadku wniosku o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, jednostka musi przedstawić spisy dotyczące każdej kategorii dokumentów: spis podstawowy, spis pomocniczy oraz spis dotyczący szczególnych warunków brakowania. Przykładowo, spis podstawowy zawiera informacje o rodzajach dokumentów, ich ilości oraz okresie przechowywania, co umożliwia archiwum dokonanie oceny zasadności brakowania. Dobre praktyki w zakresie archiwizacji podkreślają, że każdy spis powinien być starannie opracowany, aby uniknąć błędów w procesie brakowania, które mogą prowadzić do naruszenia przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji. Poznanie tych wymogów jest kluczowe dla skutecznego zarządzania dokumentacją w każdej jednostce organizacyjnej.
Pytanie 26

Którą sygnaturę otrzyma teczka aktowa Działu Kadr, znajdująca się w przekazanym przez Dział Kadr spisie zdawczo-odbiorczym pod poz. 4?

Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Nr spisuData przyjęcia aktNazwa komórki przekazującej aktaLiczbaUwagi
poz. spisuteczek
123456
1.12.11.2012Dział Księgowości1020
2.12.11.2012Dział Kadr1232
3.12.11.2012Dział Prawny3232

A. Sygn. 4/2.
B. Sygn. 3/4.
C. Sygn. 4/1.
D. Sygn. 2/4.
Twoja odpowiedź jest poprawna. Sygnatura teczki aktowej Działu Kadr wynika bezpośrednio ze spisu zdawczo-odbiorczego, w którym Dział Kadr zajmuje drugą pozycję. W kontekście archiwizacji dokumentów, kluczowe jest poprawne przypisanie sygnatur, aby zapewnić łatwość w identyfikacji i dostępie do akt. W tym wypadku, na podstawie pozycji 4, która odpowiada wartości '12', sygnatura przyjmuje formę '2/4', gdzie '2' oznacza Dział Kadr, a '4' odnosi się do czwartej pozycji w danym dziale. Takie systematyczne podejście do klasyfikacji dokumentów umożliwia efektywniejsze zarządzanie archiwum oraz zgodność z obowiązującymi standardami w zakresie przechowywania i obiegu dokumentów. W praktyce, dobrze zorganizowany system sygnatur pozwala na minimalizację błędów w obiegu dokumentów i przyspiesza procesy związane z ich odnajdywaniem, co jest nieocenione w kontekście pracy w działach administracyjnych.
Pytanie 27

Ile egzemplarzy powinno się sporządzić w przypadku protokołu potwierdzenia uszkodzenia lub zaginięcia wypożyczonych dokumentów?

A. Cztery
B. Jeden
C. Dwa
D. Trzy
Wybór mniejszej liczby egzemplarzy protokołu stwierdzenia uszkodzenia lub zaginięcia akt wypożyczonych może prowadzić do poważnych problemów w dokumentacji i zarządzaniu informacjami. W przypadku przygotowania protokołu w dwóch egzemplarzach, nie ma wystarczającej redundancji, aby zapewnić kompletność informacji w przypadku, gdy jeden z egzemplarzy zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Również, jeśli sporządzony zostanie tylko jeden egzemplarz, nie będzie możliwości przekazania kopii osobie zgłaszającej problem oraz przechowywania jednej kopii w archiwum, co jest kluczowe dla późniejszej weryfikacji i odpowiedzialności. Taka praktyka może również budzić wątpliwości w kontekście przejrzystości działania instytucji i jej zdolności do zarządzania dokumentacją, co jest szczególnie istotne z perspektywy audytów wewnętrznych oraz zewnętrznych. Ponadto, niepełna dokumentacja może być postrzegana jako niezgodność z regulacjami prawnymi dotyczącymi zarządzania dokumentami, co może prowadzić do konsekwencji prawnych dla instytucji. Użytkownicy powinni być świadomi, że niedostateczna liczba egzemplarzy protokołu to typowy błąd myślowy, wynikający z niedoceniania znaczenia dokumentacji oraz ryzyka, jakie niesie brak odpowiednich zapisów. Dlatego kluczowe jest przestrzeganie ustalonych standardów i praktyk, aby zapewnić rzetelność i dokładność w zarządzaniu dokumentacją.
Pytanie 28

Ilość członków komisji odpowiedzialnej za przeprowadzenie skontrum powinna wynosić co najmniej

A. pięciu członków
B. czterech członków
C. trzech członków
D. dwóch członków
Odpowiedzi, które sugerują, że komisja do przeprowadzenia skontrum powinna składać się z trzech, czterech lub pięciu członków, bazują na błędnych założeniach dotyczących liczebności zespołów kontrolnych. W praktyce, większa liczba członków komisji może prowadzić do komplikacji organizacyjnych, takich jak trudności w osiągnięciu konsensusu czy wydłużenie czasu potrzebnego na podjęcie decyzji. Ustanawianie większej liczby członków nie jest konieczne, a wręcz może przynieść więcej problemów niż korzyści. W przemyśle audytorskim i kontrolnym, kluczowym jest efektywne wykorzystanie zasobów, a to wymaga zrozumienia, że mały, zróżnicowany zespół może często być bardziej skuteczny. Ponadto, wymóg powołania większej liczby członków może wynikać z nieporozumienia co do celów i metod przeprowadzania skontrum. Często pojawia się również mylne przekonanie, że większa liczba członków zwiększa obiektywność kontroli, podczas gdy w rzeczywistości może to prowadzić do nieefektywności i chaosu. Kluczowe jest, aby zrozumieć, że dobra praktyka polega na właściwym zbalansowaniu liczby członków w komisji, co z kolei przyczynia się do lepszej koordynacji działań i tym samym efektywności przeprowadzanych kontroli.
Pytanie 29

Kto odpowiada za sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego akt przy przekazywaniu dokumentacji do archiwum zakładowego?

A. kierownik jednostki organizacyjnej
B. pracownik komórki organizacyjnej, która przekazuje akta
C. osoba zarządzająca archiwum zakładowym
D. archiwista w danej jednostce
Pracownik komórki organizacyjnej przekazującej akta jest odpowiedzialny za przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji, co jest kluczowym elementem procesu archiwizacji. Taki spis jest niezbędny do prawidłowego przekazania akt do archiwum zakładowego, ponieważ zawiera szczegółowe informacje na temat przekazywanych dokumentów, ich ilości oraz rodzaju. Dobre praktyki w zarządzaniu dokumentacją wskazują, że to właśnie pracownicy odpowiedzialni za dany zbiór akt powinni zajmować się ich porządkowaniem oraz sporządzaniem spisu, aby zapewnić zgodność z wewnętrznymi regulacjami i przepisami prawa. Dodatkowo, odpowiednia dokumentacja ułatwia późniejsze odnalezienie akt w archiwum oraz ich ewentualne wykorzystanie w przyszłości, co jest istotne dla zachowania ciągłości działania jednostki organizacyjnej. Przykładowo, w przypadku audytów lub kontroli, dobrze przygotowany spis zdawczo-odbiorczy stanowi potwierdzenie rzetelnego zarządzania dokumentacją.
Pytanie 30

Który dokument definiuje wymagania, jakie muszą spełniać przestrzenie archiwów w zakładach?

A. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
B. Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego
C. Polska Norma PN-ISO 11799 z 2006 r.
D. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Polska Norma PN-ISO 11799 z 2006 r. jest kluczowym dokumentem, który precyzyjnie określa wymagania dotyczące pomieszczeń archiwów zakładowych. Norma ta definiuje m.in. warunki przechowywania dokumentów, ich ochrony przed zniszczeniem oraz zapewnienia odpowiedniej jakości powietrza, temperatury i wilgotności. Przykładowo, dokumenty archiwalne powinny być przechowywane w pomieszczeniach, gdzie temperatura wynosi od 18 do 22°C, a wilgotność względna powinna mieścić się w granicach 40-60%. Tego typu standardy są niezbędne, aby zapewnić długotrwałą ochronę dokumentów, co jest szczególnie istotne w kontekście zachowania dziedzictwa kulturowego i historycznego. W praktyce, zastosowanie PN-ISO 11799 zapewnia, że archiwa zakładowe są odpowiednio przystosowane do ich roli, co wpływa na efektywność zarządzania dokumentacją oraz minimalizuje ryzyko utraty wartościowych informacji. Dodatkowo, przestrzeganie tych norm może być również wymagane w kontekście przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych oraz informacji poufnych.
Pytanie 31

Zorganizowany zbiór dokumentów w formie nieelektronicznej, ułożony według kolejności wprowadzenia do systemu EZD, stworzony w jednostce, gdzie wdrożono system EZD, to

A. rejestr przesyłek wpływających
B. rejestr pism wewnętrznych
C. skład chronologiczny
D. zestaw informatycznych nośników danych
Wybór odpowiedzi, która nie jest skład chronologiczny, może wynikać z braku zrozumienia struktury zarządzania dokumentacją w systemie EZD. Skład informatycznych nośników danych odnosi się do sprzętu lub nośników, na których przechowywane są dane, takich jak dyski twarde czy pamięci USB, a nie do sposobu uporządkowania dokumentów. Rejestr pism wewnętrznych jest dokumentem, który służy do rejestrowania korespondencji wewnętrznej w organizacji, co również nie odpowiada na pytanie o uporządkowanie dokumentów według daty wprowadzenia. Podobnie, rejestr przesyłek wpływających koncentruje się na przychodzącej korespondencji, co nie obejmuje całego zbioru dokumentów. Typowym błędem w rozumieniu tematu jest utożsamianie różnych form rejestracji dokumentów z ich uporządkowaniem w kontekście EZD. Kluczowe znaczenie ma zrozumienie, że skład chronologiczny jest specyficznym podejściem do archiwizacji, które zapewnia, że dokumenty są łatwo dostępne i możliwe do śledzenia chronologicznie. Takie podejście wspiera transparentność oraz efektywność procesów wewnętrznych w organizacji, a jego stosowanie jest zgodne z dobrymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją.
Pytanie 32

Jaki jest poprawny znak podteczki w dokumentacji aktowej?

A. DR.0610.3/2014
B. DR.0610.3
C. DR.0610/2014
D. DR.0610
Odpowiedź DR.0610.3 jest jak najbardziej słuszna. Zgodnie z tym, co mówi się o oznaczeniach teczek aktowych, każdy numer musi mieć część identyfikacyjną, czyli DR.0610, i do tego sufiks, w tym przypadku '3'. To ważne, bo taki sufiks pomaga nam rozróżnić różne podkategorie dokumentów w obrębie tej samej teczki. Na przykład, w sytuacji, gdy mamy teczkę dotyczącą jakiegoś projektu, to ten sufiks pozwala nam na bieżąco śledzić zmiany i aktualizacje. Z mojego doświadczenia, staranne oznaczanie dokumentów jest kluczowe przy zarządzaniu informacjami, bo ułatwia odnalezienie ich później. Takie praktyki nie tylko porządkują dokumenty, ale też są zgodne z przepisami o ochronie danych. W końcu, jak wiadomo, dobrze zorganizowane informacje to podstawa, żeby nie było później problemów z ich odnalezieniem.
Pytanie 33

Najdłuższy czas pozbawienia wolności dla osoby zobowiązanej do ochrony materiałów archiwalnych za celowe zniszczenie tych dokumentów wynosi

A. 2 lata
B. 4 lata
C. 3 lata
D. 1 rok
Właściwa odpowiedź to 3 lata, ponieważ maksymalny okres pozbawienia wolności dla osoby odpowiedzialnej za szczególną ochronę materiałów archiwalnych w przypadku ich świadomego zniszczenia wynika z przepisów prawa, które mają na celu zabezpieczenie dokumentacji o znaczeniu historycznym, kulturowym oraz prawnym. Przykłady zastosowania tej regulacji można znaleźć w kontekście archiwizacji dokumentów państwowych, gdzie naruszenie tych zasad skutkuje nie tylko sankcją karną, ale również narażeniem na szkody instytucji i społeczeństwa. Dobre praktyki wskazują, że pracownicy odpowiedzialni za materiały archiwalne muszą być odpowiednio przeszkoleni i świadomi konsekwencji swoich działań, co przyczynia się do lepszego zarządzania dziedzictwem kulturowym. Wdrożenie odpowiednich procedur ochrony dokumentacji archiwalnej oraz regularne audyty mogą zminimalizować ryzyko zniszczenia tych zasobów, co jest zgodne z międzynarodowymi standardami archiwalnymi, takimi jak ISO 15489. W kontekście ochrony danych osobowych oraz zabezpieczenia informacji wrażliwych, stosowanie najlepszych praktyk w obszarze archiwizacji jest kluczowe, aby uniknąć nieprzewidzianych konsekwencji prawnych oraz społecznych.
Pytanie 34

Akcja związana z poszukiwaniem danych w zasobie archiwalnym nosi nazwę

A. kwerenda
B. kwalifikacja
C. konkordancja
D. kontrasygnata
Kwerenda to termin używany w kontekście wyszukiwania i pozyskiwania informacji z zbiorów danych, takich jak bazy danych czy archiwa. W praktyce kwerenda odnosi się do procesu formułowania zapytań, które pozwalają na skuteczne przeszukiwanie dokumentów, rekordów czy innych zasobów informacyjnych. Przykładowo, w archiwistyce osoba wykonująca kwerendę może korzystać z różnych narzędzi, takich jak systemy komputerowe do zarządzania archiwami, aby odnaleźć specyficzne dokumenty dotyczące danego tematu czy wydarzenia. Kwerenda umożliwia uzyskanie precyzyjnych odpowiedzi na postawione pytania i jest kluczowym elementem pracy z materiałami archiwalnymi. W kontekście dobrych praktyk archiwistycznych, kwerenda powinna być przeprowadzana z zachowaniem zasad etyki, ochrony danych osobowych oraz z uwzględnieniem kontekstu historycznego danego zasobu, co umożliwia pełniejsze zrozumienie poszukiwanych informacji.
Pytanie 35

Jaki dokument stanowi kluczową pomoc kancelaryjną przy tworzeniu teczek akt spraw?

A. Zasady obiegu dokumentacji księgowej
B. Księga korespondencji
C. Jednolity rzeczowy wykaz akt
D. Diagram organizacyjny
Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) jest kluczowym dokumentem pomocniczym w procesie zakładania teczek akt spraw. Stanowi on spis typów akt, które powinny być gromadzone i przechowywane w danej jednostce organizacyjnej. JRWA nie tylko ułatwia klasyfikację dokumentów, ale także zapewnia spójność w ich archiwizacji, co jest zgodne z wymaganiami prawnymi i normami dotyczącymi zarządzania dokumentacją. Dzięki zastosowaniu JRWA, pracownicy mają jasno określone wytyczne dotyczące tego, jakie dokumenty są istotne dla konkretnego rodzaju sprawy. Przykładem praktycznego zastosowania JRWA może być jego użycie w instytucjach publicznych, gdzie konieczne jest przestrzeganie przepisów dotyczących archiwizacji danych. Wprowadzenie jednolitych zasad klasyfikacji akt przyspiesza proces obiegu dokumentów oraz ułatwia późniejsze odnajdywanie i przetwarzanie informacji.
Pytanie 36

Zasób archiwalny powinien być skontrumowany

A. po wykonaniu ekspertyzy archiwalnej
B. po każdorazowym przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
C. po uporządkowaniu całego zbioru
D. po każdym zniszczeniu dokumentacji niearchiwalnej
Skontrum zasobu archiwalnego powinno być przeprowadzane po uporządkowaniu całego zasobu, ponieważ tylko wówczas możliwe jest dokonanie dokładnej oceny stanu dokumentacji oraz jej klasyfikacji. Uporządkowanie zasobu archiwalnego polega na fizycznym i merytorycznym zorganizowaniu dokumentów, co pozwala na łatwiejsze ich zidentyfikowanie, lokalizację oraz weryfikację. Przykładowo, po uporządkowaniu materiałów archiwalnych można przeprowadzić analizę ich zawartości, co jest kluczowe dla ustalenia, jakie dokumenty powinny być dalej przechowywane lub brakowane. Zgodnie z zasadami archiwizacji, skuteczne skontrum wymaga pełnej wiedzy o strukturze i stanie zasobu, co jest możliwe tylko po jego wcześniejszym uporządkowaniu. Tego rodzaju praktyka jest także zgodna z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją, które podkreślają znaczenie organizacji informacji dla zapewnienia ich długoterminowej dostępności i użyteczności.
Pytanie 37

Dokumentacja jest przejmowana przez sukcesora na podstawie

A. spisów spraw.
B. spisu zdawczo-odbiorczego
C. jednolitego wykazu akt.
D. umowy jednostronnej.
Spis zdawczo-odbiorczy to dokument, który formalizuje proces przekazywania dokumentacji między osobą przekazującą a osobą przyjmującą. Jego głównym celem jest zapewnienie pełnej i dokładnej dokumentacji wszystkich aktów, które mają zostać przekazane. W kontekście zarządzania dokumentacją, spis zdawczo-odbiorczy jest kluczowym elementem, który stanowi dowód na to, że sukcesor przejął odpowiedzialność za określone materiały. Tego rodzaju dokument jest zgodny z wytycznymi zawartymi w przepisach dotyczących archiwizacji i przechowywania akt. Przykładowo, w instytucjach publicznych, spis zdawczo-odbiorczy jest często wykorzystywany podczas przeprowadzania inwentaryzacji dokumentów, co pozwala na zminimalizowanie ryzyka zagubienia lub niepoprawnego przekazania akt. Ponadto, stosowanie spisów zdawczo-odbiorczych jest zalecane przez standardy ISO dotyczące zarządzania dokumentacją, co podkreśla ich znaczenie w kontekście organizacyjnym.
Pytanie 38

Jakie dokumenty nie stanowią elementu akt sprawy?

A. Raporty
B. Harmonogramy działań
C. Analizy prawne
D. Karty urlopowe
Karty urlopowe to takie dokumenty, które pomagają śledzić i zarządzać urlopami pracowników. Nie są one bezpośrednio związane z tworzeniem akt sprawy. W administracji często zawierają daty i długość urlopu, co jest ważne, bo pomaga w planowaniu zespołów. W przeciwieństwie do takich dokumentów jak plany pracy, sprawozdania czy opinie prawne, które naprawdę są istotne dla akt sprawy i pomagają w dokumentowaniu postępów i wyników, karty urlopowe nie wpływają na treść samej sprawy. Tak więc, w kontekście zarządzania wszystkim, te dokumenty są raczej do spraw administracyjnych. Dobrze jest wiedzieć, że można je wykorzystać w systemach ewidencji czasu pracy, co ułatwia zarządzanie zespołem i zapewnia, że wszystko działa sprawnie.
Pytanie 39

W którym roku, zgodnie z zamieszczonym fragmentem instrukcji kancelaryjnej, teczka aktowa kat. B5, zawierająca dokumentację spraw zakończonych w 2012 roku powinna zostać przekazana do archiwum zakładowego?

Fragment instrukcji kancelaryjnej
§ 39.
1.Komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego dokumentację pełnymi rocznikami i kompletną, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia sprawy.
2.Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej, ale wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego, tj. po dokonaniu formalności przekazania (uporządkowaniu dokumentacji, sporządzeniu spisów zdawczo-odbiorczych, wypełnieniu kart udostępniania akt).
3.Archiwista ustala – w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych – corocznie terminarz przygotowania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.

A. W 2015 roku.
B. W 2014 roku.
C. W 2012 roku.
D. W 2013 roku.
Odpowiedź "W 2015 roku" jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z obowiązującymi normami dotyczącymi archiwizacji dokumentów, teczki aktowe kategorii B5, które zawierają dokumentację spraw zakończonych, muszą być przekazywane do archiwum zakładowego po upływie trzech lat od zakończenia sprawy. W przypadku dokumentacji z 2012 roku termin ten upływa z końcem 2015 roku. Ważne jest, aby stosować się do tych wytycznych, aby zapewnić właściwe zarządzanie dokumentacją i przestrzegać przepisów prawa dotyczących archiwizacji. Praktyka ta nie tylko wspiera organizację w utrzymaniu porządku w dokumentach, ale również pozwala na szybki dostęp do informacji w przypadku ewentualnych kontroli czy audytów. Stosując się do tych standardów, organizacje mogą również zminimalizować ryzyko utraty ważnych danych i poprawić efektywność procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją.
Pytanie 40

Zasady oraz procedura składania wniosków w kwestii brakowania dokumentów niearchiwalnych są określone przez

A. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi
B. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa
C. rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
D. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 9 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
Odpowiedź wskazująca na rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. jest prawidłowa, ponieważ to właśnie ono reguluje zasady postępowania z dokumentacją, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów niearchiwalnych oraz określa tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. W praktyce oznacza to, że każda instytucja, która generuje dokumenty, musi przestrzegać wytycznych zawartych w tym rozporządzeniu, aby zapewnić prawidłowy obieg informacji oraz ochronę danych. Przykładowo, w przypadku instytucji publicznych, odpowiednie klasyfikowanie dokumentów może wpływać na ich dostępność oraz przechowywanie. Przestrzeganie tych zasad jest również kluczowe dla zachowania zgodności z przepisami prawa, co może wpływać na audyty oraz kontrole przeprowadzane przez organy nadzoru. Warto również zwrócić uwagę na to, że dokumentacja niearchiwalna, po spełnieniu określonych warunków, może być zniszczona, co eliminuje ryzyko przechowywania zbędnych danych i pozwala na bardziej efektywne zarządzanie zasobami archiwalnymi.
Rozpocznij nowy egzamin
Powrót do strony głównej