Kwalifikacja: EKA.01 - Obsługa klienta w jednostkach administracji

Wybór daty wcześniejszej niż 2 stycznia 2018 roku, jak na przykład 2 stycznia 2014 roku, 18 kwietnia 2013 roku czy 18 kwietnia 2017 roku, sugeruje pewne niezrozumienie zasad klasyfikacji i przechowywania dokumentów archiwalnych. Akta archiwalne B5 są przechowywane przez 5 lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym sprawa została załatwiona. W tym przypadku sprawa została zakończona 18 kwietnia 2012 roku, a zatem początek okresu pięcioletniego zaczyna się od 1 stycznia 2013 roku. To oznacza, że okres przechowywania kończy się 31 grudnia 2017 roku, a więc najwcześniejsza data zniszczenia tych akt to 2 stycznia 2018 roku. Wybór dat wcześniejszych może wynikać z błędnego obliczenia okresu przechowywania lub pomyłki w interpretacji przepisów. Pracownicy powinni być świadomi, że zniszczenie dokumentów przed upływem określonego czasu może narazić organizację na straty związane z niewłaściwym zarządzaniem dokumentacją oraz możliwymi konsekwencjami prawnymi. Takie błędy mogą prowadzić do utraty ważnych informacji, które mogą być wymagane w przyszłości, czy to w kontekście audytów, czy innych spraw prawnych. Dlatego tak ważne jest, aby wszelkie decyzje dotyczące archiwizacji i zniszczenia dokumentów były oparte na aktualnych przepisach i procedurach.