Kwalifikacja: EKA.01 - Obsługa klienta w jednostkach administracji
Zawód: Technik administracji
Wójt gminy poprosił swojego sekretarza o poinformowanie szkoły o jego przyjeździe. Jaki jest kierunek przepływu informacji wewnętrznej w tej sytuacji?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "pionowy w dół" jest właściwa, ponieważ w opisanej sytuacji mamy do czynienia z przekazywaniem informacji od wójta gminy, który jest osobą na wyższym szczeblu w hierarchii organizacyjnej, do sekretarza, który pełni funkcję wsparcia administracyjnego. W kontekście struktury organizacyjnej, przepływ informacji pionowy w dół oznacza, że informacje są przekazywane od osób na wyższych szczeblach do ich podwładnych. W praktyce, taki rodzaj komunikacji jest kluczowy w zarządzaniu, ponieważ pozwala na efektywne przekazywanie decyzji, instrukcji i oczekiwań. Oprócz tego, dobrze zorganizowany przepływ informacji może przyczynić się do zwiększenia efektywności pracy i poprawy współpracy w zespole. Przykładem zastosowania może być sytuacja, w której kierownik projektu zleca wykonanie zadań swojemu zespołowi, co pozwala na lepszą realizację celów oraz sprawne funkcjonowanie projektu.
Wybór odpowiedzi sugerujących inne kierunki przepływu informacji, takie jak "poziomy", "pionowy w górę" czy "równoległy", jest nieprawidłowy z kilku powodów. Poziomy przepływ informacji odnosi się do komunikacji między osobami na tym samym szczeblu hierarchii, co w tej sytuacji nie ma miejsca, ponieważ wójt zleca zadanie swojemu sekretarzowi, co wyraźnie wskazuje na różnicę w poziomach. Pionowy w górę natomiast oznacza, że informacje są przekazywane od podwładnych do przełożonych, co również nie jest zgodne z przedstawionym przypadkiem, gdzie wójt, jako osoba na wyższym szczeblu, zleca działania. Równoległy przepływ informacji w kontekście organizacyjnym oznacza komunikację między różnymi działami lub grupami, które są na podobnym poziomie. W tej sytuacji nie mamy do czynienia z przekazywaniem informacji między równorzędnymi osobami czy działami, co czyni tę odpowiedź nieodpowiednią. Takie błędne rozumowanie może wynikać z niedostatecznego zrozumienia struktury organizacyjnej oraz roli komunikacji w zarządzaniu. Kluczowe jest zrozumienie, że efektywna komunikacja w hierarchii organizacyjnej wymaga jasnego określenia kierunków przepływu informacji, co jest niezbędne dla skutecznego zarządzania i realizacji celów organizacyjnych.