Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Do przechowywania dokumentacji elektronicznej w archiwum zaleca się użycie
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Użycie dedykowanego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) to najlepsze podejście do przechowywania dokumentacji elektronicznej w archiwach. Systemy EZD są zaprojektowane z myślą o zarządzaniu dokumentacją w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami oraz efektywny. Oferują one funkcje, takie jak śledzenie zmian, automatyczne tworzenie kopii zapasowych oraz zaawansowane opcje wyszukiwania i indeksowania dokumentów. Dzięki temu można skutecznie zarządzać dużymi ilościami danych bez ryzyka ich utraty lub nieuprawnionego dostępu. Systemy te często są zgodne z normami ISO dotyczącymi zarządzania dokumentacją, co zwiększa ich wiarygodność i bezpieczeństwo. W praktyce oznacza to, że instytucje korzystające z EZD mogą łatwiej spełniać wymogi dotyczące przechowywania i ochrony danych, co jest kluczowe w kontekście ochrony informacji i zgodności z regulacjami prawnymi. Moim zdaniem, korzystanie z takich systemów to nie tylko dobra praktyka, ale wręcz konieczność w nowoczesnym zarządzaniu dokumentacją.
Przechowywanie dokumentacji elektronicznej na tradycyjnych nośnikach papierowych jest niepraktyczne i nieefektywne w kontekście nowoczesnego zarządzania informacją. Papier nie jest w stanie pomieścić dużych ilości danych cyfrowych, a jego przechowywanie wiąże się z dodatkowymi kosztami i ryzykiem związanym z fizycznym uszkodzeniem. Z kolei chmura publiczna, choć popularna, niesie ze sobą ryzyko dotyczące bezpieczeństwa danych. Wiele firm i instytucji obawia się o utratę kontroli nad danymi, które mogą być przechowywane na serwerach poza ich bezpośrednim nadzorem. Dodatkowo, chmura publiczna nie zawsze zapewnia zgodność z lokalnymi regulacjami prawnymi dotyczącymi ochrony danych. Przechowywanie dokumentacji na prywatnym komputerze archiwisty jest skrajnie nieodpowiedzialne. Taki komputer jest narażony na awarie, kradzież lub infekcje złośliwym oprogramowaniem, co może prowadzić do utraty danych. Ponadto, rozwiązanie to jest trudne do skalowania i nie oferuje zaawansowanych funkcji zarządzania dokumentacją, które są dostępne w dedykowanych systemach EZD. W kontekście tych rozważań, systemy EZD pozostają najrozsądniejszym i najbardziej profesjonalnym wyborem do przechowywania dokumentacji elektronicznej.