Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Od jakiej daty zaczyna się okres przechowywania dokumentacji technicznej dla projektu budowlanego?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Okres przechowywania dokumentacji technicznej dla projektu budynku liczy się od daty całkowitej amortyzacji obiektu, ponieważ zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami prawa budowlanego, dokumentacja taka jest istotna dla przyszłych działań związanych z eksploatacją oraz zarządzaniem nieruchomością. Przechowywanie dokumentacji do momentu pełnej amortyzacji budynku ma na celu zapewnienie dostępu do wszystkich informacji dotyczących konstrukcji oraz użytych materiałów, co może być niezbędne w przypadku ewentualnych prac remontowych, modernizacyjnych czy przyznawania odszkodowań w przypadku szkód. Należy pamiętać, że zgodnie z normami ISO, dokumentacja powinna być przechowywana w sposób uporządkowany, co ułatwia jej późniejsze odnajdywanie i użycie. Przykładem zastosowania tej zasady mogą być dokumentacje dotyczące budowy obiektów komercyjnych, które często wymagają długoterminowej dostępności informacji technicznych dla celów zarządzania i oceny stanu technicznego budynku.
Określenie początku okresu przechowywania dokumentacji technicznej na podstawie daty otrzymania pozwolenia na budowę, zakończenia budowy lub oddania projektu może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i operacyjnych. Pozwolenie na budowę to dokument, który formalizuje rozpoczęcie procesu budowlanego, jednak nie odnosi się do aspektów eksploatacyjnych budynku. Zakończenie budowy natomiast może nie uwzględniać długoterminowego użytkowania obiektu, ponieważ w tym momencie należy jeszcze przeprowadzić szereg kontroli i odbiorów technicznych. Oddanie projektu, jako moment, w którym projekt jest formalnie zaakceptowany, również nie pokrywa się z koniecznością długoterminowego przechowywania dokumentacji, ponieważ nie odnosi się do czasu eksploatacji. Właściwe podejście do przechowywania dokumentacji technicznej powinno opierać się na zasadach trwałości i dostępności, co oznacza, że dokumentacja musi być dostępna przez cały okres użytkowania budynku, a nawet dłużej, w przypadku gdy budynek jest amortyzowany. W praktyce, wiele organizacji budowlanych oraz deweloperskich stosuje procedury, które uwzględniają pełne cykle życia obiektów budowlanych, co jest zgodne z międzynarodowymi standardami np. w zakresie zarządzania jakością ISO 9001, gdzie dokumentacja stanowi kluczowy element zapewnienia ciągłości procesów oraz zachowania odpowiednich standardów jakości.