Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Procedura archiwizacji dokumentacji elektronicznej wymaga
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Bezpieczeństwo danych oraz zachowanie ich integralności są kluczowe w procesie archiwizacji dokumentacji elektronicznej. Zapewnienie bezpieczeństwa oznacza ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem czy modyfikacją. W praktyce oznacza to stosowanie zaawansowanych mechanizmów szyfrowania, systemów kontroli dostępu oraz regularne tworzenie kopii zapasowych. Integralność dokumentów odnosi się do pewności, że dane nie zostały zmodyfikowane w sposób nieautoryzowany. W tym celu stosuje się mechanizmy takie jak cyfrowe podpisy, które pozwalają na weryfikację autentyczności oraz kompletności dokumentów. Branżowe standardy, takie jak ISO 27001, określają ramy zarządzania bezpieczeństwem informacji, które mogą być stosowane w procesie archiwizacji. Praktyczne zastosowanie tych zasad pozwala na zminimalizowanie ryzyka związanego z utratą danych oraz ich nieautoryzowaną modyfikacją, co jest szczególnie istotne w dobie rosnącej cyfryzacji i zwiększonej liczby zagrożeń cybernetycznych.
Pomysł drukowania wszystkich dokumentów elektronicznych i przechowywania ich w teczkach jest niepraktyczny i nieefektywny. W dobie cyfryzacji, takie podejście nie tylko znacząco zwiększa koszty i czas potrzebny na archiwizację, ale również stwarza ryzyko utraty danych wskutek fizycznych uszkodzeń dokumentów papierowych. Warto również zauważyć, że drukowane dokumenty są trudniejsze w zarządzaniu i przeszukiwaniu, co może prowadzić do opóźnień w dostępie do kluczowych informacji. Przypisywanie każdemu dokumentowi fizycznego numeru jest anachroniczne i nieodpowiednie w przypadku dokumentacji elektronicznej, gdzie każda jednostka danych może być łatwo identyfikowana poprzez metadane, takie jak daty utworzenia, autorzy, czy unikalne identyfikatory cyfrowe. Takie rozwiązania są znacznie bardziej elastyczne i skalowalne, zwłaszcza przy dużych ilościach danych. Przechowywanie dokumentów na dyskach zewnętrznych bez etykiet jest nieodpowiedzialne z punktu widzenia zarządzania danymi. Brak etykiet uniemożliwia szybkie i efektywne odnalezienie potrzebnych informacji, a także zwiększa ryzyko fizycznej utraty danych poprzez przypadkowe uszkodzenie lub zgubienie nośników. Właściwe oznakowanie i zarządzanie nośnikami danych jest kluczowe dla zachowania porządku i dostępności w archiwach elektronicznych.