Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
Jak wygląda kierunek przekazywania informacji w pionie finansowo-księgowym, gdy specjalista ds. finansów przekazuje Dyrektorowi finansowemu raport dotyczący sprzedaży wyrobów gotowych za pierwszy kwartał obecnego roku?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź 'pionowy w górę' jest poprawna, ponieważ w hierarchii organizacyjnej przepływ informacji zazwyczaj odbywa się od osób na niższych szczeblach do menedżerów oraz dyrektorów, co w tym przypadku ilustruje przesyłanie raportu przez specjalistę ds. finansowych do Dyrektora finansowego. Taki kierunek przepływu jest zgodny z najlepszymi praktykami w zarządzaniu informacją, gdzie kluczowe dane i analizy muszą być dostarczane do osób podejmujących decyzje na wyższych poziomach zarządzania. W praktyce, takie raporty mogą wpływać na decyzje strategiczne, takie jak planowanie budżetu czy analiza rentowności. Umożliwia to również dyrektorom monitorowanie wydajności i podejmowanie świadomych decyzji na podstawie danych o sprzedaży. Warto również zaznaczyć, że w pionowym przepływie informacji, zarówno w górę, jak i w dół, niezwykle istotne jest zachowanie klarowności i precyzji, co przyczynia się do efektywności całego systemu informacji w organizacji.
Wybór kierunku 'poziomy w lewo' oraz 'poziomy w prawo' nie odzwierciedla rzeczywistej struktury przepływu informacji w organizacji, w której zazwyczaj informacje są przesyłane w ramach hierarchii. Takie podejście, które zakłada, że komunikacja odbywa się równolegle między równorzędnymi pracownikami, jest stosowane w pewnych kontekstach, ale nie w sytuacjach, gdzie istnieje wyraźny poziom odpowiedzialności oraz hierarchia decyzyjna. W kontekście raportu finansowego, przesyłanie go poziomo mogłoby sugerować, że jest on komunikowany do innych specjalistów tego samego szczebla, co nie jest zgodne z praktyką. Ponadto, kierunek 'pionowy w dół' także jest niewłaściwy, ponieważ implicywnie sugeruje, że informacja wydobywana jest z wyższych szczebli zarządzania i kierowana w dół do specjalistów, co jest odwrotnością sytuacji przedstawionej w pytaniu. W rzeczywistości, w efektywnych systemach zarządzania informacją, taki mechanizm wymaga, aby informacje kluczowe i analizy były dostarczane w górę, aby wspierać procesy decyzyjne. Tego rodzaju błędy myślowe mogą wynikać z niepełnego zrozumienia struktury organizacyjnej i roli poszczególnych pracowników w procesie raportowania, co jest kluczowe dla efektywnego funkcjonowania każdego działu finansowego.